Directives voyages EPFL et Commission voyages

Voyage

Deux nouvelles directives pour l’organisation de voyages professionnels responsables (LEX 5.6.2) et de voyages estudiantins responsables (LEX 5.6.3) sont entrées en vigueur en janvier 2023. Elles visent à réduire l’impact climatique de l’École tout en garantissant un niveau élevé de services à la communauté EPFL.

Parallèlement, l’École a instauré la Commission voyages, entité visant à définir procédures et conditions de voyages à l’EPFL ainsi qu’à valider demandes d’exception et voyages dans les pays à risques.

En 2019, plus de 20’000 vols ont été effectués par l’ensemble de la communauté EPFL, générant environ 16’609 tonnes de CO2-eq. Les voyages académiques sont ainsi la première source d’émissions quantifiées de l’École (35%), devant l’énergie (34%) et l’alimentation (13%).

Afin d’atteindre l’objectif de l’administration fédérale visant à réduire de 30% les émissions carbone des voyages d’ici 2030 (réf. 2019), l’EPFL a ainsi adopté de nouvelles directives voyages, entrées en vigueur en janvier 2023 :

Les principales mesures

  • Toute réservation de vols en avion organisés et/ou payés par l’EPFL doit être effectuée par le biais exclusif de l’agence de voyages centrale. Kuoni Business Travel (DERTOUR Suisse AG) est également le canal d’achat recommandé pour la réservation d’hébergements, de voitures de location et pour l’obtention de documents de voyages.
  • Les prestations d’assistance internationale ont été élargies et étendues à l’ensemble de la communauté EPFL dans le respect du devoir de diligence.
  • Tout voyage depuis un des campus EPFL jusqu’à sa destination finale doit être effectué en train si la durée totale du déplacement est inférieure à six heures. La liste prédéfinie des destinations à atteindre en train fait foi (LEX 5.6.2, annexe I).
  • Pour les voyages professionnels en avion de moins de six heures, seules les classes Economy ou Economy+ sont autorisées. Au-delà des six heures, les classes économiques sont fortement recommandées. La classe First est interdite.
  • Les vols directs et les compagnies aériennes les plus efficientes en matière de CO2 sont réservés en priorité.
  • Les vols entre villes suisses ne sont pas autorisés y compris en cas de correspondance ;
  • De nouvelles réductions à l’achat d’abonnements de transports publics ont été introduites et élargies à tout le personnel (y compris PhD, stagiaires et apprenti·es).
  • L’utilisation de véhicules privés à des fins professionnelles est limitée aux cas d’exception.
  • Une contribution climatique interne alimentant un fonds en faveur du climat et de la durabilité sera introduite à partir du 1er janvier 2025.

Une révision partielle des directives est prévue fin 2023 afin de préciser les procédures de réservation via la nouvelle agence de voyages centrale, ainsi qu’à définir les cas d’exception aux règles édictées.

Commission voyages EPFL

La Commission voyages a comme missions de:

  • Définir le contenu et accompagner la mise en œuvre des directives voyages ;
  • Valider les demandes d’exception et les voyages dans les pays à risques ;
  • Choisir les fournisseurs de prestations de voyages et améliorer en continu les services proposés à la communauté EPFL ;
  • Définir et simplifier les procédures de réservation de voyages ;
  • Effectuer un bilan financier et environnemental des voyages à l’EPFL.

Veuillez noter que la Commission voyages ne s’occupe pas des questions en lien avec le remboursement des frais professionnels.

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