Dans un environnement en perpétuelle évolution, le programme management office de la VPF (PMOVPF) répond aux défis de transformation de la fonction finance au sein de l’EPFL et participe à son amélioration, tout en s’assurant de satisfaire au développement stratégique et opérationnel de l’École. Il accompagne des projets qui visent à simplifier et moderniser les processus en vigueur, dans un souci d’optimisation continue du travail des collaborateurs de l’EPFL.
Notre mission est de traduire la vision stratégique de l’EPFL en projets de transformation concrets et les mener à bien dans un horizon de temps le plus court possible, avec les ressources humaines et opérationnelles adéquates, en assurant le soutien et la participation d’acteurs, aux besoins différents, voire divergents
L’utilisateur au centre
Le PMOVPF a comme devise de placer les collaborateurs de l’EPFL au centre de son activité, pour répondre au mieux à leurs attentes. L’intégralité des projets qu’il supervise provient de besoins qui ont été exprimés au sein de l’École, qu’il s’agisse de nouveaux processus ou de nouveaux outils.
Une approche transversale
Transversaux, les projets menés par le PMOVPF ne concernent pas uniquement la Vice-présidence pour les finances. La VPF collabore étroitement avec les autres Vice-présidences, à l’instar de la Vice-présidence pour les opérations. Une partie de l’activité du PMOVPF consiste également à travailler avec des experts externes qui apportent leur aide pour mener à bien les projets entrepris.
Exemples de projets
Un nouvel outil permettant de gérer les voyages et les remboursements de frais de manière simplifiée et totalement dématérialisée a été déployé au sein de toute l’École, fin 2019.
Principaux bénéfices:
- L’approbation électronique de la demande de voyage (plus besoin de signature).
- Le scan via smartphone des justificatifs.
- Le téléchargement automatique des dépenses dans l’outil.
Le «Projet de dématérialisation des factures fournisseurs» a pour objectif de réduire le temps de traitement des factures. Il s’agit de passer d’un processus largement papier, à un processus digital où les factures seront reçues centralement via différents canaux (e-Facture, facture PDF par émail, facture papier) et mise à disposition sur le portail Sésame afin que les unités puissent imputer et valider les factures.
Principaux bénéfices:
- Plus besoin de transmettre une facture par courrier interne au service de comptabilité.
- Factures papier scannées en central (plus besoin de scanner et d’archiver les factures fournisseurs).
- Éviter des erreurs de saisie qui peuvent se produire quand les éléments d’imputation sont manuscrits.
- Possibilité de valider une facture même si on est en déplacement professionnel.
Le projet « Inventory Management » a permis d’améliorer le recensement et le suivi des différents équipements que nous avons dans le l’école. En effet, l’EPFL dispose d’environ 50’000 équipements répartis dans plus de 700 unités. Le processus est à présent supervisé par le Responsable Inventaire à la VPF et un contrôle inventaire périodique a été introduit. Au niveau de l’outil plusieurs améliorations ont été amenées dont une meilleure ergonomie, une meilleure intégration avec la plateforme d’achat et une meilleure intégration avec le processus financier.
Principaux bénéfices:
- Gestion et suivi plus efficace des équipements
- Meilleure planification du renouvellement des équipements
- Meilleur visibilité sur le parc d’équipements ce qui permet notamment un meilleur partage de ces ressources
Le programme Nexus, mené actuellement par la PMOVPF, vise à mettre en œuvre la transformation des systèmes d’information Finances, Ressources humaines et des processus administratifs associés. Il dote l’EPFL d’une gestion standardisée des ressources financières et humaines pour assurer l’efficacité, la simplicité et l’évolutivité des processus administratifs.
C’est un projet qui a débuté en 2023 et qui évoluera jusqu’en 2026, après un déploiement progressif des nouveaux systèmes Finances et Ressources humaines. Une approche très proche des métiers a été adoptée, afin de garantir un produit adapté aux besoins des métiers et de la communauté EPFL. Ceci a pu se faire en sollicitant de nombreux collaborateurs EPFL à des ateliers pour la conception de ce nouvel outil.
Principaux bénéfices:
- Prévenir une obsolescence en marche du système utilisé actuellement.
- Une standardisation des processus et des outils utilisés au sein de l’EPFL
- Une gestion interne plus simple et plus efficace pour les collaborateurs.
Un projet visant à clarifier le mécanisme de signatures pour les dépenses de 250KCHF et plus. Notamment en introduisant une validation basée sur la preuve du besoin dans le cas de lancement d’un appel d’offre publique. Ce processus de validation couvre ainsi les étapes allant de la préparation d’un appel d’offres public jusqu’à l’approbation des factures, avec ou sans commandes.
Principaux bénéfices:
- Clarification d’un processus qui était souvent peu comprit
- Optimisation du processus qui facilitera la validation de ce genre de dépenses
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