Inventaire

Le processus d’inventaire permet de répertorier les biens durables appartenant à l’EPFL, de les localiser et d’assurer le suivi de leurs mouvements, dans le but de garantir un meilleur partage des biens au sein de l’école, une bonne planification du renouvellement des équipements et d’éviter des achats à double. Rôles et responsabilités, matériel à inventorier, seuils obligatoires, cas particuliers, application inventaire, formations ou encore contacts, retrouvez, ci-dessous, toutes les informations dont vous avez besoin.

Application inventaire

L’application inventaire est disponible au travers du portail sesame

Accéder à l’application

Contrôle d’inventaire

Retrouvez ici les instructions et informations utiles pour le contrôle d’inventaire

Chiffres clés

51.500

Équipements (appartenant à différentes catégories)

970 millions

Valeur d’acquisition totale

Êtes-vous concerné·e?

Tous les collaboratrices et collaborateurs de l’EPFL sont concerné·es par le processus d’inventaire.

À quoi sert l’inventaire?

Le processus de gestion de l’inventaire permet notamment:

D’assurer la localisation des biens.
D’augmenter la possibilité de partage des équipements.
D’optimiser l’utilisation des ressources financières.
De diminuer les risques de vol.
De faciliter l’établissement des budgets de renouvellement des équipements dans les laboratoires.
De répondre efficacement aux exigences légales.

Rôles et responsabilités

Vous êtes en charge de la tenue de l’inventaire de votre unité et de la qualité des données enregistrées.
Vous nommez le-la correspondant·e d’inventaire qui sera ensuite accrédité·e pour exercer sa fonction.
Vous validez le contrôle d’inventaire.
Vous validez toute demande de sortie et de transfert de l’inventaire d’un équipement provenant du-de la Correspondant·e d’inventaire.

Vous assurez le suivi de la mise à l’inventaire, des mouvements et des sorties d’équipements de l’inventaire de votre unité.
Vous effectuez le contrôle d’inventaire de votre unité que vous faites ensuite valider par le-la Responsable d’unité.
Vous traitez toute demande en lien avec l’inventaire de votre unité.

La VPF organise et supervise le suivi du processus inventaire de l’EPFL.
Le Responsable Inventaire EPFL est Bruno Riccini.

Il est chargé de la formation des correspondant·es d’inventaire.
Il assure l’évolution du système d’information.
Il planifie les campagnes de vérifications de l’inventaire de l’École.
Il est responsable de la qualité du suivi de la base de données inventaires EPFL.
Il produit les statistiques à l’attention des différent·es responsables (unités, instituts, services, Facultés et Vice-présidences).

Matériel à inventorier

La mise à l’inventaire concerne les équipements achetés, reçus gratuitement ainsi que les constructions propres. Les équipements susmentionnés en location ou en prêt pour une période supérieure à un an sont également concernés par l’inventaire.

Les machines et équipements scientifiques
Les machines et équipements IT (sauf équipements IT privés), audiovisuel et reprographie
Les véhicules
Les machines-outils
Les équipements d’intendance et le mobilier
Les infrastructures techniques et scientifiques
Les logiciels achetés ou développés en interne
Les œuvres d’art
Les équipements CFC3 acquis lors de travaux de construction ou de rénovation des bâtiments
Les droits d’utilisation

Les terrains et les bâtiments appartenant à la Confédération
Les brevets, copyright et licences
Les téléphones mobiles ne sont pas mentionnés dans la directive inventaire, car ils font l’objet d’une directive séparée (LEX 7.3.1).

Seuils obligatoires
Le seuil minimum pour inventorier un équipement a été modifié afin d’harmoniser le seuil de mise à l’inventaire avec celui de l’activation des biens (inscription des biens à l’actif du bilan qui sont ensuite amortis).

Pour les autres seuils
Se référer à la directive (LEX 5.9.1) pour plus de détails.

Précisions générales

Celle-ci correspond au montant de la commande d’achat, respectivement au montant facturé si celui-ci est différent. Les éventuels rabais, frais d’installation, de livraison, de douane et de TVA doivent être pris en compte dans la valeur de l’équipement.

Les règles pour les achats et lots et pour les équipements composés de plusieurs biens ont été précisées dans la directive inventaire (LEX 5.9.1).

Dans le cas où une pièce de valeur supérieure ou égale à CHF 10’000 est changée sur un équipement, et que cette pièce augmente la valeur de l’équipement ou modifie sa durée de vie, alors le Responsable inventaire École doit être contacté pour convenir du traitement spécifique.

Dans le cas d’une grande révision d’un équipement (c’est-à-dire sir la révision qui coûte plus de CHF 100’000, en excluant les services courants), le Responsable Inventaire École doit également être contacté.

Si la valeur du stock dépasse CHF 100’000 la valorisation du stock doit être effectuée une fois par année et être communiquée au Service de comptabilité.

La sortie d’inventaire

Souvent négligée, la sortie d’inventaire est pourtant une étape cruciale dans le processus. Si la création d’une fiche d’inventaire est, en effet, un réflexe pour de nombreux collaborateurs, le suivi à postériori des équipements – jusqu’à leur potentielle sortie – est tout aussi important afin de maîtriser le patrimoine de l’EPFL.

Se référer à la directive (LEX 5.9.1) pour avoir accès aux étapes en détail.

Le recensement annuel des autorisations (droits) d’inventaire

Chaque année, la VPF réalise une vérification des autorisations (droits) de gestion d’inventaire, offrant ainsi une série d’avantages cruciaux, en plus de répondre à une exigence essentielle de l’établissement:

Maintien de la conformité : Un recensement annuel garantit que les autorisations de gestion d’inventaire sont conformes aux politiques et aux réglementations en vigueur, évitant ainsi les risques de non-conformité.
Contrôle des accès : Il permet de vérifier et de mettre à jour les autorisations des utilisateurs, assurant ainsi que seules les personnes autorisées ont accès aux systèmes d’inventaire et aux données sensibles.
Sécurité renforcée : En identifiant les autorisations obsolètes ou non autorisées, le recensement contribue à renforcer la sécurité en réduisant les risques d’accès non autorisés et de violations de données.
Meilleure gestion des risques : En identifiant les lacunes et les failles potentielles dans les autorisations, le recensement permet de prendre des mesures correctives pour réduire les risques de fraude, de perte ou de mauvaise gestion des actifs.
Auditabilité améliorée : Un recensement régulier des autorisations facilite les audits internes et externes en fournissant une documentation à jour sur les droits d’accès et les contrôles de sécurité.
Conformité aux normes : Il aide l’Ecole à se conformer aux normes et aux meilleures pratiques en matière de gestion des accès et de contrôle des données, ce qui renforce sa réputation et sa crédibilité.
Identification des besoins en formation : En identifiant les lacunes dans les compétences et les connaissances des utilisateurs, le recensement permet d’identifier les besoins en formation et de fournir une formation ciblée pour améliorer la compétence et la conformité des utilisateurs.

En résumé, un recensement annuel des autorisations de gestion d’inventaire offre à l’EPFL des avantages significatifs en termes de conformité, de sécurité, d’efficacité opérationnelle et de gestion des risques.

Plateforme d’échange

La plateforme d’échange permet aux unités de l’EPFL de mettre à disposition des autres unités de l’École certaines catégories d’équipement encore utilisables et qui, en cas d’intérêt, seront réaffectées à l’unité qui en fait la demande.

Après 2 mois de publication d’un équipement sur la plateforme d’échange sans manifestation d’intérêt interne à l’EPFL, l’équipement sera publié sur cette page web et consultable librement. La priorité sera donnée aux institutions publiques suisses.

Liste des équipements disponibles