Processus, instruments et définitions

Polylex est le recueil électronique des lois, ordonnances, règlements et directives de l’EPFL. Cet instrument s’applique à tous les processus.

Le recueil systématique du droit fédéral (RS) est une collection des textes législatifs en vigueur et mis à jour. Cet instrument s’applique à tous les processus.

La Convention d’objectifs se fonde sur le plan de développement de l’EPFL, lequel s’aligne,
d’une part, sur le plan stratégique du Conseil des EPF pour le Domaine des EPF et, d’autre part, sur les objectifs stratégiques définis par le Conseil fédéral pour le Domaine des EPF. Cet instrument s’applique à tous les processus.

Le Président de l’EPFL informe le Conseil des EPF sur les progrès accomplis (partie reporting) et échange sur les développements planifiés (partie stratégique). Cet instrument s’applique au processus Gérer l’EPFL.

Les collaboratrices administratives et les collaborateurs administratifs de l’EPFL passent en revue annuellement leurs performances avec leurs supérieurs hiérarchiques. Il s’agit d’une évaluation mutuelle et d’un accord sur les objectifs pour l’année à venir. Ils permettent d’identifier le potentiel d’amélioration et des mesures de formation. Cet instrument s’applique au processus Gérer les RH.

Rapport avec les principaux indicateurs principaux, ici. Cet instrument s’applique aux processus académiques.

L’EPFL envoie chaque année au Conseil des EPF un rapport annuel, un rapport financier et un rapport d’évaluation des risques dans le cadre de son obligation de rendre des comptes. Le rapport est disponible sur le site web.

L’EPFL dispose d’un système de contrôle interne (SCI), qui a été introduit conformément aux dispositions de la Confédération. Le SCI est contrôlé par l’audit interne du Conseil des EPF et par le contrôle fédéral des finances (CDF), conformément à l’art. 35a, al. 1 de la loi sur les EPF et l’art. 11 de la loi sur le contrôle fédéral des finances. Voir aussi Lex 1.7.1. Cet instrument s’applique au processus Gérer les finances.

Chaque année, les chef·fes de service évaluent la probabilité et la gravité du risque brut (sans prendre en compte les mesures de mitigation ou d’atténuation) et du risque net (en tenant compte des mesures de mitigation ou d’atténuation). Les risques les plus significatifs sont rapportés à la Direction de l’EPFL. Le Président de l’EPFL annonce les sinistres au Conseil des EPF. Voir aussi la Lex 1.4.3. Cet instrument s’applique à tous les processus.

Au sens de la loi sur les EPF, les professeur·es, les enseignant·es, les étudiant·es, les collaboratrices et les collaborateurs de l’EPFL participent à la phase de pré-décision. Ils/elles apportent ainsi leurs perspectives dans la gouvernance de l’EPFL. L’Assemblée d’Ecole (AE) est un organe de l’EPFL dont la tâche principale est de gérer et d’assurer le bon fonctionnement de la participation. Cet instrument s’applique à tous les processus.

La commission d’enseignement participe à l’élaboration des plans d’études et des règlements de contrôle des études. De plus, elle évalue leur mise en application des règlements, effectue le contrôle des études, propose des améliorations ou des adaptations.

Les sections sont libres de déterminer les missions et les responsabilités des commissions académiques. En général, ils agissent en tant que pairs, conseil consultatif ou s’assurent que les cours inclus dans les plans d’études répondent aux objectifs d’apprentissage requis et que le règlement est mis à jour. Si nécessaire, les ajustements sont proposés et discutés avec le comité d’enseignement.

Le comité aviseur est formé des représentants de l’industrie et des services publics. Son rôle est de donner un avis sur toute question liée à la formation à l’EPFL. Cet instrument s’applique au processus Enseigner et apprendre.

Chaque programme doctoral est encadré par une commission qui organise le recrutement de ses doctorant·es, avalise les plans d’études et le règlement du programme, met en place le système de mentorat, et assiste la Directrice ou Directeur de programme dans les démarches administratives et académiques. Voir aussi la Lex 2.4.1.

Tous les Directrices et Directeurs des programmes doctoraux se réunissent régulièrement au sein de la Commission Doctorale (Cdoct). Cet instrument s’applique au processus Enseigner et apprendre.

Des commissions multiples veillent au bon déroulement des processus administratifs (d’admissions, d’examens, de recours, etc.). Les commissions d’éthique relatives à l’éthique de la recherche (EPFL Animal Research Ethics Committee, AREC; EPFL Human Research Ethics Committee, HREC), les Comités du risque management (CRM), la Commission de restauration sont placées sous l’égide de la VPA, de la VPF ou de la VPO respectivement. Le Comité stratégique académique (ASC) fonctionne depuis 2023. Le Global Ethics and Partnerships Committee (GEP) a été crée en 2024. Cet instrument s’applique à tous les processus.

Ce Comité garantit le respect des standards d’excellence au niveau international et la cohérence au sein de l’EPFL, dans le cadre des processus de promotion des carrières professorales. Il est composé de professeur·es ordinaires de l’EPFL et d’expert·es externes à l’EPFL nommé·es pour des périodes de 4 ans renouvelables tacitement.

Au sens de la Lex 4.2.1, le CEA de la faculté auditionne la candidate ou le candidat et évalue sa candidature de manière approfondie et rend son avis à la doyenne ou au doyen de Faculté. Cet instrument s’applique au processus Diriger l’EPFL.

La Conférence du corps enseignant (CCE ) représente le corps enseignant selon l’article 17 de l’Ordonnance du Conseil des EPF. La mission de la CCE est de donner un avis autorisé à la Direction sur toutes les questions concernant l’enseignement. Cet instrument s’applique au processus Enseigner et apprendre.

La Conférence des directeurs de section (CDS) se prononce sur les questions et les stratégies d’enseignement à l’EPFL et prend position dans les procédures de consultation, notamment sur celles relatives aux plans d’études, et au contrôle des connaissances. Elle propose toute mesure utile en vue d’assurer la coordination des sections dans leurs actions pour la formation. Cet instrument s’applique au processus Enseigner et apprendre.

Au sens de la Lex 1.2.9 et de la Lex 1.2.1, ce conseil est un organe où s’exprime le droit de participation. Cet instrument s’applique au processus Diriger l’EPFL.

Les doyennes et les doyens des Facultés et des Collèges déterminent leur stratégie de recrutement professoral avec la Direction de l’EPFL pendant les dialogues académiques. Ils/elles rendent également compte du progrès des recrutements déjà initiés. Cet instrument s’applique au processus Diriger l’EPFL.

Des entretiens bilatéraux avec les partenaires industriels stratégiques installés à l’EPFL Innovation Park sont effectués pour évaluer la satisfaction générale de la collaboration avec l’EPFL. De plus, toute opportunité de collaboration avec l’EPFL est documentée dans un CRM qui permet le suivi de la relation et de la satisfaction. Les dialogues et les outils relèvent de la responsabilité de la VPI. Cet instrument s’applique au processus Innover.

En tant que membres de l’AE, les représentent·es des étudiant·es jouent un rôle important dans la gouvernance de l’EPFL. Ils/elles participent aux consultations de l’AE qui portent sur la gouvernance de l’EPFL. Dans le domaine de la formation, ils/elles s’expriment à la CDS et/ou, au niveau des Sections, ils participents aux Commissions d’enseignement.

Les représentants des étudiants rencontrent la vice-présidente associée pour les affaires estudiantines et l’outreach et le vice-président associé pour l’éducation tous les mois et la Direction de l’EPFL in corpore une fois par semestre.

Les étudiant·es évaluent les cours (voir ci-dessous). Cet instrument s’applique au processus Enseigner et apprendre.

Le système de management de la qualité de l’EPFL est évalué dans le cadre du processus d’accréditation institutionnelle (art. 28, LEHE) conformément aux normes nationales définies par l’Agence suisse d’accréditation et d’assurance qualité (AAQ).
Cette accréditation comporte trois étapes : l’auto-évaluation, évaluation par des pairs, décision du Conseil suisse d’accréditation (CSA). Cinq domaines sont évalués par un panel d’experts internationaux : l’assurance qualité, la gouvernance, la formation, la recherche et les services, les ressources et la communication interne et externe. La première accréditation institutionnelle a eu lieu en 2021. Cet instrument s’applique à tous les processus.

Les cursus d’ingénieur de l’EPFL sont accrédités depuis 1998 par la Commission des titres d’ingénieur (CTI) et labellisés EUR-ACE. Cet instrument s’applique au processus Enseigner et apprendre.

Le contrôle fédéral des finances (CDF) audite annuellement le bilan consolidé de l’EPFL et, ponctuellement, les processus financiers. Cet instrument s’applique à tous les processus.

L’audit interne du Conseil des EPF évalue les processus de gestion des risques de l’EPFL, son système de contrôle interne et ses processus de gouvernance.  La Direction de l’EPFL analyse les exigences du Conseil des EPF, met en œuvre les mesures correctives. Voir aussi les Lex 1.4.3 et Lex 1.7.1.

Comme le stipule la Lex 6.5.1, la sécurité des systèmes d’information est une question capitale. Il s’agit également d’un risque principal identifié par la gestion des risques. Les contrôles internes et les audits du Conseil des EPF sont effectués afin de vérifier la conformité avec le cadre réglementaire.

 Le Conseil des EPF initie également des audits réguliers pour assurer et, si nécessaire, améliorer la protection de la santé et la sécurité au travail sur le lieu de travail. Comme spécifié dans la Lex 1.5.1, Sécurité et Exploitations (VPO-SE) supervise l’organisation de la sécurité dans les Facultés/Collèges et effectue des audits. Cet instrument s’applique à tous les processus.

Les Centres sont évalués tous les quatre ans, selon les exigences de la Lex 1.2.12. Cet instrument s’applique au processus Faire de la recherche.

Dans le souci d’une amélioration continue de l’enseignement et des programmes d’études, les enseignant·es et les Sections recueillent l’opinion des étudiant·es sur les cours. Le retour indicatif sert de « détecteur de fumée» (il s’agit d’une question posée à la 5^ème semaine de cours). Voir la Lex 2.5.1.

Pour tous les enseignements, la Section correspondante demande aux étudiant·es une évaluation plus approfondie par le biais d’un questionnaire couvrant une variété de sujets. Voir la Lex 2.5.1.

Une évaluation interne des programmes à destination des groupes de pilotage des sections est organisée tous les 3-4 ans. L’évaluation des programmes de Bachelor repose sur des enquêtes auprès des étudiant·es de Master qui ont fait le Bachelor à l’EPFL, celle des programmes de Master sur une enquête périodique auprès des alumni. Cet instrument s’applique au processus Enseigner et apprendre.

La Direction de l’EPFL mandate périodiquement les expert·es externes pour passer en revue les performances académiques des Facultés et des Collèges. Le Conseil des EPF prend connaissance des résultats et du plan d’action y relatif lors du Dialogue. Le suivi est assuré un an après. Plus d’information ici. Cet instrument s’applique aux processus académiques.

L’École doctorale  mène des enquêtes approfondies (2005, 2012, 2019)  pour évaluer la qualité de sa formation doctorale, en interrogeant les doctorant·es sur leurs attentes, leurs expériences et leur bien-être.

En 2023, tous les programmes doctoraux ont été évalués par un comité externe. Cet instrument s’applique au processus Enseigner et apprendre.

Ce questionnaire informe sur le « temps de recherche d’emploi», «nombre de postulations», «premiers salaires» des diplômé·es. Les résultats de l’enquête 2021 sont disponibles ici. Les trajectoires professionnelles des diplomé·es sont décrites ici. Cet instrument s’applique au processus Enseigner et apprendre.

L’enquête sur la situation sociale et économique des étudiant·es (SSEE) fournit des données sur les conditions d’études et de vie des étudiant·es dans les hautes écoles suisses. Cet instrument s’applique au processus Enseigner et apprendre.

L’EPFL mène une enquête de satisfaction afin de mesurer la satisfaction du personnel et de comprendre comment elle évolue avec le temps. Cet instrument s’applique au processus Gérer les RH.