Cartes de crédit d’achat

1. Nommez un·e gestionnaire de carte de crédit d’achat (en principe la ou le gestionnaire d’unité) ainsi qu’une remplaçante ou un remplaçant.
2. Définissez les instructions d’application et les responsabilités garantissant le respect des règles au sein de votre unité. Si les règles décrites dans la LEX 5.4.1 suffisent, ces instructions ne sont pas nécessaires.

Vous devez disposer des compétences de signatures requises selon le Règlement financier de l’EPFL pour assumer les tâches et les responsabilités suivantes :

1. Effectuer l’ensemble des achats autorisés en vertu du tableau des canaux d’achat et des moyens de paiement.
2. Vous assurer que la carte de crédit d’achat est conservée en un lieu sécurisé sous clé.
3. En cas de contestation d’un montant ou d’une transaction, remplir le formulaire de contestation en ligne dès que possible

4. Dans les 20 jours dès réception dans Sésame, assigner à chaque position du décompte mensuel (facture) les informations comptables nécessaires et valider la facture.

5. Documenter chaque transaction d’achat, et dans l’ordre des lignes de facture, à l’aide d’un justificatif et regrouper tous les justificatifs dans un seul fichier en format PDF à joindre à la pièce comptable.
   Utiliser à cet effet la fonction “Combiner les fichiers” d’Adobe Acrobat.
   Si un document justificatif était manquant, le mentionner clairement en insérant un commentaire.
6. En cas d’absence supérieure à trois semaines, organiser le remplacement de telle façon qu’il puisse être assuré aisément.
7. Communiquer tout changement de gestionnaire à l’émetteur de la carte de crédit selon la procédure.

1. Pour effectuer des achats ou valider le décompte mensuel, vous devez disposer des droits d’achats < CHF 5’000 dans votre unité. Pour le reste, les obligations sont identiques à la ou le gestionnaire de carte de crédit.

La carte de crédit d’achat doit être conservée sous clé.

• Les données de la carte de crédit ne peuvent être transmises que sur un site sécurisé.
• Exception faite des communications avec l’agence de voyages de l’EPFL, les données de la carte de crédit ne peuvent pas être transmises par téléphone, e-mail ou tout autre message électronique et finalement par papier.

• Aucune commande ne doit être effectuée par carte de crédit à partir d’ordinateurs ou de centres de calcul d’accès public.
• Si aucune autre solution n’existe, le cache du navigateur doit être vidé après déconnexion.

Des mesures, allant du rappel des règles à respecter au retrait de la carte de crédit, sont prises en cas d’opérations non conformes, notamment pour les cas suivants:

• Usage abusif de la carte de crédit;
• Non-respect des règles de fonctionnement et achats non autorisés.

1. Il effectue la commande de nouvelles cartes de crédit d’achat.
2. Il valide la commande des cartes de crédit individuelles et les désactive 30 jours avant la fin des rapports de travail.
3. Il contrôle la conformité des transactions par sondages et documente les contrôles effectués.
4. Il s’assure du bon respect de la présente directive et prend les mesures adéquates.

L’unité concernée assume entièrement les dommages financiers découlant d’absence de livraison de biens ou de services achetés, de fraude ou de l’utilisation non conforme de la carte de crédit.