Nouvelle plateforme Infoscience – FAQ

Qu’est-ce qu’Infoscience ?

Infoscience est la plateforme institutionnelle de l’EPFL pour la diffusion des publications scientifiques et résultats de recherche. Elle recense, conserve et valorise la production académique et scientifique des chercheur·euses, enseignant·es et étudiant·es de l’EPFL, en la rendant librement accessible auprès du public le plus large. 

Pourquoi une nouvelle version ?

La nouvelle version vise à offrir une plateforme plus intuitive et performante.
Elle repose sur une solution opensource, DSpace-CRIS, avec pour objectif de créer un écosystème plus ouvert, collaboratif et inclusif, répondant mieux aux besoins de la communauté scientifique. 

Quels sont les bénéfices et améliorations attendus ?

Les principaux objectifs de la nouvelle version sont de : 

• présenter de manière globale et interconnectée la production académique de l’EPFL, incluant les publications, les profils des chercheur.euses et les informations sur les laboratoires et unités de recherche. 

• accroître la visibilité des travaux réalisés à l’EPFL en respectant davantage les standards internationaux, et en facilitant les échanges de données avec des sources externes et des services tiers. 

• simplifier et améliorer les workflows (dépôts, imports, etc.) grâce à une intégration et une automatisation accrue. 

Certaines fonctionnalités vont-elles disparaître ?

La majorité des fonctionnalités actuelles seront conservées.  
À celles-ci s’ajouteront de nouvelles options et améliorations pour enrichir l’expérience utilisateur, notamment : 

• un tableau de bord utilisateur.trice pour suivre ses dépôts. 

• la possibilité de lier son profil Infoscience avec son profil ORCID. 
  
  
• l’intégration de nouvelles sources de données telles que Scopus et arXiv, etc. 

• la possibilité d’importer des publications depuis un fichier BibTeX. 

• l’accès à des statistiques et métriques plus complètes. 

Et bien d’autres nouveautés encore…  

Quand sera disponible la nouvelle version ?

Le lancement de la nouvelle plateforme est programmé le 22 juillet 2024. 

Comment le changement de version va-t-il se dérouler ? Y aura-t-il une interruption de service ?

La transition entre l’ancienne et la nouvelle version d’Infoscience durera une quinzaine de jours.
Pendant cette période, l’actuelle version d’Infoscience reste accessible à tou.tes en lecture seule, ce qui signifie que les nouveaux dépôts et les mises à jour de contenu ne seront pas possibles.
Une bannière sur le site informera les utilisateur.trices du statut de la migration.

Pour toute question ou assistance, l’équipe Infoscience reste à votre disposition via l’adresse de contact [email protected].

Comment accéder à la nouvelle plateforme ?

La nouvelle version sera accessible à la même adresse, https://infoscience.epfl.ch.

Lors du changement de version, une bannière indiquera que la mise à jour vers la nouvelle plateforme est bien en place. 

Quelles sont les modalités de connexion à la nouvelle plateforme ?

Comme précédemment, la consultation et la recherche dans la plateforme Infoscience sont offertes à tout public, interne et externe EPFL, sans identification.
Un accès authentifié via les identifiants EPFL GASPAR et la passerelle Tequila, permettra aux utilisateurs EPFL de déposer leurs publications et de  consulter les documents en accès restreint. 

Les conditions d’utilisation vont-elles évoluer ?

Oui, une charte de service, une licence de dépôt et des conditions d’utilisation viendront désormais encadrer l’usage de la plateforme Infoscience et de ses contenus, ainsi que les responsabilités des diverses parties prenantes. 

Que vont devenir mes publications ?

Pas d’inquiétude, toutes vos publications seront migrées vers la nouvelle version et regroupées dans votre profil pour un accès simplifié.

Pour y accéder, vous devrez vous connecter à la plateforme, puis cliquer sur votre compte > Profil > Voir le profil. Vous pourrez également rechercher vos publications depuis la page d’accueil en utilisant les requêtes “author_editor:(prénom nom)” ou “cris.virtual.sciperId”.  

Une autre option consistera à aller dans le menu Explore, puis Researcher profiles, et rechercher votre nom et prénom. 

Les fichiers liés seront-ils également migrés ?

Comme indiqué dans cet article de support, les fichiers avec des modalités d’accès restreint aux laboratoires (Lab Only) ou privés (private) ne seront pas migrés. Si vous souhaitez que ces fichiers soient inclus dans la migration, nous vous invitons à suivre la procédure décrite dans l’article. 

Les liens vers les notices fonctionneront-ils toujours après la migration ?

Les liens vers les notices de l’ancienne version d’Infoscience seront automatiquement redirigés vers celles de la nouvelle version.
De plus, un nouveau système d’identifiants plus pérennes et robustes, appelés handle, sera mis en place pour garantir une accessibilité à long terme. 

Mes DOI EPFL seront-ils toujours actifs ?

En plus d’identifier de manière unique un objet (comme une publication scientifique ou un jeu de données), le DOI facilite la redirection.
Les DOI attribués à vos publications resteront actifs après la migration et continueront de donner accès aux documents correspondants dans la nouvelle version d’Infoscience. 

Que vont devenir les anciennes collections (dont celles de laboratoires) ?

La nouvelle version d’Infoscience proposera une arborescence repensée autour de 5 sections, dont trois correspondant aux missions de l’EPFL : 

• Research : pour naviguer dans les publications par Facultés > Instituts > Laboratoires ou Unités, correspondant aux collections de l’ancienne version d’Infoscience. 

• Education : travaux des étudiants, tels que les mémoires de master et de bachelor, ainsi que les thèses de doctorat liées aux programmes doctoraux. 

• Innovation : brevets. 

L’entrée Explore permettra de rechercher et de parcourir les résultats selon leur typologie : 

• Scholarly works 

• Researcher profiles 

• Units 

• Journals 

• Events 

Enfin, le menu Statistiques donnera accès à un tableau de bord d’indicateurs statistiques sur les contenus hébergés sur Infoscience. 

Et bien sûr une recherche pour interroger l’ensemble des contenus. 

Les conditions d’accès aux fichiers vont-elles évoluer ? Comment fonctionnera l’accès aux documents restreints?

Infoscience proposera 3 modalités d’accès aux fichiers liés (full-texts, data, images…): 

• accès public (open access) 

• accès restreint (réservé à la communauté EPFL après authentification via Tequila) 

• accès après une période d’embargo. 

Pour les documents en accès restreint, une fonctionnalité de demande de copie sera proposée aux utilisateurs externes. 

La typologie des documents va-t-elle évoluer ?

La typologie des documents acceptés dans Infoscience s’élargit pour plus de précision.
La nouvelle classification s’appuie sur le standard Resource Types Vocabulary de COAR.
La liste complète couvre 12 types de documents et collections  :

• Books and Book parts
• Conferences, Workshops, Symposiums, and Seminars
• Datasets and Code
• EPFL thesis
• Images, Videos, Interactive resources, and Design
• Journal articles
• Newspaper, Magazine, or Blog post
• Patents
• Preprints and Working Papers
• Reports, Documentation, and Standards
• Student works
• Teaching Materials

A quoi sert le compte utilisateur.trice ? Quelles seront les nouveautés liées à mon profil/compte utilisateur.trice ?

Le compte utilisateur.trice Infoscience offrira plusieurs fonctions :

• accéder aux documents réservés à la communauté EPFL.
• obtenir le rôle de “submitter” pour déposer ses travaux selon le workflow établi.
• suivre ses dépôts, créer de nouvelles versions et effectuer des demandes de correction  en tant qu’auteur.trice. Consulter et enrichir son  profil chercheur  public
• en tant que responsable d’unité, gérer les publications de son unité/laboratoire.

Qui pourra déposer des publications et travaux dans Infoscience ?

La communauté EPFL (étudiant.es, professeur.es, chercheur.es) peut utiliser Infoscience pour : 

1. se conformer aux exigences Open Access de l’EPFL et des bailleurs de fonds. 
2. déposer ses publications, individuellement ou en lots, avec des fonctionnalités liées aux identifiants pérennes (ORCID, DOI) et au moissonnage des bases de données bibliographiques principales 
3. diffuser en accès ouvert ses publications en respectant les licences et les engagements contractuels.
   

Le dépôt peut être effectué directement par l’auteur.trice ou par une personne déléguée autorisée.
Un compte EPFL reste nécessaire.

Le processus de dépôt va-t-il évoluer ?

Comme actuellement, lors du dépôt d’une nouvelle notice, l’équipe Infoscience assurera une vérification des données bibliographiques (affiliation, métadonnées), de la version et de la licence des fichiers liés.

Durant ce processus, qui dure au maximum deux jours ouvrables, la notice restera visible uniquement du déposant, via son tableau de bord Infoscience. 

Comment attribuer une publication à mon unité ou laboratoire (ancien rôle de lab manager) ?

Dans l’ancienne version d’Infoscience : les lab managers recevaient une demande de validation lorsque leur unité était nouvellement ajoutée à une notice. Ils devaient alors valider ou rejeter l’attribution de la notice à leur laboratoire/unité. 

Dans la nouvelle version : l’attribution des publications sera contrôlée par l’équipe Infoscience en fonction de l’affiliation des contributeurs. Après mise en ligne, le.la directeur.trice de l’unité ou une personne désignée pourront gérer les publications associées à leur unité. Une option leur permettra de supprimer ou ajouter en toute autonomie l’attribution à leur unité.

Est-ce que l’alimentation régulière depuis des sources bibliographiques de référence sera toujours possible ?

La nouvelle version d’Infoscience continuera à bénéficier d’imports depuis la base Web of Science, pour détecter les nouvelles publications des membres de l’EPFL. Les métadonnées correspondantes seront ensuite importées dans Infoscie​​nce.
L’équipe Infoscience se chargera également d’ajouter les textes intégraux en open access lorsque les conditions le permettent. Dans les prochains mois, de nouveaux connecteurs pour l’importation automatique en lots depuis d’autres sources externes seront évalués et potentiellement mis en place.

Sera-t-il possible d’importer des publications déjà signalées ailleurs?

La nouvelle version d’Infoscience offre diverses options pour faciliter la saisie ou l’importation de publications depuis des sources externes : 

• saisie automatique via identifiants : en entrant un identifiant (DOI, SCOPUS, WOS, ArXiv, ou PubMed) dans le formulaire, une grande partie des champs requis sera automatiquement préremplie pour simplifier le dépôt. 

• fonctionnalité Live Import : cette fonctionnalité permet d’interroger plusieurs sources en fonction d’une requête, d’afficher les résultats, et de sélectionner ceux à ajouter dans Infoscience. 

• import par lots via bibtex : vous pouvez effectuer un export BibTeX depuis votre outil de gestion bibliographique préféré, puis télécharger ce fichier dans Infoscience pour initier un import par lot. Vous pourrez ensuite compléter certaines informations avant de soumettre les publications dans la base. 

Est-ce que mes listes de publications s’afficheront encore sur ma page laboratoire ?

Malheureusement la nouvelle version d’Infoscience n’est pas entièrement compatible avec les listes de publications exportées depuis l’ancien système.
Aussi, après le lancement de la plateforme, les listes de publications issues de l’ancienne version et intégrées sur le site web de l’EPFL, les pages de laboratoires et les pages personnelles resteront consultables, mais leurs contenus seront figés.

Vous pourrez recréer ces listes de publications depuis la nouvelle version d’Infoscience, en suivant la procédure qui sera fournie (listes sur people, listes sur WordPress).

Pour toute assistance supplémentaire, veuillez consulter l’aide Infoscience ou contacter le support. 

Pourrai-je lier mon ORCID à Infoscience ?

Si vous avez créé un profil ORCID et lié votre identifiant à votre compte EPFL via le service ORCID@EPFL, vous pourrez activer la synchronisation des publications entre Infoscience et ORCID.
Cette fonctionnalité vous permet d’envoyer les publications signalées dans Infoscience vers ORCID et d’importer celles d’ORCID vers Infoscience. 

L’export des références depuis Infoscience sera-t-il possible ? dans quels formats ?

La nouvelle version d’Infoscience sera compatible avec les principaux formats utilisés par les logiciels de gestion bibliographique, notamment RIS et BibTeX.
Il sera aussi possible d’exporter des données aux formats JSON, Excel, XML, et CSV. 

Mes publications Infoscience resteront-elles visibles sur Google Scholar ?

Oui, la compatibilité entre Infoscience et Google Scholar est maintenue.

Les pages d’Infoscience incluront des métadonnées optimisées pour le référencement par les principaux moteurs de recherche scientifique, notamment Google Scholar.

En plus de Google Scholar, d’autres moteurs de recherche spécialisés dans l’information scientifique utilisent le protocole de partage de métadonnées de l’Open Archives Initiative (OAI) pour moissonner les diverses sources, comme les répertoires institutionnels et les archives ouvertes.

Infoscience exposera ainsi ces données à OpenAIRE, un système pan-européen d’information sur la recherche, qui offre des services pour trouver, stocker, lier et analyser les résultats de recherche dans toutes les disciplines. 

La migration va-t-elle impacter les statistiques d’usage sur mes travaux ?

Malheureusement, les informations statistiques de l’ancien système ne pourront pas être migrées.

La nouvelle version d’Infoscience offrira des métriques plus complètes, incluant : 

• les statistiques d’usage propres à la plateforme (nombre de consultations et de téléchargements). 

• des métriques alternatives (badge Altmetric). 

• la possibilité de récupérer les taux de citation depuis les sources Scopus et Web of Science (WoS). 

Y aura-t-il une API ? Avec quelles fonctionnalités ?

Toutes les métadonnées d’Infoscience (y compris les résumés, sauf indication contraire) sont disponibles pour réutilisation sous le domaine public (CC0). Elles peuvent être utilisées, modifiées et redistribuées sans consentement préalable. 

Pour répondre aux principes de l’open science et de l’open data, Infoscience propose plusieurs dispositifs pour exploiter ou réutiliser son contenu : 

• Les métadonnées du dépôt sont accessibles via le protocole Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH) (/server/oai) et une interface API REST et (/server/api). Pour plus d’informations, consultez ce lien.
• Les fonctionnalités de recherche sur l’API ne nécessitent pas de token d’autorisation.
  Notez que les tokens utilisés dans l’ancienne version d’Infoscience seront obsolètes.
  Vous pouvez générer un nouveau token depuis votre compte sur le nouvel Infoscience, ce qui vous donnera des droits d’accès en lecture et en écriture selon les droits afférents.

Pour des droits étendus, veuillez contacter l’équipe Infoscience. 

Où trouver de la documentation sur le nouvel outil ?

L’essentiel de la documentation sur Infoscience sera disponible en ligne.

A qui dois-je m’adresser en cas de question ou de problème ?

Pour toute question, n’hésitez pas à contacter [email protected]  

Un accompagnement pour la prise en mains de la nouvelle plateforme sera-t-il proposé ?

• En plus de l’aide Infoscience, des vidéos et guides seront disponibles en ligne pour vous aider à appréhender certaines fonctionnalités, comme le dépôt. 
  

• Le support Infoscience restera disponible par e-mail à [email protected], 5 jours sur 7, pour répondre à vos questions. 

• Enfin, vous pourrez demander un rendez-vous individualisé avec un membre de l’équipe Infoscience pour vous accompagner dans l’utilisation de la plateforme en suivant ce lien : Rendez-vous Infoscience.