Bouclement mensuel
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| Délai | «À faire» | Qui est concerné? |
| Pendant le mois | Les unités transmettent régulièrement toutes les factures fournisseurs approuvées dans un délai de 4 jours après réception au service de comptabilité
Les unités émettent les factures débiteurs internes et externes régulièrement via le portail Sésame. Les responsables d’unité contrôlent les transactions et soldes des fonds mensuellement et transmettent les éventuelles corrections d’écritures au service de comptabilité. |
Toutes les unités de l’EPFL |
| * 05 de chaque mois suivant | Dernier délai pour les unités pour transmettre les factures fournisseurs, note de frais et factures débiteurs au service de comptabilité. | Toutes les unités de l’EPFL |
| * 10 de chaque mois suivant | Le service de comptabilité enregistre les dernières factures fournisseurs, note de frais et factures débiteurs. | Le service de comptabilité |
| * 11 de chaque mois suivant | Le service de comptabilité procède à la clôture de la comptabilité fournisseurs, débiteurs, immobilisations et de la comptabilité générale : dès ce moment, il n’est plus possible de passer une transaction sur le mois clôturé. | Le service de comptabilité |
| * 12 de chaque mois suivant | Reporting des projets des fonds de tiers du mois. | Le service de contrôle de gestion |
| * le calendrier exact des dates de bouclement | ||
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Les factures fournisseurs
Chaque unité doit faire parvenir au service de comptabilité (jusqu’au 5 de chaque mois suivant le mois à clôturer) toutes les factures fournisseurs et les notes de frais concernant le mois à clôturer.
Pour les factures dépassant CHF 10’000 par mois, il est conseillé de contacter les fournisseurs pour leur demander une facture mensuelle qui doit parvenir au début du mois suivant la livraison de la prestation.
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Les factures débiteurs
Les factures débiteurs concernant les prestations livrées à vos clients internes et externes durant le mois à clôturer, ainsi que les factures de contributions des bailleurs de fonds doivent être transmises au service de comptabilité jusqu’à la fin du mois (30/31).
La mise à jour des revenus, l’exactitude de la situation financière des fonds et le suivi des encaissements dépendent de la vitesse avec laquelle les factures sont émises.
Contact
Pour nous faire part de vos questions ou suggestions, contacter Martin Schlatter:
Martin Schlatter
+41 21 69 32136
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