Cartes de crédit d’achat

• Faire la demande préalable auprès du responsable financier de votre Faculté.
• Désigner un remplaçant en cas d’absence du gestionnaire principal de la carte de crédit.
• Avoir les compétences de signatures requises selon le Règlement des compétences et droits de signature de l’EPFL.
• Justifier un besoin réel.

Le gestionnaire d’une carte de crédit d’achat prend les engagements formels suivants :

• Ce moyen de paiement ne peut pas se substituer aux canaux d’achat obligatoires de l’EPFL
• N’effectuer que des transactions à caractère professionnel
• Ne pas utiliser la carte dans des commerces comme une carte personnelle
• Faire approuver les transactions mensuelles (« Rapport des dépenses ») par le responsable du centre financier ou la personne déléguée
• Joindre tous les justificatifs nécessaires et expliquant toutes les positions du décompte mensuel (contestations,…)
• Utiliser les comptes budgétaires corrects
• Cocher la case REVISE dès que les informations comptables ont été indiquées

En plus des points mentionnés dans la check-liste disponible sur le site du Service de Comptabilité, vous trouverez ci-dessous les points de contrôle principaux garantissant la qualité des données et le respect des délais :

• Délais impératifs à respecter même en l’absence de la gestionnaire de la carte
• Ma remplaçante est-elle suffisamment formée pour gérer seule le bouclement mensuel relatif à la carte de crédit ?
• Ma remplaçante dispose-t-elle des codes d’accès à SDG2 ?

• Cocher la case « révisé » à la fin de l’imputation.

Cette procédure est nécessaire pour permettre au Service de Comptabilité d’effectuer le déchargement des données dans SAP

• Le «rapport des dépenses » doit être signé par la gestionnaire de carte de crédit ou une autre personne qui détient les droits de signature.
• Joindre le relevé original de Mastercard.
• Joindre tous les justificatifs originaux.

• Dans SDG2, remplir si possible la zone « description de la dépense ». Cette information simplifie le contrôle.
• Dans SDG2, indiquer le n° de la demande voyage dans le champ « DV ». Si la dépense n’est pas liée à un voyage, il faut inscrire 999
• Numéroter les transactions et en reporter le n° sur les justificatifs (quand ceux-ci sont supérieurs à 10).
• Mentionner sur le «rapport des dépenses » s’il manque un justificatif.

• De justificatifs isolés. Veuillez indiquer à quelle carte de crédit ils se rapportent.
• Du décompte mensuel y compris les justificatifs. Veuillez les envoyer au SF dans une enveloppe séparée afin d’éviter d’éventuels mélanges de documents.
• Ne pas agrafer les documents car ils sont ensuite scannés.

Echéances des cartes de crédit

Nous vous invitons à parcourir ces deux documents pour de plus amples informations:

Directives sur l’utilisation des cartes de crédit à l’EPFL

Guide utilisateur carte de crédit d’achat Mastercard

Pour les personnes étant déjà titulaires d’une carte de crédit d’achat, nous mettons à votre disposition, une liste de points à contrôler et de document à soumettre mensuellement afin de vous faciliter la tâche et limiter le risque d’erreur.

En cas de changement de gestionnaire de la carte de crédit ou de changement d’adresse, merci de remplir ce document

Lorsqu’une ligne de transaction présente les cas suivants :

• Le montant ne correspond pas à votre commande
• Le fournisseur vous est inconnu
• Aucunes des pièces justificatives en attente ne correspond

Vous devez :

• Imputer la dépense normalement dans SDG2
• Prendre contact avec le fournisseur concerné pour connaître la raison du prélèvement, vous avez un délai de 30 jours à partir de la date du relevé mensuel papier pour contester une dépense.

Si la première démarche n’est pas concluante il vous faudra envoyer un fax à VISECA/Mastercard au n° 044 200 84 06 dans les 30 jours à partir de la date du relevé papier en utilisant le formulaire mis à disposition.

Le montant vous sera alors recrédité et devra être imputé sur le même fonds que la dépense contestée.