Outil de réservation en ligne

Afin d’optimiser la réservation des voyages académiques, les membres de la communauté EPFL ayant une de demande de déplacement validée ont accès à l’«Outil de réservation en ligne» (OBT) permettant de réserver des voyages «simples» en avion, des nuits d’hôtel ou des voitures de location. L’OBT est paramétré en conformité avec les Directives voyages de l’EPFL.

Ci-dessous vous trouverez quelques indications sur l’utilisation de l’OBT.

Pour des explications «pas à pas», veuillez vous référer au Guide Utilisateur → Guide d’utilisateur OBT (PDF, 700 kB)

Des session de formations d’une heure sont programmées aux dates ci-dessous. D’autres dates suivront pour janvier 2025. Veuillez consulter la page ultérieurement.

Une Permanence voyage est mise en place tous les mardis de 11h à 12h et jeudis de 14h à 15h via Zoom du 1er octobre au 19 décembre 2024 (sauf le 15. et 17.10) pour tout renseignement ou problèmes aux Directives voyages EPFL ou aux procédures de réservation.

Avant toute réservation de voyages en avion ou comprenant au moins une nuit d’hôtel, il faut créer une demande de déplacement et un décompte de frais via l’outil «Notes de Frais». Il faut ensuite la faire valider par son supérieur hiérarchique (ou en auto validation).

Vous ne pouvez pas réserver un vol
ni avec l’OBT ni avec l’agence de voyage
si vous n’avez pas la demande de déplacement VALIDÉE.

La connexion se fait via la plateforme sesame.epfl.ch avec la tuile dédiée dans le menu «Notes de Frais»

Vous pouvez accéder à l’outil de réservation en ligne, uniquement si:

  • Vous avez une demande de déplacement (DD) validée ou
  • Si vous êtes une ou un « organisateur de voyage »

Dans le menu en haut à droite de la page, sous votre nom, cliquez sur «Mon profil utilisateur». Remplissez ad minima les informations demandées sous:

  • Préférences personnelles : vous pouvez, entre autres, changer la langue de l’outil (FR / EN). L’anglais est sélectionné par défaut à la première connexion
  • Données personnelles : renseignez votre prénom et nom (tels qu’ils sont écrits dans votre passeport). Ces données seront utilisées pour émettre les documents de voyage. Elles doivent donc être identiques au document d’identité.
  • Remplir les autres informations demandées.

Pour pouvoir faire une réservation pour une autre personne, il faut en premier lieu que vous ayez reçu l’accréditation «Notes de frais – Organiser des voyages» dans le système ACCRED de l’EPFL.

Vous recevrez le statut de «Travel arranger» (coordinateur ou coordinatrice de voyage) dans l’OBT.

L’OBT permet de réserver, en ligne, des voyages «simples» en avion, des nuits d’hôtel ou des voitures de location.

De plus, l’OBT vous offre la possibilité d’accéder aux liens pour le train, soit sur le Webshop CFF pour des billets de trains nationaux, soit au site «Trainline» pour des réservations de billets de trains internationaux.

Pour les voyages nécessitant des exceptions aux LEX ou des trajets avec plusieurs transferts et/ou stops, il est nécessaire de contacter directement l’agence de voyages.

Il n’est pas possible de réserver un voyage pour une personne externe via l’OBT. il est nécessaire de contacter directement l’agence de voyages.

En cas de modification ou d’annulation d’un voyage réservé par l’outil de réservation en ligne, vous devez contacter l’agence de voyages directement. Cela ne peut pas se faire en ligne.

Seuls les trajets «simples» peuvent être réservés avec l’OBT. Pour les voyages nécessitant des exceptions aux LEX, des ajouts de personnes extérieures à l’EPFL, ou des trajets avec plusieurs transferts et/ou stops, il sera nécessaire de contacter directement l’agence de voyages.

Puis suivez la marche à suivre du chapitre 4 du Guide utilisateur (PDF, 700kB).

Pour rappel :

  • Passer par l’Agence de voyages de l’EPFL ou l’OBT pour réserver des vols en avion est obligatoire.
  • La classe économique ou classe économique + est obligatoire pour les vols de moins de 6 heures.
  • Les vols entre villes suisses ne sont pas autorisés, y compris pour une escale lors d’un vol long-courrier.
  • Pour les voyages dont la durée est inférieure à 6 heures en train, la réservation d’un vol en avion est impossible. La liste des destinations est identifiée dans l’annexe de la LEX 5.6.2.
  • Pour tout voyage dans une région à risque extrême (niveaux 4 et 5), le voyageur doit, au préalable, demander une validation à la Commission voyages de l’EPFL.

La carte AirPlus de l’EPFL est insérée automatiquement dans le système comme moyen de payement. Le déplacement réservé sera facturé à l’EPFL via la demande de déplacement.