Etapes du recrutement

L’entreprise crée un compte d’accès sur le portail stages de l’EPFL

Ce compte lui permet de poster les annonces de stages et de recevoir les dossiers de candidatures des étudiants.

Le compte est lié à une personne et à une adresse email. Les coordonnées de la personne titulaire du compte (nom, tél, adresse email) ne sont pas accessibles aux étudiants.

La personne se connecte à son compte à l’aide de son adresse email et d’un mot de passe généré automatiquement lors de la création de compte. Le mot de passe pourra être changé par la suite.

Plusieurs collaborateurs au sein de la même entreprise peuvent avoir leur propre compte.

Le nom de l’entreprise pourra apparaitre sur le site de manière publique comme proposant des stages à l’EPFL.

L’entreprise saisit ses annonces de stage sur son compte, si possible pendant les périodes favorables (septembre-novembre et février-avril)

L’entreprise doit préciser au minimum :

• un titre de stage
• le modèle stage et/ou projet de Master
• un court descriptif
• les masters qui l’intéressent
• la période pendant laquelle le stage peut se dérouler parmi les trois périodes du calendrier académique. Il est possible de sélectionner plusieurs périodes.

Les autres champs sont facultatifs. Les annonces peuvent être rédigées en français ou en anglais.

Les meilleures périodes pour publier une annonce sont entre septembre et novembre et entre février et avril.

Le menu Calendrier et Modalités donne plus de détails sur la disponibilité des étudiants.

L’annonce de stage s’archive automatiquement lorsque la période indiquée pour commencer le stage arrive à terme ou lorsqu’un étudiant a été indiqué comme « engagé » par l’entreprise.

A tout moment, l’entreprise peut enlever son annonce en éditant son stage sur le portail.

Les annonces sont publiées aux étudiants concernés, après validation des sujets par les responsables des masters

Seuls les étudiants ayant un stage obligatoire et inscrits aux cursus des masters sélectionnés par l’entreprise ont accès à l’annonce.

Pour assurer la meilleure correspondance entre le profil des étudiants et l’annonce de l’entreprise, L’EPFL se réserve le droit de publier l’annonce à d’autres masters que ceux initialement sélectionnés par l’entreprise. Le profil des étudiants est décrit sous le menu Compétences des étudiants.

Les étudiants intéressés postulent au stage en téléchargeant leur dossier de candidature sur le compte de l’entreprise

Les étudiants consultent la liste des stages et ont accès aux données du stage (nom de l’entreprise, descriptif du sujet) mais pas aux données de contact des collaborateurs de l’entreprise.

Les étudiants téléchargent sur le compte du contact en entreprise leur CV, leur lettre de motivation et éventuellement d’autres documents complétant leur candidature (certificats de travail, lettres de recommandation, relevé de notes, …).

Si l’entreprise souhaite recevoir les dossiers sur son propre portail carrière ou directement par email, elle peut l’indiquer dans le texte de l’annonce. Cependant l’EPFL ne peut pas garantir que les étudiants ne postuleront pas également sur le compte de l’entreprise au travers du portail de stages de l’EPFL.

L’entreprise est avisée par email de l’arrivée de nouvelles candidatures

Les notifications sont envoyées par email à l’adresse du titulaire du compte.

Les notifications sont en général envoyées hebdomadairement, les lundi à 14h (ou selon les rounds de pré-sélection pour la faculté Informatique et Communication).

L’entreprise consulte les dossiers depuis son compte et entame son processus de recrutement habituel. A la fin de son processus de recrutement, l’entreprise indique sur son compte si les candidats ont été engagés ou non

Quand le processus de recrutement est terminé et que la décision d’engagement ou de non-engagement est prise, l’entreprise met à jour, dans son compte, le statut des candidatures des étudiants (statut « engagé » ou « non-retenu »). L’étudiant et l’EPFL sont ainsi informés de la décision.

Les étudiants peuvent postuler en parallèle à plusieurs stages. Il est donc recommandé de bien s’assurer de la disponibilité de l’étudiant sélectionné avant de rejeter les autres candidatures reçues.

L’EPFL s’efforce, de son côté, de maintenir à jour le statut des candidatures en indiquant les candidats qui ont entre-temps trouvé un autre stage (statut « engagé ailleurs »).

En cas d’engagement d’un étudiant, l’entreprise signe la convention EPFL

Les stages de l’EPFL sont régis par une convention de stage tripartite signée par l’entreprise, l’EPFL et l’étudiant. Les projets de Master ne sont pas soumis à la convention de stage d’ingénieur. Il existe cependant une convention de projet de master, optionnelle et proposée le cas échéant par l’enseignant responsable de la supervision du projet de master. Les architectes ont leur propre convention de stage.

L’étudiant a généralement la responsabilité d’organiser les signatures de sa convention de stage auprès de l’entreprise et de l’EPFL en trois exemplaires.

 L’entreprise évalue l’étudiant à la fin de son stage

L’EPFL a besoin de l’évaluation du maître de stage en entreprise pour déclarer la réussite du stage.

Deux semaines avant la date de fin du stage, le collaborateur, indiqué comme superviseur (maître de stage) du travail de l’étudiant, reçoit par email, de manière automatisée, un formulaire d’évaluation (cases à cocher), qu’il est invité à remplir dans les meilleurs délais. Le formulaire porte sur les aptitudes professionnelles de l’étudiant.

L’étudiant peut, selon le Master dont il est issu, devoir fournir d’autres résultats de son travail à l’EPFL (ex. rapport ou présentation). Il en informera son maître de stage en début de stage, qui vérifiera les documents avant leur envoi à l’EPFL.

Si le stage en entreprise est réalisé dans le cadre d’un projet de Master, le formulaire d’évaluation n’est pas envoyé automatiquement. Le projet de Master fait par contre l’objet d’un mémoire et d’une défense devant un jury.