Organiser un événement

Étapes, délais, règlements… toutes les informations à connaître pour organiser un événement à l’EPFL!

Mediacom Événements (MEV) est le support de service chargé de l’organisation des événements sur le campus et responsable de leur gestion. Cette entité établit un lien entre l’École, la communauté, ainsi que les entreprises et entités externes. Elle assure également la coordination des validations et des autorisations avec les autres services, en effectuant un suivi des demandes et en vérifiant que le cadre et les conditions d’organisation des événements sont respectés.

Qui peut organiser un événement?

• La communauté EPFL selon la typologie de l’événement 
• Les associations estudiantines reconnues par l’EPFL
• Les entreprises externes (SwissTech Convention Center)

Comment organiser un événement en bref?

1. Identifier la typologie de l’événement
   
2. Définir une date selon l’agenda et les délais de soumission du dossier
3. Consulter les règlements et préparer la logistique
4. Rédiger un dossier de présentation avec tous les documents demandés
5. Soumettre une demande via le formulaire “Events” sur ServiceNow
6. Suivi du dossier par Mediacom Evénements entre les services et supports concernés
7. Validations des différents supports, services et du programme logistique
8. Envoi du programme logistique de l’événement

Typologie d’événements

Définir la typologie d’un événement (réunion, apéritif, stand, etc.)

Agenda, délais et planification

Quand planifier un événement et quand soumettre une demande.

Formulaire “EVENTS”

Soumettre une demande d’événement