Il est de la responsabilité de chaque employé·e, applicable également aux assistant·es doctorant·es et post-doctorant·es, de tenir à jour son compte absences personnel de manière régulière et rigoureuse et d’y saisir toutes ses absences à l’avance ou quand elles se produisent.
La gestion du temps au sein de notre Ecole se base sur le Règlement sur la gestion du temps de travail (LEX 4.1.4) auquel les collaborateur·trices peuvent se référer. Les bases légales sont : Lpers, OPers-EPF, et l’Ordonnance sur le corps professoral des EPF.
Le droit aux vacances naît le 1er janvier et doit être exercé durant l’année civile, en comprenant au minimum deux semaines consécutives par année.
En cas de solde de vacances en fin d’année, vous devez programmer la prise de celui-ci en accord avec votre responsable hiérarchique jusqu’au 30 avril de l’année suivante. Si cela n’a pas été le cas, planifiez rapidement vos vacances en fonction de ce qui suit.
Quel est votre solde de vacances à atteindre d’ici la fin de l’année ?
Si votre solde à la fin de l’année précédente était :
- inférieur ou égal à 10 jours: assurez-vous que votre congé total restant s’approche de zéro, ou est au moins inférieur à 6, avant la fin de cette année.
- compris entre 11 et 25 jours: réduisez votre solde d’au moins la moitié avant la fin de cette année. Exemple : votre solde à fin 2023 était de 22 jours -> assurez-vous que votre solde total à fin 2024 soit égal ou inférieur à 11.
- Compris entre 26 et 49 jours: réduisez votre solde total d’au moins 15 jours avant la fin de cette année. Exemple : votre solde à fin 2023 était de 36 jours -> assurez-vous que votre solde total à fin 2024 soit égal ou inférieur à 21 jours.
- Si supérieur à 50 jours, un plan d’apurement doit être établi, signé d’un commun accord par l’employé·e et son responsable, et retourné à votre équipe RH dédiée (demande du CEPF).
- Si votre contrat arrive à échéance, toutes les vacances doivent être enregistrées et prises avant l’échéance de votre contrat (pour les CDD, tant que la mesure de sortie n’est pas passée, le droit vacances est celui pour toute l’année civile en cours).
Remarque : si vous travaillez à temps partiel, ces règles s’appliquent au prorata de votre taux d’activité.
En dernier recours, l’employeur est en droit d’imposer unilatéralement les vacances en respectant les délais suivants :
- En ce qui concerne le solde de vacances des années antérieures, un délai d’au minimum un mois avant le début de celles-ci.
- En ce qui concerne les vacances de l’année en cours, un délai d’au minimum trois mois avant le début de celles-ci.
Comment consulter votre solde de vacances ?
A. Vérifiez votre solde de vacances dans Sesame (voir le carré rouge dans l’exemple 1 ci-dessous)
Sesame > Mes absences V2 > Soldes
B. Vérifiez vos jours de vacances restants actuels, qui incluent les congés déjà planifiés et acceptés (voir le carré bleu dans l’exemple 1 ci-dessous)
Exemple
Comment vérifier le solde de vacances de vos collaborateur·trices?
Pour vérifier le solde de vacances de votre unité, vous pouvez soit y accéder individuellement via la fonction « on-behalf », soit via le rapport des soldes : Sesame > Mes absences v2 > Soldes > Rapports > Etats des soldes des collaborateur·trices de votre unité.