Accès
Oui, dans ce cas, veuillez sélectionner “Basculer vers le tableau plus récent ” en haut à droite de votre fenêtre:
Une fois que vous l’aurez fait, vous accéderez toujours à la nouvelle interface qui correspond aux captures d’écran des tutoriels:
Non, mais on peut mettre plusieurs assitant·es. Les accès sont identiques.
Par défaut le système n’affiche que les 10 premières demandes de recrutement, mais vous pouvez choisir d’en afficher 25, ou simplement afficher les demandes de recrutement par ordre antichronologique.
Seule l’équipe RH a accès à cette modification. Cependant, vous aurez un accès en lecture seule à l’onglet Publication de Postes dans la demande de recrutement spécifique où vous pourrez vérifier cette information.
Vous pouvez accéder aux commentaires des autres membres du comité de recrutement sous le profil de la ou du candidat·e, dans l’onglet Commentaires (à côté de CV et Documents).
Nous recommandons de publier dans une seule langue car avoir les annonces en deux langues peut prêter à confusion pour les candidat·es. De plus, quand les candidat·es se connectent sur la page carrières en anglais ou en français, elles et ils voient de toute façon tous les poste, quelle que soit leur langue de publication.
Oui. Le système crée les demandes de recrutement selon votre langue de connexion. Vous pouvez soit vous connecter en anglais, Paramètres > Changer de langue:
soit créer la demande de recrutement en français, ajouter l’anglais, le définir comme langue par défaut et décocher le français:
Vous devez vous connecter au VPN pour avoir accès à tous les postes, internes et externes. Sur notre site carrières, vous verrez l’indication “site carrières interne” en haut à droite si vous êtes bien connecté·e:
Ensuite, assurez vous de postuler avec votre email EPFL. Si vous postulez avec un courriel externe, le système ne vous reconnaîtra pas comme employé·e.
Les rapports et les tableaux de bord sont une fonctionnalité sur laquelle nous travaillons actuellement et qui devrait être disponible prochainement.
Processus
Le nouveau module de recrutement inclura tous les postes (à l’exception des professeur·es).
Les doctorant·es pourront également inclus, mais à un stade ultérieur cette année.
Les stagiaires ne sont pas inclus·es (La règlementation pour le personnel temporaire est disponible ici)
Une fois que la demande de recrutement a été envoyée pour approbation et publication aux RH, vous ne pourrez plus la modifier. Si vous souhaitez modifier la demande de recrutement veuillez contacter votre assitant·e RH (ARH).
Oui, le système envoie une notification groupée (si vous avez demandé plusieurs publication, vous aurez un seul email) chaque nuit à la ou au au responsable de recrutement et à l’assistant·e de recrutement.
Le système propose une expérience de candidature simplifiée et rapide. Ainsi, les candidat·es sont invité·es à ne joindre que leur CV et leur lettre de motivation initialement. Le but est d’encourager le plus de candidatures possible et de réduire le nombre d’abandon de candidature entre la consultation d’une annonce et la postulation. Alternativement, les personnes qui candidatent peuvent combiner leur CV et tout autre document requis en un seul fichier PDF dans la section “CV (et autres documents requis)”. Une fois leur candidature soumise, un compte leur est créé, leur permettant de joindre des documents et certificats supplémentaires si nécessaire. Les responsables du recrutement et leurs assistant·es peuvent utiliser le modèle d’e-mail « Documents supplémentaires », disponible dans le module recrutement, pour demander des informations ou des documents supplémentaires.
Non. Le suivi des candidatures doit se faire dans la plateforme. Le système indique très clairement les nouvelles candidatures dans le dashboard.
Une personne doit définir si chaque candidat·e est Top, A, B ou C (généralement la ou le responsable du recrutement ou leur assistant·e). Ceci peut le faire en examinant également les commentaires ajoutés au profil de la ou du candidat·e par les autres membres du comité de recrutement.
Non, le statut doit être modifié manuellement par la ou le responsable du recrutement ou son assistant·e, ou pour certains statuts, par l’équipe des ressources humaines. Les seuls messages automatisés sont ceux qui sont déclenchés lorsqu’un·e candidat·e postule et qui confirment la réception de sa candidature, ainsi que l’e-mail de rejet automatisé envoyé aux candidat·es qui n’ont pas donné la réponse attenue à une question éliminatoire (si celle-ci a été définie au préalable dans la demande de recrutement).
Les deux sont possibles. Cependant, pour des raisons de suivi, en cas d’absence notamment, nous vous recommandons d’utiliser la plateforme pour envoyer des communications aux candidat·es. A noter que la plateforme n’est pas intégrée à Outlook.
Non, ce n’est pas obligatoire. Par contre, il faut tout de même modifier le statut de la candidature dans l’outil pour pouvoir progresses dans le processus.
Le statut « Candidature retirée » est exclusivement géré par le candidat ou la candidate via le portail de recrutement, tandis que les unités et les ressources humaines (RH) peuvent utiliser le statut « Refusé par le ou la candidat·e ».
Pour fermer un poste, il faut aller tout en bas et utiliser le bouton Fermer la demande de recrutement :
Veuillez noter que seule l’équipe RH a accès pour fermer la demande. Vous devez donc faire la demande à votre assistante RH si besoin.
Autres
Non. À l’exception des emails « systèmes » pour la création d’un compte, la réinitialisation d’un mot de passe ou l’email initial de confirmation de postulation, tous les emails déclenchés manuellement dans l’interface d’envoi des emails aux candidat·es seront envoyés avec l’adresse email de la personne qui effectue l’action, que ce soit le responsable du recrutement, son assistant·e ou une personne des RH (ARH/RRH/GRH)
Chaque champ modifiable de l’offre d’emploi est limité à 4 000 caractères, ce qui équivaut à plusieurs pages de contenu. Toutefois, veuillez noter que vous devrez taper l’offre d’emploi ou la copier-coller à partir du bloc-notes (et non de Word) pour vous assurer qu’aucun caractère supplémentaire de mise en forme ne soit compté et ne dépasse la limite de contenu.
Vous pouvez le configurer en cliquant sur l’onglet “Préférences” > “Mes préférences d’affichage”, puis en sélectionnant “Nom, prénom”:
Veuillez déposer un ticket sur [email protected], l’équipe RH pourra alors créer un formulaire à partir de zéro pour votre collaborateur·trice direct·e (veuillez noter que ces formulaires sont généralement créés après leur période d’essai).
Dans ce cas-là, la solution et de cliquer sur le bouton « Télécharger ». Le système utilise une visionneuse en ligne, il s’agit d’un outil tiers qui convertit le CV et la lettre de motivation en images. Il est impossible pour un logiciel de conversion d’implémenter toutes les polices possibles de tous les logiciels de création de documents. Les types de documents visualisables sont : .CSV,.DOC, .DOCX, .GIF, .JPG, .JPEG, .PDF, .PNG, .TXT et donc si c’est dans un autre format le document ne sera pas directement visualisable sur la plateforme.
La plateforme sera disponible jusqu’au 30 septembre 2024 afin que nous puissions finaliser tous les postes ouverts actuellement sur la plateforme.
A partir du 23 avril 2024, toutes les nouvelles demandes d’emploi doivent être créées sur la nouvelle plateforme.
Vous êtes libre de postuler, mais le contrat reste un contrat à durée déterminée, à moins qu’il ne soit rediscuté avec l’unité.
Pour qu’un·e collègue ou autre responsable hiérarchique puisse accéder à la candidature, il faut que cette personne fasse partie du comité de selection lors de la demande de recrutement. Merci de noter que l’envoi de dossiers par email n’est pas autorisé, car cette pratique ne répond pas à la nouvelle LPD.