Processus, quotas et délais

Cette page présente de manière schématique le processus, le principe des quotas, ainsi que les dates fixant les délais impératifs à connaître.

Pour garantir un soutien et un accompagnement de qualité dans l’organisation de vos événements associatifs, des règles spécifiques ont été établies. Il est crucial de prendre connaissance de ces règles avant de soumettre vos demandes. Celles-ci incluent les types d’événements autorisés, les conditions à respecter, ainsi que les délais nécessaires pour le traitement des demandes sur le campus. Veuillez consulter ces directives attentivement pour assurer le bon déroulement et la conformité de vos événements festifs.

Processus en bref

Agenda de validation des événements soumis à quotas

• 11 novembre 2024
  Réunion de la commission Événements pour statuer sur les dossiers reçus (planification, image de l’École, sécurité, finances, etc.).
• 14 novembre 2024
  Envoi par courriel des réponses aux associations d’étudiants et mise en ligne du calendrier événementiel festif.
• Du 22 au 28 novembre 2024
  Les associations ont la possibilité d’échanger les dates d’événements de même catégorie avec d’autres associations.
• 29 novembre 2024 à minuit
  Clôture des changements de dates et validation finale du calendrier événementiel festif.

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Quotas

Pour assurer une répartition équitable des ressources et des locaux de l’Ecole, tout en préservant les ressources humaines et matérielles, un système de quotas est en place. Ce système limite le nombre d’événements qu’une association peut organiser sur une période donnée, garantissant ainsi un accès juste et équilibré. Toutes les typologies d’événements: lien

Événement Majeur (EM)
Peut avoir lieu toutes les deux semaines, mais pas de manière consécutive (hors période d’examens ou de révisions).

Grand Événement (GE)
Peut avoir lieu une fois par semaine, la semaine où un Événement Majeur n’est pas planifié, ou chaque semaine si aucun Événement Majeur n’est prévu dans le créneau des deux semaines (hors période de révisions ou d’examens) concerné.

Apéritifs Standards
Maximum trois apéritifs par semaine, mais pas les vendredis ou les week-ends.

La planification des événements se fait de manière globale, en tenant compte de chaque période de l’année. Une vue d’ensemble est prise en considération pour organiser tout événement sur le campus.

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Délais

Délais pour événements majeurs (EM) Délais pour grands événements (GE) Délais pour apéritifs standards