Vos débuts dans l’associatif à l’EPFL

Que votre association soit déjà existante ou que vous désiriez en fonder une nouvelle, sa reconnaissance par l’EPFL est soumise à conditions. Dans le dessein d’encourager la vie et les activités associatives des étudiant·e·s et d’optimiser les relations entre l’EPFL et ces associations, l’Ecole peut délivrer un label  «reconnue par l’EPFL» à certaines associations. La reconnaissance a pour but de soumettre à conditions l’octroi de certains avantages tels qu’un soutien financier ou logistique de l’EPFL.

Peut être reconnue par l’EPFL une association répondant aux critères cumulatifs suivants :

• Etre une association au sens des art. 60 et suivants du code civil ;
• Etre active sur le site de l’EPFL, et s’adresser en premier lieu à la communauté estudiantine du campus ;
• Etre gérée par un comité de direction composé par moitié au moins d’étudiant·e·s de l’EPFL ou de l’UNIL ;
• Avoir un·e président·e de comité de direction immatriculé·e à l’EPFL ou à l’UNIL ;
• Assurer une large représentativité et participation des étudiant·e·s lors des votes en assemblée générale, notamment lors du vote d’élection du comité de direction ;
• Avoir pour rôle d’animer le campus, de faciliter l’intégration des étudiant·e·s, ou de leur offrir des activités culturelles ;
• Ne poursuivre ni but politique ni but religieux, s’abstenir de tout prosélytisme à cet égard et être indépendante de tout parti politique ou organisation religieuse ;
• Se conformer à la Charte éthique de l’EPFL ;
• Respecter la Directive sur la reconnaissance des associations d’étudiant·e·s par l’EPFL ;
• Avoir son siège à l’EPFL ou dans la région.

Les associations, même dûment reconnues par l’EPFL, ne peuvent bénéficier d’une adresse “interne”, étant donné qu’elles sont juridiquement indépendantes de notre Ecole.

Vous pouvez dès lors:

Soit: faire une demande pour une case postale au nom de l’association en vous rendant à la Poste muni des statuts de votre association; de la liste des membres du comité et des personnes autorisées à signer, et, en cas d’utilisation d’une signature collective, au moins un des deux cosignataires doit être présent lors de cette demande. Dans ce cas de figure, n’oubliez pas d’informer la Poste  de chaque changement de comité.

La Poste propose également un service alternatif, qui semble utile et abordable : https://www.post.ch/fr/reception/lieux-de-reception/adresse-d-association

Soit: nous informer d’une adresse privée convenue c/o (par exemple : c/o le·la·président·e de l’association).

Pour l’inscription dans l’annuaire de l’EPFL
Merci de nous fournir votre adresse postale exacte ainsi que le lien de votre site web.

L’EPFL est déclarée campus sans fumée depuis mai 2006, et a adopté une politique stricte en ce qui concerne le sponsoring et la présence des cigarettiers dans le cadre des manifestations organisées sur le campus. Les dispositions concernant la vente et la distribution des cigarettes, le sponsoring par des cigarettiers dans le cadre de manifestations organisées par l’EPFL sont résumées ci-dessous :

Sponsoring par des distributeurs de cigarettes lors de manifestations

Dans le cadre des manifestations organisées entre autres par les associations EPFL, le sponsoring de cigarettiers est proscrit.

• Aucune publicité (logo) liée à des producteurs/distributeurs de cigarettes ne figurera sur les affiches ou les brochures de promotion de la manifestation (flyers).
• Aucune mention liée à des producteurs/distributeurs de cigarettes ne sera faite durant les manifestations, sous quelque forme que ce soit (T-shirts des staffs, logos sur billets…).
• Pas de distribution de matériel publicitaire ou de rabattage pour des cigarettiers au sein des manifestations.
• Pas de banderoles, affiches sur le site de la manifestation, ou autre projection de diapos contre les murs ou sur des écrans.

Vente/distribution de cigarettes

Durant certaines manifestations cependant, la vente de cigarettes peut être autorisée, sur présentation d’un dossier soumis à la direction de l’AVP SAO.

• Les stands de vente de cigarettes ne seront pas placés à des endroits phares de la manifestation. Ils seront discrets et n’afficheront pas de signes distinctifs.
  Aucune communication, vente ou distribution de gadgets à l’attention des mineurs.
• Aucun produit dérivé ne sera vendu ou distribué sur ces stands.
• Pas de ventes de cigarettes en dehors de ces stands.

Le non respect de ces directives peut amener à l’interdiction de la manifestation !

L’EPFL autorise, sous certaines conditions décrites dans les dispositions concernant la vente et la distribution d’alcool sur le campus, dans le cadre d’activités associatives, la consommation et la vente de boissons alcoolisées dans le cadre d’événements organisés par ses étudiant·e·s, sur son site. Elle mène des actions pour prévenir et diminuer les risques liés à l’alcool.

Pour ses actions de prévention, l’EPFL suit les recommandations d’Addiction Suisse (Institut suisse de prévention de l’alcoolisme et autres toxicomanies). Il est demandé aux étudiants organisateurs d’activités de suivre les indications énoncées sur le site http://www.addictionsuisse.ch.

Vente/distribution d’alcool:

La vente de produits alcoolisés durant les manifestations doit être annoncée par les organisateurs et autorisée par les autorités compétentes. Une demande préalable doit être déposée trois mois à l’avance auprès du Service MEDIACOM, qui se chargera d’y donner réponse, en consultant les diverses entités concernées (AVP SAO, Sécurité, etc.). Si l’autorisation est accordée, une demande de patente sera déposée auprès de la police d’Ecublens.

De manière générale, la distribution d’alcool sur le site et dans le cadre d’activités organisées par des étudiants est interdite entre 06:00 et 17:00 heures. Des dérogations au cas par cas peuvent être accordées par le l’AVP SAO, en collaboration avec le service MEDIACOM et sur demande argumentée déposée au moins un mois à l’avance.

Pour les dispositions légales de ce qui précède, se référer à la LEX 8.3.1. Règlement sur l’organisation d’une manifestation.

Sponsoring par des distributeurs de produits alcoolisés lors de manifestations organisées par les étudiants:

De manière générale, le sponsoring de manifestations par des distributeurs d’alcool est soumis à autorisation préalable de l’AVP SAO. Par ailleurs :

• on évitera dans la mesure du possible les distributeurs d’alcool en tant que sponsor principal d’une manifestation ;

• de même aucune banderole, ni affiche publicitaires pour des produits alcoolisés ne sera exposée;

• à l’image de ce qui se fait pour les cigarettiers, le démarchage (assimilable au merchandising) relatif à des produits alcoolisés n’est pas autorisé, de même que la distribution gratuite de produit alcoolisé à des fins promotionnelles.

Il est également demandé aux organisateurs :

• de mettre en place des actions de prévention durant la manifestation (stand, affiches, etc.) ;

• de promouvoir activement les transports publics et le covoiturage ;

• de proposer au public le choix minimum de trois boissons sans alcool à un prix inférieur à la boisson alcoolisée la moins chère, à volume égal.

Le non respect de ces directives peut amener à l’interdiction de la manifestation