Gestion des absences et du temps de travail

Le systĂšme de gestion des absences et du temps de travail permet aux collaboratrices et collaborateurs sous contrat EPFL d’enregistrer leurs vacances et autres absences, ainsi que leurs Ă©ventuelles heures d’appoint ou heures supplĂ©mentaires, conformĂ©ment aux exigences lĂ©gales et au RĂšglement concernant la gestion du temps de travail (LEX 4.1.4 – RGT).

Le nouveau systĂšme, dĂ©veloppĂ© par Domaine des SystĂšmes d’Informations et les Ressources Humaines, est plus simple et plus automatisĂ© soutenant la flexibilisation du temps de travail, la confiance mutuelle ainsi que la responsabilisation de chacune et chacun. 

La migration vers ce nouveau systÚme se fait par phase. Les populations impactées ont été informées.

Quels sont les principes et rÚgles appliquées?

Principes de base

  • Le systĂšme se base uniquement sur la structure officielle de l’EPFL, avec dĂ©lĂ©gation possible. A titre d’exemple, la ou le responsable d’unitĂ© peut dĂ©lĂ©guer la validation des absences de l’unitĂ© Ă  une ou plusieurs personnes
  • En cas de prestations pour plusieurs unitĂ©s, la planification spĂ©cifique Ă  chacune des unitĂ©s n’existe plus
  • Une saisie unique de chaque information est prĂ©vue avec intĂ©gration des donnĂ©es dans Chronos
  • A dĂ©faut d’enregistrement hebdomadaire, l’horaire contractuel prĂ©dĂ©fini est considĂ©rĂ© comme accompli. Seule une saisie au plus tard en fin du mois suivant est prise en compte (alignement sur le timing Chronos)
  • Une variation de l’horaire de 41h/semaine est possible selon les besoins individuels et du service, sans notification dans le systĂšme (principes de confiance et de flexibilisation du temps de travail)
  • Le systĂšme permet la visibilitĂ© des calendriers Ă  tout le personnel (sans motif). Seuls les responsables d’unitĂ© et dĂ©lĂ©gué·es ainsi que RH peuvent visualiser le dĂ©tail du calendrier. Les jours de tĂ©lĂ©travail seront affichĂ©s.
  • La mise Ă  disposition de rapports dans SĂ©same est automatisĂ©e pour les responsables d’unitĂ© (ex : solde de vacances, heures d’appoints, heures supplĂ©mentaires 
)

Vacances et absences

  • Les vacances et absences de toutes les collaboratrices et collaborateurs sont soumises Ă  validation, au plus tard, au moment oĂč elles sont prises. Pour le corps professoral, il faut se rĂ©fĂ©rer Ă  l’Ordonnance sur le corps professoral des EPF
  • Si le tĂ©lĂ©travail est rĂ©gulier, sur base d’une convention, l’horaire dĂ©fini par jour ou demi-journĂ©e est dĂ©clarĂ© dans le systĂšme
  • Si le tĂ©lĂ©travail est irrĂ©gulier, la notification dans le systĂšme est optionnelle

Heures d’appoint et heures supplĂ©mentaires

  • Les heures d’appoint sont dĂ©clarĂ©es par semaine et plafonnĂ©es Ă  45h/semaine
  • Au-delĂ  de 45h, ce sont des heures supplĂ©mentaires qui doivent ĂȘtre autorisĂ©es ou ordonnĂ©es en amont par la ou le responsable d’unitĂ© ou dĂ©lĂ©gué·es et dĂ©clarĂ©es par semaine. Il y a un enregistrement automatique en heures supplĂ©mentaires et une demande de validation via un workflow
  • Les rĂ©cupĂ©rations des heures d’appoint et heures supplĂ©mentaires sont Ă  dĂ©clarer par semaine et Ă  valider par la ou le responsable d’unitĂ© ou dĂ©lĂ©gué·es via un workflow

Temps partiel

  • Les personnes Ă  temps partiel peuvent saisir leur prĂ©sence hebdomadaire jusqu’au quart de journĂ©e.
  • Seuls les jours fĂ©riĂ©s coĂŻncidant avec un jour habituellement travaillĂ© sont dus.

Comment accĂ©der au systĂšme?

Via Sesame: Tuile ‘Mes absences’

Quelles absences devez-vous enregistrer ? 

Toutes les absences, doivent ĂȘtre enregistrĂ©es dans le systĂšme et certains types d’absence sont soumis Ă  validation de votre responsable d’unitĂ© ou dĂ©lĂ©gué·es.

Pour plus d’informations 

Besoin d’aide ?

Vous pouvez contacter le ServiceDesk ([email protected]) qui se tient volontiers Ă  votre disposition. Â