Gestion des absences et du temps de travail

Le système de gestion des absences et du temps de travail permet aux collaboratrices et collaborateurs sous contrat EPFL d’enregistrer leurs vacances et autres absences, ainsi que leurs éventuelles heures d’appoint ou heures supplémentaires, conformément aux exigences légales et au Règlement concernant la gestion du temps de travail (LEX 4.1.4 – RGT).

Le nouveau système, développé par Domaine des Systèmes d’Informations et les Ressources Humaines, est plus simple et plus automatisé soutenant la flexibilisation du temps de travail, la confiance mutuelle ainsi que la responsabilisation de chacune et chacun. 

La migration vers ce nouveau système se fait par phase. Les populations impactées ont été informées.

Quels sont les principes et règles appliquées?

Principes de base

  • Le système se base uniquement sur la structure officielle de l’EPFL, avec délégation possible. A titre d’exemple, la ou le responsable d’unité peut déléguer la validation des absences de l’unité à une ou plusieurs personnes
  • En cas de prestations pour plusieurs unités, la planification spécifique à chacune des unités n’existe plus
  • Une saisie unique de chaque information est prévue avec intégration des données dans Chronos
  • A défaut d’enregistrement hebdomadaire, l’horaire contractuel prédéfini est considéré comme accompli. Seule une saisie au plus tard en fin du mois suivant est prise en compte (alignement sur le timing Chronos)
  • Une variation de l’horaire de 41h/semaine est possible selon les besoins individuels et du service, sans notification dans le système (principes de confiance et de flexibilisation du temps de travail)
  • Le système permet la visibilité des calendriers à tout le personnel (sans motif). Seuls les responsables d’unité et délégué·es ainsi que RH peuvent visualiser le détail du calendrier. Les jours de télétravail seront affichés.
  • La mise à disposition de rapports dans Sésame est automatisée pour les responsables d’unité (ex : solde de vacances, heures d’appoints, heures supplémentaires …)

Vacances et absences

  • Les vacances et absences de toutes les collaboratrices et collaborateurs sont soumises à validation, au plus tard, au moment où elles sont prises. Pour le corps professoral, il faut se référer à l’Ordonnance sur le corps professoral des EPF
  • Si le télétravail est régulier, sur base d’une convention, l’horaire défini par jour ou demi-journée est déclaré dans le système
  • Si le télétravail est irrégulier, la notification dans le système est optionnelle

Heures d’appoint et heures supplémentaires

  • Les heures d’appoint sont déclarées par semaine et plafonnées à 45h/semaine
  • Au-delà de 45h, ce sont des heures supplémentaires qui doivent être autorisées ou ordonnées en amont par la ou le responsable d’unité ou délégué·es et déclarées par semaine. Il y a un enregistrement automatique en heures supplémentaires et une demande de validation via un workflow
  • Les récupérations des heures d’appoint et heures supplémentaires sont à déclarer par semaine et à valider par la ou le responsable d’unité ou délégué·es via un workflow

Temps partiel

  • Les personnes à temps partiel peuvent saisir leur présence hebdomadaire jusqu’au quart de journée.
  • Seuls les jours fériés coïncidant avec un jour habituellement travaillé sont dus.

Comment accéder au système?

Via Sesame: Tuile ‘Mes absences’

Quelles absences devez-vous enregistrer ? 

Toutes les absences, doivent être enregistrées dans le système et certains types d’absence sont soumis à validation de votre responsable d’unité ou délégué·es.

Pour plus d’informations 

Besoin d’aide ?

Vous pouvez contacter le ServiceDesk ([email protected]) qui se tient volontiers à votre disposition.