Vous avez des questions relatives à Infoscience ? Nous vous engageons d’abord à consulter l’Aide thématique.
Sinon vous trouverez ci-dessous les questions les plus fréquemment posées. Si vous ne trouvez pas de réponse, envoyez-nous un email à [email protected]. Nous serons ravis de vous aider !
■ Généralités
Vérifiez SVP que vos identifiants Tequila soient correctement saisis.
Si le problème persiste, contactez l’équipe Infoscience [email protected]
Conformément à la LEX n° 3.5.1 (politique de libre accès de l’EPFL), « les auteurs EPFL doivent impérativement déposer toutes leurs publications dans l’archive institutionnelle Infoscience et en donner l’accès en respectant les conditions imposées par les éditeurs. Ce dépôt doit se faire au plus tard 6 mois après la date de publication selon le principe du Green Open Access ».
Oui, vous avez la possibilité d’intégrer dans Infoscience l’intégralité de votre production scientifique, y compris des travaux menés avant votre arrivée à l’EPFL. N’oubliez pas de cocher la case “No” dans le champ “Written at EPFL” du formulaire de saisie, avant de soumettre ces notices !
Vous pouvez importer une liste de publications existantes. Pour cela, veuillez vous référer la section Déposer une publication.
L’équipe Infoscience peut vous assister dans cette tâche, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse : [email protected].
Il est de votre responsabilité de veiller à ce que toutes vos publications soient déposées dans Infoscience. Vous pouvez déposer vous-mêmes vos publications (manuellement ou en vous appuyant sur une base externe), ou déléguer ce droit à un·e autre collaborateur·trice.
Notez que l’équipe Infoscience se charge d’importer régulièrement depuis le Web of Science les publications dont un auteur·trice au moins est affilié·e à l’EPFL.
Vous pouvez importer une liste de publications issues d’une base de données bibliographiques en insérant votre fichier BibTeX. (Lien)
Non, car l’équipe Infoscience effectue régulièrement un import depuis EspaceNet pour ajouter les nouveaux brevets EPFL. Le Technology Transfer Office se charge de valider ce type de documents, avant publication sur Infoscience.
Non, car l’équipe Infoscience, en accord avec l’École doctorale se charge du dépôt périodique des thèses dans Infoscience, dans le respect des conditions que vous avez spécifiées.
Si vous êtes affilié·e à la faculté ENAC, notez que cette faculté se charge du référencement et de la diffusion systématique des travaux de master de ses étudiant·e·s. Vous n’avez donc rien à faire.
Si vous êtes affilié·e à une autre faculté, vous pouvez déposer votre travail avec l’accord du/de la professeur·e ayant supervisé votre travail. Veuillez-vous adresser au Secrétariat de votre section, pour plus de détails.
Dès la création de votre profil dans People-EPFL, vous pouvez accéder à Infoscience en utilisant vos identifiants Tequila. Lors de votre première connexion, il vous est demandé d’accepter les conditions d’utilisation.
Vos droits dans Infoscience (lecture, dépôt, édition… ) sont paramétrés selon votre statut à l’EPFL. N’hésitez pas à contacter l’équipe Infoscience pour tout renseignement : [email protected]
Dès que que votre nouvelle affiliation s’affiche sur votre page People-EPFL, elle se répercute dans votre profil Infoscience. Vos futures publications seront automatiquement liées à votre nouveau laboratoire/unité.
Vous pouvez ajouter à votre profil Infoscience les différentes formes de votre nom, telles qu’elles sont susceptibles d’apparaître dans vos publications. Vous permettrez ainsi à Infoscience de regrouper l’ensemble de vos publications. Pour en savoir plus, consultez la page Gérer mon profil Infoscience.
Dans la dernière version d’Infoscience, cette responsabilité revient au/à la responsable de l’unité ou du laboratoire, qui peut supprimer l’affiliation d’une publication qui a été rattachée à son laboratoire. Il lui est possible de déléguer cette tâche à la personne de son choix. Pour en savoir plus, consultez la page Gérer la page de mon labo/unité
Vos publications seront conservées dans Infoscience, la plateforme institutionnelle EPFL.
Vous avez la possibilité de les exporter sous différents formats vers la plateforme de votre nouvelle institution.
■ Gérer mes publications
Veuillez-vous référer à la page Aide dédiée aux types de document.
Vous trouverez toutes les informations utiles sur la page Conseils pour le dépôt de vos fichiers (nommage, formats, versions).
Vous pouvez déposer des documents de taille maximale de 5 Go par fichier.
Si vous déposez plusieurs fichiers avec le même niveau d’accès et de licence, privilégiez un téléchargement unique, via un fichier zip (Go max).
Vous pouvez soumettre des documents composés avec LaTeX. Veuillez vérifier que le code est correctement saisi.
Ces termes font référence aux 3 états d’une publication, selon son avancement dans le cycle de publication scientifique.
Par exemple pour un article :
– manuscrit d’article soumis à l’éditeur avant relecture par les pairs (version soumise – preprint) ;
– article évalué par les pairs, accepté pour publication dans une revue et corrigé par l’auteur pour répondre aux demandes des relecteurs (version acceptée – postprint) ;
– article accepté par une revue, relu par les pairs, corrigé par l’auteur, et mis en forme par l’éditeur pour être publié (version finale publiée).
La Bibliothèque de l’EPFL attribue de façon automatique et systématique un DOI à chaque thèse de doctorat EPFL. Ce n’est pas le cas pour les autres documents, qui souvent reçoivent déjà un DOI de la part des éditeurs.
Il vous est possible de demander l’attribution d’un DOI pour votre publication à l’équipe Infoscience.
Pour en savoir plus sur les conditions d’attribution, référez-vous à la page Obtenir un identifiant (Handle, DOI, ISBN).
Ajouter votre identifiant ORCID permet de compléter vos publications dans Infoscience depuis votre profil ORCID, et vice-versa.
Si vous possédez un identifiant ORCID, vous devez l’associer au préalable avoir lié votre profil EPFL à votre profil ORCID en utilisant le service ORCID integration at EPFL, pour qu’il soit ensuite ajouté automatiquement à votre profil Infoscience. Pour en savoir plus, voir page correspondante.
Affichez la notice concernée et sélectionnez l’option “créer une nouvelle version” : le formulaire vous permet de sélectionner un autre type de document dans le bloc “Type” puis validez votre saisie. La nouvelle version écrase la précédente et emprunte à nouveau le workflow de validation. Les anciennes versions restent accessibles dans l’historique de la notice.
En qualité d’auteur.trice de la publication, vous pouvez demander une correction depuis le menu « Demander une correction ». Modifiez les champs selon vos souhaits et cliquez sur Déposer.
Le traitement des corrections se fera ensuite par l’équipe Infoscience.
Les dépôts ne peuvent pas être supprimés d’Infoscience, une fois que ces derniers ont été acceptés et publiés.
L’équipe Infoscience peut exceptionnellement restreindre ou supprimer l’accès aux œuvres déposées en cas de :
- violation des droits d’auteur,
- violation des directives EPFL sur l’intégrité scientifique,
- violation des obligations de confidentialité,
- retrait par l’éditeur.
Si vous souhaitez supprimer un dépôt, merci de transmettre votre demande à [email protected]
Infoscience vous informe de potentiels doublons au moment d’un nouveau dépôt, vous aurez alors la possibilité de confirmer le doublon et d’abandonner le dépôt en cours ou bien de le rejeter en indiquant un commentaire qui sera adressé à l’équipe Infoscience pour analyse.
Si vous constatez des doublons au fil de votre navigation, n’hésitez pas à les signaler à [email protected].
Vous avez la possibilité de créer une nouvelle version de votre précédent dépôt.
La version publiée sera alors la version officielle diffusée, le preprint restera accessible via l’historique des versions (visible dans le Menu Voir toutes les métadonnées (vue technique) .
Dans le formulaire de dépôt, vous pouvez utiliser la section “Ressources liées” pour établir une relation entre deux références.
Vous trouverez des conseils dans la page Utiliser le formulaire de dépôt.
Il est fortement recommandé de mentioner les financements obtenus, dans le formulaire de dépôt, utilisez la section “Financements/Bailleur de fonds” et complétez les informations.
Vous trouverez des conseils dans la page Utiliser le formulaire de dépôt.
Vous pouvez vous référer à la page Créer/Modifier mes listes de publications.
Vous pouvez vous référer à la page Créer/Modifier mes listes de publications.
■ Diffusion
Conformément à la LEX n° 3.5.1 (politique de libre accès de l’EPFL), « les auteurs EPFL doivent impérativement déposer toutes leurs publications dans l’archive institutionnelle Infoscience et en donner l’accès en respectant les conditions imposées par les éditeurs. Ce dépôt doit se faire au plus tard 6 mois après la date de publication selon le principe du Green Open Access ».
De nombreux financeurs, dont le FNS, imposent le libre accès aux résultats des projets financés.
Infoscience permet aux auteurs EPFL de se conformer aux exigences Open Science de l’institution et des bailleurs de fonds, en diffusant légalement leurs publications et autres productions académiques (Green Open Access).
La plateforme Infoscience vous informe sur les politiques Open Access des revues et des éditeurs/ISSN. Les données, issues de Sherpa Romeo, vous permettent de déterminer quelle version de votre publication vous pouvez déposer et si des restrictions de diffusion (embargo) s’appliquent.
Ouvrez la notice correspondante et cliquez sur le menu «Demander une correction». Effectuez vos modifications puis enregistrer ces dernières en cliquant sur Déposer.
Le traitement des corrections se fera ensuite par l’équipe Infoscience.
L’embargo désigne la période pendant laquelle le full-text d’une publication ne peut être rendu accessible au public : pendant ce laps de temps, l’éditeur détient le monopole de sa diffusion. Si l’éditeur impose une période d’embargo, vous avez la liberté de déposer votre fichier dans Infoscience quand bon vous semble en le plaçant sous embargo, en précisant sa durée.
Les références bibliographiques seront recherchables et consultables, mais le fichier ne sera accessible qu’à l’expiration du délai fixé.
Chaque publication déposée dans Infoscience fait l’objet d’une vérification rigoureuse des données bibliographiques et des droits d’auteur, réalisée par l’équipe Infoscience, avant diffusion.
L’équipe vérifie en premier lieu que la notice répond aux critères requis pour le dépôt dans Infoscience. Si ces conditions ne sont pas remplies (au moins un Auteur affilié à l’EPFL, publication non déjà présente dans Infoscience), la notice ne peut pas être acceptée et sera supprimée. Pour plus de détails, vous pouvez vous référer à la Charte, à la licence de dépôt et aux conditions d’utilisation.
En cas de doute, l’équipe mettra la publication en attente dans votre tableau de bord et vous enverra un e-mail avec une demande d’information. Vous avez alors la possibilité de :
- corriger ou compléter la notice, puis la soumettre à nouveau.
- répondre aux questions de l’équipe, en répondant à l’e-mail.
Une fois la notice complète et corrigée, elle pourra être acceptée pour publication sur la plateforme.
Infoscience vous permet, en tant qu’enseignant, de diffuser en Open Access des ressources pédagogiques et du matériel d’enseignement, sous réserve qu’ils soient libres de droits de tiers.
En tant que responsable d’unité (ou son/sa délégué.e), vous avez la possibilité de modifier les affiliations des publications pour l’unité/laboratoire relevant de votre responsabilité.
Pour plus d’informations, référez-vous à la page Gérer la page de mon unité/laboratoire
De façon générale, si l’un.e ou plusieurs des auteur.trices de la publication sont affiliés à votre laboratoire/unité, le rattachement est établi automatiquement.
Vous avez néanmoins la possibilité d’ajouter votre laboratoire à une notice, en soumettant une demande de correction. Vous pouvez vous référer à la page Déposer une publication/ Mettre à jour une notice publiée.
Notez que le responsable du laboratoire (ou son·sa délégué·e) peut éventuellement retirer cette affiliation. Voir la page Gérer la page de mon unité/laboratoire.
■ Recherche et consultation
Ce dépôt est en cours de validation par l’Équipe Infoscience, avant mise en ligne. Il sera visible et accessible dès que les vérifications bibliographiques auront été effectuées.
Note : durant le processus de validation vos notices sont visibles en tant que “Draft” dans la page “vos dépôts”.
Infoscience est alimentée :
- d’une part, via les dépôts manuels effectués par les auteurs eux-mêmes (auto-archivage) ;
- et d’autre part via des imports depuis des sources internes (IS-ACADEMIA par exemple) et externes à l’EPFL (bases de données bibliographiques et autres plateformes).
Il appartient à chaque auteur de vérifier l’exhaustivité du signalement de ses publications et, si nécessaire, de le compléter manuellement.
Cette situation s’explique par des considérations juridiques telles que les restrictions du droit d’auteur, les contrats avec les éditeurs et les clauses de confidentialité (notamment dans le cadre de partenariats industriels).
Infoscience est régulièrement “moissonné” par Google Scholar, qui reprend les publications des auteurs EPFL.
Par ailleurs, les profils des auteurs Infoscience contiennent un lien vers leur profil Google Scholar.