Personne de confiance et médiation

Principes

La personne de confiance saura vous accompagner de façon pragmatique, efficace et adaptée.

Elle intervient:

• en réponse à une demande directe de tout·e employé·e ou étudiant·e de l’EPFL
• dans un cadre de stricte confidentialité puisqu’elle est soumise au secret professionnel
• de manière indépendante et hors ligne hiérarchique puisqu’elle est externe à l’EPFL

Mission

La personne de confiance est notamment à votre disposition pour

• vous écouter et vous permettre de partager vos difficultés
• analyser avec vous les moyens d’action possibles et leurs éventuelles conséquences dans la situation qui vous préoccupe
• vous encourager à vous défendre activement, à parler et à poser des limites
• vous aider à comprendre les raisons de la situation que vous vivez
• vous informer sur les voies d’action et services internes à l’EPFL disponibles
• vous informer sur les voies de droit possibles ainsi que sur leurs répercussions éventuelles (sans pour autant effectuer une analyse juridique légale approfondie de votre situation)
• déterminer avec vous la solution la mieux adaptée à votre situation
• vous accompagner dans vos démarches internes
• traiter vos demandes d’intervention, notamment si vous vous estimez non respecté(e) et confronté(e) à un conflit ou à des problèmes relationnels, victime d’injustice ou de comportements inappropriés, de discrimination, de mobbing ou de harcèlement sexuel

La personne de confiance est aussi médiatrice. Elle peut donc également proposer ce service aux personnes qui la consultent. La médiation est un processus volontaire et conjoint qui nécessitera l’accord exprès de toutes les parties en présence.

Il s’agit d’un processus de création et de réparation du lien social et de règlement des conflits, dans lequel un tiers impartial, neutre et indépendant aide les parties en présence à améliorer une relation ou à régler un désaccord ou conflit.

Le médiateur ou la médiatrice intervient dans ce cadre en toute confidentialité.

La médiation pourra être effectuée par la personne de confiance si les parties le souhaitent ou par un(e) autre médiateur/trice de leur choix.

Le médiateur/la médiatrice peut être mandaté(e) directement par une partie, par les Ressources Humaines, par un manager ou par toute autre personne concernée par la problématique.

Processus

La personne mandatée pour la médiation et les parties concluront, pour commencer, un accord de médiation fixant les objectifs de la médiation et les règles applicables à celle-ci dont, notamment, l’obligation de maintenir une stricte confidentialité sur le processus de médiation.

La personne mandatée guidera ensuite les parties dans leurs échanges. Elle entendra les parties individuellement puis, conjointement.

Elle pourra, avec l’accord préalable et exprès des parties, obtenir toute information utile à la compréhension de la situation et/ou entendre toute personne concernée. Elle pourra même proposer d’élargir la médiation à d’autres parties si cela s’avère nécessaire.

Une médiation réussie se conclura par un accord de médiation. La personne médiatrice conservera la confidentialité de cet accord et ne transmettra à son mandant que les informations que les parties auront accepté de partager, le cas échéant.

Si la médiation est un échec, la personne mandatée pour la médiation rencontrera les parties individuellement pour faire le point sur cet échec et les diriger vers les personnes et/ou services compétents. Elle conservera bien entendu sa pleine neutralité et son impartialité durant ces discussions.

Gestion de conflits

Outre la médiation, la personne de confiance pourra aussi vous proposer d’autres solutions de gestion des conflits, adaptée à la situation que vous vivez.

Outre sa mission d’accompagnement individuel des employé·es et des étudiant·es dans les problématiques qu’ils rencontrent à l’EPFL, la personne de confiance contribue à améliorer l’environnement de travail et d’étude des employé·es et étudiant·es de l’EFFL. Ainsi accompagne-t-elle l’EPFL dans sa politique globale de prévention et de gestion des conflits.

Dans ce contexte, elle remet, chaque année, à la Direction de l’EPFL, un rapport d’activité respectant strictement la confidentialité et l’anonymat des personnes et des cas, lequel dévoile notamment les tendances de problématiques constatées.

Ce rapport a pour objet de permettre à la Direction d’être informée des problématiques existantes en son sein et de mettre en œuvre les actions appropriées pour y remédier.