Titre I: Dénomination, siège et but
Article premier
L’association Polish Cultural Association POLCA (ci-après « l’association »), est une association à but idéal constituée conformément aux dispositions des articles 60 et suivants du Code civil suisse.
Article 2
Le siège de l’association est à Ecublens.
Article 3
1. L’association a pour buts :
- D’être un espace de rencontre, d’échange et d’entraide entre les étudiants polonais, polonophones et interessés par la culture polonaise, pour les communautés EPFL/UNIL et Lausannoise.
- De promouvoir la culture polonaise auprès des étudiants de l’EPFL.
2. L’association est affranchie de toute orientation et rattachement de nature politique ou religieuse.
Titre II: Membres
Article 4
Les étudiants, et alumni de l’EPFL et de l’UNIL peuvent être admis comme membres de l’association. Les étudiants d’autres Hautes Écoles de la région lausannoise peuvent également devenir membres pour autant que le sociétariat reste composé majoritairement d’étudiants EPFL/UNIL.
Article 5
1. L’admission d’un nouveau membre est de la compétence du comité, avec possibilité de recours à l’assemblée générale en cas de refus.
2. La demande d’admission est présentée par écrit au comité.
3. Par sa demande d’admission, le candidat adhère sans réserve aux statuts de l’association et s’engage à respecter les décisions de l’assemblée générale et du comité.
Article 6
1. La qualité de membre se perd par la démission, l’exclusion ou lorsque les conditions d’admission ne sont plus remplies.
2. Le membre peut démissionner en tout temps de l’association. L’annonce de la démission est présentée par écrit au comité.
3. Sur proposition du comité, l’assemblée générale peut exclure un membre qui contrevient gravement aux buts ou aux intérêts de l’association.
4. Les membres alumnis de l’EPFL ou de l’UNIL sont contraints à renouveler leur qualité de membre annuellement en présentant une demande écrite au comité. La non-présentation d’une telle demande pendant plus d’un an équivaut à leur démission.
Titre III: Ressources
Article 7
Les ressources de l’association sont constituées par les éventuelles cotisations des membres, les recettes des manifestations organisées par l’association, par les subventions, les parrainages, les dons ou les legs, ainsi que par toute autre recette.
Titre IV: Comptabilité et bilan
Article 8
1. L’association tient une comptabilité et un bilan.
2. Le trésorier présente à l’assemblée générale la comptabilité et le bilan annuel avec le rapport des vérificateurs aux comptes.
Titre V: Organisation
Article 9
Les organes de l’association sont l’assemblée générale (ci-après « AG »), le comité et les vérificateurs aux comptes.
L’assemblée générale
Article 10
1. L’AG réunit les membres de l’association.
2. L’AG est le pouvoir suprême de l’association. Elle a pour tâches et compétences, celles qui ne sont pas attribuées à un autre organe, soit notamment :
- élire les membres du comité et les vérificateurs aux comptes ;
- se prononcer sur l’admission des nouveaux membres sur recours et sur l’exclusion des membres ;
- décider des activités de l’association en rapport avec ses buts ;
- fixer le montant de l’éventuelle cotisation ;
- approuver le budget, la comptabilité et le bilan annuel, ainsi que le rapport du comité de direction ;
- déterminer le montant maximum à hauteur duquel le comité peut engager l’association ;
- disposer des actifs sociaux ;
- modifier les statuts ;
- prononcer la dissolution de l’association.
Article 11
1. L’AG se réunit en séance ordinaire au moins une fois par an, dans les trois mois qui suivent la clôture du dernier exercice comptable. Elle est convoquée par le comité, par avis donné trente jours à l’avance.
2. Une AG extraordinaire est convoquée à chaque fois que le comité l’estime opportun ou à la demande des vérificateurs aux comptes ou d’un cinquième des membres de l’association.
3. La convocation à l’AG mentionne sa date, son lieu et son ordre du jour. Une AG ne peut être convoquée que sur un jour ouvrable.
4. L’AG siège valablement quel que soit le nombre des membres présents.
5. L’AG est présidée par le président de l’association ou, s’il y a lieu, par le vice-président ou un autre membre du comité.
6. Les décisions de l’AG sont consignées dans son procès-verbal.
7. L’AG peut prendre des décisions par voie de circulation, notamment au moyen d’une plateforme informatique de vote en ligne.
Article 12
1. Chaque membre dispose d’une voix à l’AG.
2. L’AG décide à la majorité simple des voix exprimées. En cas d’égalité des voix, la voix du président est prépondérante.
3. L’AG élit les membres du comité à la majorité absolue des voix exprimées au premier tour et à la majorité relative au second tour.
4. L’AG décide de l’admission sur recours et de l’exclusion de membres à la majorité absolue des voix exprimées.
5. L’AG modifie les statuts à la majorité des deux tiers des voix exprimées.
6. L’AG prononce la dissolution de l’association à la majorité des deux tiers des voix exprimées lors d’une AG extraordinaire convoquée spécialement à cet effet et réunissant au moins la moitié des membres. Si ce quorum n’est pas atteint, une AG extraordinaire est convoquée à nouveau dans un délai de vingt jours. Elle siège alors quel que soit le nombre des membres présents.
Le comité
Article 13
1. Le comité est l’organe exécutif de l’association. Il se compose d’au moins trois membres, dont le président, le vice-président et le trésorier.
2. Les membres du comité sont élus par l’AG parmi les membres de l’association, pour une durée d’un an renouvelable. Au moins l’un d’entre eux doit, si possible, avoir été membre du comité lors du dernier mandat.
Article 14
Le comité a les tâches suivantes :
- administrer l’association ;
- exécuter les décisions de l’AG ;
- diriger, coordonner et représenter l’association ;
- gérer les ressources et le budget ;
- tenir la caisse ;
- tenir la comptabilité et le bilan ;
- veiller au bon fonctionnement de l’association ;
- sauvegarder les intérêts de l’association ;
- rapporter son activité à l’assemblée générale.
Article 15
Le comité engage l’association par la signature collective à deux du président ou du vice-président et d’un second membre du comité.
Article 16
1. Le comité se réunit sur convocation du président aussi souvent que la conduite des affaires l’exige. Il doit être convoqué si deux membres du comité au moins le demandent.
2. Le comité ne peut délibérer qu’à la condition que le président ou le vice-président soit présent.
3. Les décisions du comité sont consignées dans son procès-verbal.
4. Le comité prend ses décisions à la majorité absolue des membres présents. En cas d’égalité des voix, la voix du président est prépondérante.
5. En cas d’urgence, le comité peut prendre des décisions par voie de circulation, pour autant qu’aucun de ses membres ne s’y oppose.
Les vérificateurs aux comptes
Article 17
1. Deux vérificateurs aux comptes sont élus par l’AG parmi les membres de l’association, pour une durée d’un an renouvelable.
2. Les vérificateurs sont chargés de soumettre à l’AG un rapport sur les comptes qui lui sont présentés. Ils peuvent en tout temps vérifier l’état de la caisse, obtenir la production des livres et pièces comptables, ainsi que convoquer une AG extraordinaire.
Titre VI: Dissolution
Article 18
1. En cas de dissolution de l’association, le mandat de liquidation revient au comité en fonction.
2. L’actif net disponible est entièrement versé à une association d’étudiants ayant des buts similaires à ceux de l’association, choisie en accord avec l’EPFL.
Titre VII: Dispositions finales
Article 19
Les présents statuts sont édictés en français et publiés sur le site internet de l’association. Les présents statuts ont été adoptés par l’assemblée générale du 07.09.2023.
Le président: Jean Bernard Rauber
Les vice-présidents: Jan Mikołaj Janczak, Jan Jakub Frybes