Programme Nexus

Ce projet vise à optimiser les processus de gestion financière en tirant parti de la mise en place de la version la plus récente de notre système SAP (migration de SAP ECC vers SAP S/4HANA).

La conduite du projet sera réalisée en plusieurs phases d’expérimentation nommées PoC (Proof of Concept). Objectif: garantir un produit adapté aux besoins des métiers et de la communauté EPFL, grâce à de nombreux tests effectués tout au long du projet par les utilisatrices et utilisateurs. Vous serez donc régulièrement sollicité·es pour participer à l’analyse des processus existants et récolter vos besoins.

Jusqu’à leur remplacement d’ici 2026, vous continuerez d’utiliser les outils Finances actuels.

Nous vous accompagnerons et vous informerons tout au long de cette transition.

Ce projet vise à optimiser les processus de gestion des ressources humaines en tirant parti de la mise en place d’un nouveau système complet: SAP SuccessFactors. Ce dernier permettra de gérer l’ensemble du parcours professionnel EPFL d’une collaboratrice ou d’un collaborateur dans un système intégré.

Sa mise en place se fera module par module en 2024 et 2025:

• Performance : évaluation et objectifs
• Recrutement
• Compensation
• Formation.

Pour chacun de ces modules, vous serez régulièrement invité·es à participer à l’analyse des processus existants et récolter vos besoins.

Nous vous accompagnerons et vous informerons tout au long de cette transition.

L’approche Agile ayant été privilégiée pour Nexus, le projet SI Finances a achevé la première de ses trois phases d’itération.

Cette première phase a permis de recenser les besoins du Métier et de traiter différents sujets (modèles de données, données de base de projet, budget, reporting externe). La deuxième phase d’itération s’ouvre en mars 2024 et se terminera en juin prochain, avant d’engager la dernière phase dite de «bac à sable» jusqu’à la fin d’année.

Prochaines échéances :

• Mai-juin 2024 (date à confirmer) : prochaine séance d’information Nexus,
• Mai-juin 2024 (date à confirmer) : séance Comité de changement qui partagera un statut sur la nouvelle version des outils de gestion financière qui seront déployés en 2026,
• Mars à juin 2024 : ateliers d’itération avec les équipes concernées.

Le travail de conception, de réalisation et de déploiement se fait module par module. Le premier module s’est clos en janvier 2024, avec le déploiement du nouveau processus lié à la gestion des objectifs et à l’évaluation de la performance et son environnement associé auprès des services centraux. Le deuxième module, qui a été déployé en avril 2024 en remplacement de Umantis, est l’outil de recrutemen, les tutoriels pour son utilisation ont été créés par le PMO et son disponible sur le lien ci-dessous. Actuellement la formation des collaborateurs a débuté pour l’utilisation de cet outil.

Prochaines échéances :

• Mai 2024 (date à confirmer) : prochaine séance d’information Café Nexus,
• Mai-juin 2024 (date à confirmer) : séance Comité de changement qui présentera le nouvel outil Performance et le futur outil Recrutement,
• Septembre 2024 à mai 2025 : travaux du module Compensation,
• Septembre 2024 à décembre 2025 : travaux du module Apprentissage.

Liens utiles :

• Documentation de formation sur la Gestion des objectifs et à l’évaluation de la performance
  
• Nouvel outil Recrutement (page interne)