![Etapes à suivre pour organiser un événement à l'EPFL: Définir un événement, Aides et astuces, Soumettre une demande.](https://www.epfl.ch/campus/services/events/wp-content/uploads/2022/07/Info-Mains_V0-Finale-1536x864.png)
Etapes à suivre pour organiser un événement à l'EPFL: Définir un événement, Aides et astuces, Soumettre une demande.
Définir un événement
Quelle typologie?
Différents moyens sont à disposition pour réserver une simple salle de réunion sans support logistique (aménagement, nettoyages, restauration, signalétique, etc.).
Le SAC gère le calendrier académique (occupation des salles de cours et auditoires en période de cours) ainsi que les demandes telles que :
- Les séances et réunions internes entre collaborateurs et doctorants de l’EPFL
- Les cours internes
- Les soutenances de thèse
- Les séances de réponses aux questions
- Les séminaires sur plusieurs semaines dont les participants sont internes à l’EPFL
- Les talks, les présentations internes
- Les demandes des délégué.e.s de classe
Des salles de réunion peuvent être mises à disposition à l’interne de chaque faculté.
• Service audiovisuel (SAVE)
• Service Reprographie
Réunion de travail | Meeting | AG
A savoir
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A faire
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Délai minimum de soumission |
Soumettre une demande |
Horaire |
Documents à fournir |
Maximum de personnes |
A savoir
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A faire
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Délai minimum de soumission |
Soumettre une demande |
Horaire |
Documents à fournir |
Maximum de personnes |
A savoir
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A faire
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Délai minimum de soumission |
Soumettre une demande |
Horaire |
Documents à fournir |
Maximum de personnes |
Planification Maximum trois apéritifs par semaine, mais pas les vendredis ou les week-ends |
Particularités
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A savoir
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A faire
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Délai minimum de soumission |
Soumettre une demande |
Horaire |
Documents à fournir |
Maximum de personnes |
Planification Selon le calendrier des manifestations sur le campus. La date doit être confirmée par MEV. |
Particularités
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A savoir
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A faire
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Délais minimum de soumission |
Soumettre une demande |
Horaire |
Documents à fournir |
Maximum de personnes |
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Particularités Musique autorisée |
A savoir
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A faire
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Délais de soumission Du 1er au 30 avril, pour le semestre suivant |
Soumettre une demande |
Horaire |
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Maximum de personnes Sans consommation d’alcool Avec consommation d’alcool |
Planification Peut avoir lieu toutes les deux semaines (hors période de révisons ou d’examens) |
Définition Type festif et/ou ouvert au public externe (soirée dansante, activités sportives, avec consommation d’alcool) |
(Scientastic, Sysmic, Artiphys, Balélec, Sat Rocks, Portes ouvertes EPFL, …)
A savoir
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A faire
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Délais de soumission |
Soumettre une demande |
Horaire |
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Maximum de personnes |
Planification Peut avoir lieu toutes les deux semaines (hors période d’examens ou de révisions). |
Définition Type festif et/ou ouvert au public externe (soirée dansante, portes ouvertes, activités sportives, avec consommation d’alcool…) |
Quand le planifier?
Période | Date | Réservations | Remarques |
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Révisions | du Lundi 3 juin au dimanche 16 juin 2024 | Dates sous conditions | |
Examens été | Lundi 17 juin au dimanche 7 juillet 2024 | non disponible | |
Semestre automne | Lundi 9 septembre au dimanche 22 décembre 2024 | Dates non ouvertes à la réservation | En attente des horaires de cours – Début août 2024 |
Révisions hiver | Lundi 23 décembre au dimanche 12 janvier 2025 | Dates sous conditions | |
Examens hiver | Lundi 13 janvier au dimanche 2 février 2025 | non disponible | |
Semestre de printemps | Lundi 17 février au dimanche 1er juin 2025 | Dates non ouvertes à la réservation avant début janvier 2025 | En attente des horaires de cours – Début janvier 2025 |
Les permanences sont suspendues durant la période estivale et reprendront dès le jeudi 15 août.
En cas de question merci de faire parvenir un e-mail à [email protected]
Qui peut l’organiser?
- Le personnel scientifique ainsi qu’administratif des facultés et services généraux, dans le cadre des missions de l’Ecole: enseignement, recherche et innovation
- Les associations estudiantines reconnues par l’EPFL
- Des entreprises externes, sous réserve de certaines conditions
Comment l’organiser?
Restauration, communication et durabilité: toutes les informations à avoir pour organiser un événement dans les moindres détails!
Formulaire Events, documents et règlements: toutes les démarches à faire pour soumettre une demande d’événement.
Informations spécifiques concernant les associations reconnues par l’EPFL.