L’EPFL s’engage à promouvoir un environnement inclusif et respectueux de la diversité, y compris en offrant aux membres de sa communauté la possibilité d’utiliser un (pré)nom d’usage. Cette possibilité vise à respecter le droit à la personnalité et à refléter les préférences individuelles dans les interactions sociales et professionnelles, tout en garantissant la conformité aux exigences légales pour les documents officiels. Le projet Inclusive Name Change a veillé à ce que tous les services de l’EPFL concernés soient alignés dans ce sens.
Le (pré)nom d’usage désigne le prénom et/ou le nom de famille qu’une personne choisit d’utiliser dans sa vie quotidienne à la place de ceux figurant sur ses documents d’identité officiels.
Tout membre de la communauté EPFL (étudiant·es, doctorant·es et personnel) peut demander à utiliser un (pré)nom d’usage, sous réserve que le motif de la demande soit considéré comme légitime.
- Identité de genre : Pour refléter une identité de genre différente de celle associée au prénom officiel.
Par exemple, dans le cas d’une transidentité. - Orthographe alternative : Utilisation d’une variante orthographique du prénom.
Par exemple, dans le cas d’un prénom avec des caractères spéciaux : Chloe au lieu de Chloë ou lorsque le prénom officiel est écrit dans un autre alphabet : Александра devient Alexandra. - Diminutif ou surnom : Utilisation d’une version abrégée ou familière du prénom officiel.
Par exemple, une personne nommée Parminder préférant utiliser Mindy ou une personne avec un prénom composé comme Jean-Baptiste utilisant simplement Jean. - Prénom occidental : Substitution d’un prénom pour faciliter son usage dans un contexte interculturel.
Par exemple, une personne prénommée Wei-Hua choisissant d’utiliser William dans un cadre professionnel international. - Raccourcissement du prénom : Simplification pour des raisons pratiques ou personnelles.
Par exemple, une personne prénommée Giuseppina choisissant d’utiliser Pina dans un cadre professionnel international.
- Orthographe alternative : Adoption d’une variante orthographique du nom officiel.
Par exemple, une personne dont le nom officiel est Müller préférant utiliser Mueller dans un contexte où les caractères spéciaux ne sont pas pris en charge. - Nom avant alliance : Utilisation du nom de famille d’avant mariage ou partenariat enregistré.
Par exemple, une personne mariée souhaitant continuer à utiliser son nom de famille de naissance, comme Muta au lieu de Muta-Maathai. - Raccourcissement : Simplification pour des raisons pratiques ou personnelles.
Par exemple, une personne nommée Constantinopoulos optant pour Costa dans les interactions courantes.
Le (pré)nom d’usage est reflété dans :
- La page People
- Les annuaires internes de l’EPFL
- L’adresse mail (à noter que ce changement n’est pas automatique, mais doit faire l’objet d’une demande)
- La carte Camipro (une nouvelle carte peut être commandée gratuitement et si la personne requérante le souhaite, avec une nouvelle photo)
- Les plateformes de travail collaboratif
- Spécificité corps étudiant : les listes de cours et d’examens générées dans IS-Academia*
*Aucun autre changement n’est possible dans IS-Academia, car ce système sera remplacé à l’avenir par une plateforme plus souple et adaptée aux besoins de la communauté.
Certains documents nécessitent néanmoins l’utilisation du nom complet, conformément aux exigences légales. Cela inclut :
- Les diplômes et certificats académiques
- Les contrats de travail
- Les certificats de salaire
- Les documents administratifs soumis aux autorités officielles
Bien que l’EPFL s’efforce de maximiser l’utilisation du (pré)nom d’usage, certaines limites existent dans des contextes nécessitant des interactions avec des organismes externes.
Lorsque toutes les démarches relatives à l’utilisation d’un (pré)nom d’usage ont été dûment effectuées, les étudiantes et étudiants, ainsi que le personnel EPFL et le public n’ont pas accès aux données d’identité officielles figurant sur les documents d’état civil.
Il est toutefois possible que certaines divergences subsistent dans des systèmes qui n’ont pas encore été identifiés par l’équipe de projet. Si vous identifiez une telle situation, nous vous invitons à en informer sans délai le Bureau de l’égalité des chances à l’adresse suivante : natasha.stegmann@epfl.ch
Certaines données d’identité peuvent être accessibles aux professeures et professeurs ainsi qu’aux personnes accréditées dans le système ACCRED de l’EPFL. Comme toute donnée sensible, leur traitement est strictement encadré et limité à l’exercice des fonctions concernées, conformément à la législation en vigueur en matière de protection des données.
Voir la démarche sur ”Modifier son (pré)nom‘
Besoin d’aide ?
Pour toute question ou assistance, contactez le Bureau de l’égalité des chances (VPH-WINC-DEI) à natasha.stegmann@epfl.ch.