Principes généraux : ce qu’il faut savoir
La directive relative à l’utilisation des cartes de crédit à l’EPFL (LEX 5.4.1) s’applique à toutes les unités et personnes détenant une carte de crédit individuelle EPFL.
- Les responsables d’unité ont le droit d’obtenir une carte de crédit individuelle (droit “CCC” associé à son rôle dans Accred).
- Les responsables d’unité peuvent octroyer une telle carte à toute personne de leur unité voyageant régulièrement et au bénéfice d’un contrat de travail EPFL avec un taux d’activité de 50% et plus.
- Ce moyen de paiement est destiné exclusivement aux achats des frais de voyage et associés autorisés de moins de CHF 5’000 par transaction.
Il ne remplace pas les canaux d’achat obligatoires ou privilégiés de même que les moyens de paiement. - Le retrait d’argent n’est possible ni en Suisse ni à l’étranger.
Vous détenez une carte de crédit d’achat pour votre unité ? Consultez cette page pour plus d’information concernant ce type de carte.
.
Détenteur·trice d’une carte de crédit individuelle?
- Utilisez votre carte uniquement pour l’achat des frais liés à vos voyages et dépenses associées autorisées pour le compte de l’EPFL (Tableau des canaux d’achat et moyen de paiement).
- Respectez les dispositions de la Directive relative aux au remboursement des frais professionnels (LEX 5.6.1).
- Dans le cas où vous avez utilisé par erreur votre carte pour des frais d’ordre privé, vous devez les déclarer comme tels dans le décompte de frais. Ces derniers sont déduits de la somme à rembourser. Si ces frais excèdent le montant à rembourser, ils seront déduits de votre prochain salaire.
- Documentez les dépenses dès le premier franc à l’aide d’un justificatif ; le cas échéant, des précisions doivent être apportées.
- Les justificatifs originaux sont conservés jusqu’à la clôture du décompte de frais.
- Pour vous simplifier le travail ainsi que celui de l’organisatrice ou de l’organisateur de voyage, utilisez l’application Mes déplacements et frais d’EPFL Campus.
- Ne transmettez pas votre carte ou ses codes d’accès à une tierce personne.
- Installez l’application VisecaOne sur votre smartphone afin d’assurer le suivi de vos dépenses et de détecter rapidement une éventuelle fraude.
- Soumettez les transactions litigieuses et les changements de données de base directement à l’émetteur de la carte de crédit individuelle.
- Toutes les transactions effectuées à l’aide des cartes de crédit individuelles sont remontées automatiquement dans l’outil de décompte de frais tous les jours.
- Chaque détenteur·trice assigne les dépenses au décompte de frais concerné. Elles sont ensuite comptabilisées quand le décompte a été validé.
L’utilisation des cartes de crédit est limitée aux transactions publiées dans le tableau des canaux d’achat et moyens de paiement officiels.
Selon la LEX 5.6.2, les billets d’avion sont à n’acheter qu’auprès de l’agence de voyage EPFL.
La limite mensuelle par carte de crédit individuelle est de CHF 10’000.
.
Règles de sécurité
- Le numéro, la date d’échéance ainsi que le code CVV ne doivent pas être divulgués à des tiers et ne doivent en aucun cas être reproduits sur un autre support.
- Les données de la carte de crédit ne peuvent être transmises que sur un site sécurisé.
- Exception faite des communications avec l’agence de voyages EPFL, les données de la carte de crédit ne peuvent pas être transmises par téléphone, e-mail ou tout autre message électronique et finalement par papier.
- Aucune commande ne doit être effectuée par carte de crédit à partir d’ordinateurs ou de centres de calcul d’accès public.
- Si aucune autre solution n’existe, le cache du navigateur doit être vidé après déconnexion.
Informations disponibles sur le site Viseca.
Conséquences en cas d’opérations non conformes?
Des mesures, allant du rappel des règles à respecter au retrait de la carte de crédit, sont prises en cas d’opérations non conformes, notamment pour les cas suivants:
- Achat individuel supérieur au plafond fixé (CHF 5’000 par transaction).
- Usage abusif de la carte de crédit par des personnes non autorisées.
- Non-respect des règles de fonctionnement.
.
Qui est responsable en cas de dommage?
L’unité concernée assume entièrement les dommages financiers déroulants de fraude ou de l’utilisation non conforme de la carte de crédit.
.
Liens utiles
LEX 5.4.1 – Directive concernant l’utilisation des cartes de crédit à l’EPFL
LEX 5.6.1 – Directive relative au remboursement des frais professionnels
Formulaire de contestation Viseca Card
Document: Tableau des canaux d’achat et des moyens de paiement
Article de connaissance: Comment octroyer ou supprimer un droit « Carte de crédit personnelle EPFL »?
Des questions?
Pour nous faire part de vos questions ou suggestions, contacter le support finance: [email protected]