L’utilisation des locaux et espaces du campus dans le cadre d’activités associatives requiert certaines spécificités en matière de technique, d’intendance et de précautions. Celles-ci sont détaillées sur cette page dédié.
Technique
Les affiches suivantes devront être imprimées et posées dans les bâtiments alentours à la manifestation au minimum 1 semaines avant :
- Le détail des horaires de fermeture des bâtiments alentour dont la fermeture a été définie par le SIS.
- Inaccessibilité des casiers en CE et CM pour une soirée concert à la SPO.
- Inaccessibilité de places de parc ou parc à vélos éventuellement.
Securité
Les affiches suivantes devront être imprimées et posées dans les bâtiments alentours à la manifestation au minimum 1 semaines avant :
- Le détail des horaires de fermeture des bâtiments alentour dont la fermeture a été définie par le SIS.
- Inaccessibilité des casiers en CE et CM pour une soirée concert à la SPO.
- Inaccessibilité de places de parc ou parc à vélos éventuellement.
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Sur tous les bars :
- Liste des prix des boissons et des quantités validées par MEV,
- Affiche A4 avec uniquement les 3 softs choisis à 3dl et au prix inférieur à l’alcool la moins cher,
- L’affiche de la Polouest des âges légaux pour la consommation d’alcool
- Mise en garde que le son peut atteindre les 100dBs par heure (soirées concerts uniquement),
- Locaux non-fumeur,
- Vestiaires gratuits.
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Pour toute utilisation d’un clark, le conducteur devra être au bénéfice d’un permis pour clark.
Vous pouvez effectuer votre demande de réservation pour un clark et d’un cariste auprès de l’association Balélec via le formulaire http://services.balelec.ch/clark.php .
Le véhicule sera automatiquement réservé par Balélec auprès du concierge.
Si une machine est prévue, elle devra être soumise à autorisation auprès du SIS. Le comité d’organisation doit communiquer au SIS le modèle et le type de liquide utilisé.
Attention : Aucun test ne devra être effectué sans l’accord du SIS en raison des détections feu qui doivent être éteintes.
Les machines à fumée ainsi que les fumigènes sont interdites
Lors de grandes soirées (par exemple PolyNite, Sysmic, Satrocks, Artiphys, Balélec etc…), le SIS peut effectuer la fermeture de certains bâtiments. Dans ces cas-là, Le comité d’organisation doit avertir les usagers des bâtiments en posant des affiches indiquant clairement les horaires de fermeture, sur toutes les entrées sur tous les niveaux des bâtiments concernés.
Pour les utilisateurs de certains bâtiments, un courriel sera envoyé par Le comité d’organisation la semaine de la manifestation en indiquant une adresse e-mail de contact et un numéro de contact.
Intendance
- Bornes camipro, écrans TV, Téléphones
Ces éléments à protéger et à camoufler durant la soirée concerts ou dansantes. Des housses sont disponibles auprès du guichet de l’Accueil-Informations dans le bâtiment CM. - Déplacement des imprimantes
Lors de grosses soirées, les imprimantes doivent être déplacées hors du périmètre de la manifestation par un concierge uniquement. MEV informera le responsable des concierges, M. Denis Monney qui fera le nécessaire. - Protection des sols
Les sols des salles de prémix doivent être recouverts d’une protection imperméable et d’une moquette toutes deux ignifugées (ou moins inflammables) validées par le SIS. Le comité d’organisation doit également protéger l’espace les murs autour de la préparation des boissons. Les salles plates, n’ayant pas de protection au sol devront obligatoirement être nettoyées par une entreprise professionnelle.
Bâtiment SG : Tous les murs et poteaux doivent également être protégés jusqu’à une hauteur de 2m au minimum.
Le concierge du bâtiment concerné par l’événement est à contacter pour l’état des lieux.
Le comité d’organisation doit prendre contact avec le concierge du bâtiment concerné par la manifestation et fixer l’horaire de l’état des lieux d’entrée et de sortie.
Voici ci-après les points à discuter :
- Effectuer un tour des lieux ensemble
- Voir les emplacements du mobilier emprunté et du matériel mis à disposition
- Convenir de la mise à disposition des clés nécessaires (local de rangement du savon, papier essuie- main etc…)
- Manipulation, déplacement et rangement du mobilier
- Nettoyage du mobilier (Tout mobilier emprunté doit être remis à sa place nettoyé)
- Tri des déchets
- Mise à disposition de Containers et de bennes
- Mesure de sécurité sur les quais de chargement (par ex. au SG)
- Changement éventuel d’une serrure
- Sacs poubelles, rouleaux papier ménage et papier main, papier WC ou savon main
Le comité d’organisation est responsable de prendre bonne note auprès du concierge de l’emplacement exact du mobilier ainsi que de la façon de le ranger. Dans le cas où le mobilier serait rendu sale, mal rangé ou autre, nous nous permettrons de mandater l’entreprise ISS, à vos frais, afin qu’elle effectue les nettoyages complémentaires. Tout mobilier cassé vous sera facturé au prix d’achat.
Pour tout stationnement « hors zone » lors des livraisons, prière de prendre contact avec Mme Pascaline Di Maggio @ [email protected] ou au 021 693 50 38. Dans le cas où votre demande est acceptée, elle avisera l’entreprise de sécurité en place sur site.
Les locaux doivent être restitués propres et en parfait état. Ceci inclut le nettoyage des surfaces et des équipements utilisés, ainsi que le rangement approprié du mobilier.
Les halls principaux doivent être nettoyés par une entreprise professionnelle. Cette prestation est mandatée à l’entreprise ISS et est à la charge des organisateurs.
Le nettoyage des couloirs, extérieurs et sanitaires, peuvent être effectués par vos soins. Par contre, dans le cas où les lieux ne seraient pas restitués en l’état, l’entreprise ISS effectuera le nettoyage aux frais du comité.
Prévoir une rencontre avec ISS afin de déterminer les coûts des nettoyages nécessaires. Pour tous vos échanges de courriels avec ISS, merci de mettre M. Denis Monney (Chef conciergerie) en copie.
A titre indicatif voici une estimation d’heure de nettoyage donnée par ISS.
Version moyennement sale
Hall SG et zone – 2h00 de travail
Foyer SG et zone – 2h00 de travail
Atrium BC– 2h00 de travail
Salle Polyvalente – 03h00 de travail
Hall SV et zone – 2h00 de travail
Hall CO niv 1 – 2h00 de travail
Hall ELA 1– 1h00 de travail
Hall MED – 2h00 de travail
Hall MX – 1h00 de travail
Version sale
Hall SG et zone – 4h00 de travail
Foyer SG et zone – 4h00 de travail
Atrium BC– 4h00 de travail
Salle Polyvalente – 05h00 de travail
Hall SV et zone – 3h00 de travail
Hall CO niv 1 – 3h00 de travail
Hall ELA 1– 2h00 de travail
Hall MED – 3h00 de travail
Hall MX – 2h00 de travai
Notes importantes
Le comité d’organisation est responsable de l’état des extérieurs et des bâtiments alentour à la manifestation et sont donc également responsables de remettre en ordre ces espaces, y compris le chemin menant jusqu’au TSOL lorsqu’il s’agit d’un concert par exemple.
Gestion éconologique avec le service déchetterie & rudologie:
Durant la manifestation, effectuer un ramassage régulier des déchets à l’extérieur.
Les gros déchets aux abords de la manifestation devront également être évacués lors des rangements.
https://www.epfl.ch/campus/associations/fr/les-ressources-et-outils-a-votre-%20disposition/
Pour toute confection, cuisson, distribution ou manipulation de manipulation de nourriture ou aliments une attestation de suivi du cours “les bases de l’hygiène alimentaire” est obligatoire.
Contrôler les dates des cours bien en avance afin de prévoir un cours avant votre événement
La personne du comité en possession de l’attestation est responsable.
Les vestiaires proposés doivent être gratuits.
Des affiches devront être posées aux vestiaires dans les emplacements visibles avec l’information suivante :
Le comité d’organiation se décharge de toute responsabilité en cas de vols ou de dommages causés sur les effets déposés et leurs contenus ».
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