Permis de séjour et de travail

Tout Ă©tranger travaillant en Suisse doit ĂȘtre titulaire d’un permis de travail ou d’une autorisation valable avant de commencer Ă  travailler et ceci quelle que soit la durĂ©e de l’engagement ou le fait qu’elle soit rĂ©munĂ©rĂ©e ou pas. Sont inclus dans ce pĂ©rimĂštre, le personnel avec contrat et sans contrat.

Ces rĂšgles s’appliquent aux catĂ©gories de personnel :

  • Les assistant·es-doctorant·es
  • Les post-doctorant·es (< 2 ans et > 2 ans)
  • Les collaborateur·trices scientifiques senior
  • Les assistant·es-scientifiques
  • Le personnel IT, ADM, TECH
  • Les professeur·es nommé·es par le CEPF
  • Les hĂŽtes acadĂ©miques / Professeur·es invité·es
  • Le personnel acadĂ©mique temporaire cf rĂšglement (temporaire acadĂ©mique)
  • Le personnel non acadĂ©mique temporaire /stages professionnels cf rĂšglement
    (temporaire non académique)

Seules les Ressources Humaines sont habilitĂ©es Ă  Ă©tablir et/ou prĂ©parer les documents nĂ©cessaires à l’obtention du permis de sĂ©jour et de prise d’emploi auprĂšs des AutoritĂ©s compĂ©tentes et ceux-ci sont fournis par les assistant·es RH de votre facultĂ© pour le personnel sous contrat. Pour le personnel temporaire acadĂ©mique et non acadĂ©mique par les spĂ©cialistes RH.

Pour chacune de ces catégories, vous trouverez des documents de support concernant les permis de séjour et travail :

Les personnes Ă©trangĂšres qui prennent rĂ©sidence en Suisse pour un sĂ©jour supĂ©rieur Ă  3 mois sont tenues d’annoncer leur arrivĂ©e auprĂšs du contrĂŽle des habitants de leur commune de domicile dans les 14 jours suivant l’entrĂ©e en Suisse.

Si vous avez un logement provisoire (hĂŽtel, Airbnb), il faut tout de mĂȘme vous prĂ©senter Ă  la commune afin de lancer le processus pour l’obtention du permis de sĂ©jour et de travail. N’oubliez pas d’annoncer votre changement d’adresse Ă  la commune et Ă  la poste quand vous aurez votre logement dĂ©finitif car vous recevrez votre permis de sĂ©jour par la poste.

Documents gĂ©nĂ©ralement demandĂ©s :

  • Annonce d’arrivĂ©e sur Vaud pour les ressortissants originaires de l’un des pays de l’UE/AELE
  • Rapport d’arrivĂ©e sur Vaud pour les ressortissants originaires d’un Etats tiers (extracommunautaires)
  • Le formulaire de demande d’un titre de sĂ©jour dĂ©livrĂ© par les Ressources Humaines
  • Le passeport ainsi que celui de chaque membre de la famille qui viendra en Suisse ou carte d’identitĂ© selon nationalitĂ©
  • Le certificat de naissance pour les personnes cĂ©libataires ou le certificat de mariage pour les personnes mariĂ©es et les certificats de naissance pour les enfants
  • Le contrat de travail l’EPFL (ou la lettre d’invitation)

Données biométriques

Suite Ă  votre passage au contrĂŽle des habitants, vous recevrez un courrier d’invitation du Service de la Population vous invitant Ă  vous rendre au Centre de biomĂ©trie et des documents d’identitĂ© Ă  Lausanne oĂč vous devrez prendre rendez-vous pour enregistrer vos donnĂ©es biomĂ©triques et finaliser votre permis de sĂ©jour. Le Service de la Population donne toutes les informations nĂ©cessaires (procĂ©dure, prix, etc..) sur ce document. En cas de problĂšmes pour obtenir votre permis de sĂ©jour, n’hĂ©sitez pas Ă  les contacter.

La durĂ©e d’obtention d’un permis de travail est variable. En principe, le dĂ©lai d’obtention est d’environ 2 Ă  3 mois Ă  partir de l’annonce d’arrivĂ©e Ă  la commune.

En attendant de recevoir le permis de sĂ©jour, vous devez demander une attestation de domicile en vue de l’ouverture d’un compte bancaire/postal ou autres formalitĂ©s administratives avant l’émission du permis de rĂ©sidence et travail.

Veuillez consulter la page suivante: Visas

Il existe diffĂ©rents types de permis pour les ressortissants de l’UE/AELE et les ressortissants de pays tiers.

Ressortissants UE/AELERessortissants Etats tiers (ET)
Permis L UE/AELE (autorisation de courte durée)
Séjour inférieur ou égal à 364 jours
Permis L (autorisation de courte durée)
Séjour temporaire et si contingenté max 2 x 12 mois
Permis B UE/AELE (autorisation de séjour)
Séjour supérieur ou égal à 1 an
Permis B (autorisation de séjour)
Séjour temporaire ou contingenté
Permis C UE/AELE (autorisation d’établissement)Permis C (autorisation d’établissement)
Permis Ci UE/AELE (autorisation de séjour avec activité lucrative)
Procédure selon les cantons
Le permis Ci n’autorise pas à travailler dans une entreprise autre que les organisations intergouvernementales sauf si accord particulier. Le changement d’emploi ou de profession est soumis à une demande d’autorisation pour permettre la prise d’emploi.
Permis Ci (autorisation de séjour avec activité lucrative pour les internationaux)
Procédure selon les cantons
Le permis Ci n’autorise pas à travailler dans une entreprise autre que les organisations intergouvernementales sauf si accord particulier. Le changement d’emploi ou de profession est soumis à une demande d’autorisation pour permettre la prise d’emploi.
Permis G UE/AELE (autorisation frontaliĂšre)
– MobilitĂ© professionnelle et gĂ©ographique dans toute la Suisse.
– Plus de zones frontaliĂšres.
– Retour au moins une fois par semaine ou tous les jours au domicile Ă  l’étranger.
– ValiditĂ© du permis : 5 ans si contrat de durĂ©e indĂ©terminĂ©e ou supĂ©rieure Ă  un 1 an. Si le contrat est pour une durĂ©e infĂ©rieure Ă  1 an et supĂ©rieure Ă  3 mois, la durĂ©e du permis correspond Ă  celle du contrat.
Croatie : obtention possible si les dispositions transitoires spĂ©cifiques sont remplies (zones frontaliĂšres et restrictions relatives au marchĂ© du travail)
Permis G (autorisation frontaliĂšre)
Obtention du permis G Ă  condition de disposer d’un droit de sĂ©jour durable dans un pays voisin de la Suisse et habiter depuis au moins 6 mois dans la zone frontaliĂšre voisine. De plus, les prescriptions du marchĂ© du travail doivent ĂȘtre respectĂ©es.
– Retour au moins une fois par semaine au domicile Ă  l’étranger.
– ValiditĂ© du permis : 1 an et celui-ci est valable que pour la zone frontaliĂšre du canton qui a dĂ©livrĂ© l’autorisation. Permis soumis Ă  autorisation si changement d’emploi ou de profession.
Permis F (pour Ă©trangers admis provisoirement)
Permis N (pour requĂ©rants d‘asile)
Permis S (protection provisoire aux personnes à protéger)
Ressortissants UE/AELERessortissants Etats tiers (ET)
Pas d’assentiment de travail.
Mobilité géographique et professionnelle dans toute la Suisse.
La personne s’annoncera Ă  sa nouvelle commune de domicile pour procĂ©der au changement de permis.
Particularités :
a)    Si une personne ET est mariĂ©e avec une personne Suisse ou UE, celle-ci bĂ©nĂ©ficie de la mobilitĂ© = pas d’assentiment Ă  faire.
A l’engagement si la personne Ă©trangĂšre va rĂ©sider dans un canton diffĂ©rent que celui de son lieu de travail, il faut faire une dĂ©marche pour l’obtention d’un assentiment de travail auprĂšs des autoritĂ©s cantonales oĂč se dĂ©roule l’activitĂ© si le point a) n’est pas rempli.

Le permis de séjour et de travail est généralement délivré pour une année ou pour la période correspondant à la durée du séjour annoncé.

La personne titulaire d’un permis qui arrive Ă  Ă©chĂ©ance reçoit, en principe, une convocation au domicile environ 4 Ă  6 semaines avant l’échĂ©ance avec la procĂ©dure Ă  suivre.

Pour les renouvellements de permis de travail :

  • sous contrat, s’il est nĂ©cessaire de renouveler le permis de travail lors de la prolongation du contrat de travail, en principe l’assistant.e RH envoie Ă  l’employĂ©.e par mail le formulaire de demande de prolongation Ă  transmettre Ă  la commune de domicile et si la personne reçoit l’avis de fin de validitĂ© elle le complĂšte et le fait signer aux RH qui vĂ©rifient la partie rĂ©servĂ©e Ă  l’employeur
  • sans contrat, soit le personnel temporaire acadĂ©mique pour les catĂ©gories suivantes : (valorisation de master, professeur.e invitĂ©.e et hĂŽte acadĂ©mique, post-doc boursier – sans complĂ©ment EPFL) ainsi que le non acadĂ©mique pour les stages professionnels, s’adresser aux spĂ©cialistes RH Ă  l’adresse email : [email protected].

Si vous devez sortir de Suisse et que vous n’avez pas encore reçu votre permis de travail et de sĂ©jour, adressez-vous auprĂšs du Service de la population (Division Ă©trangers) pour demander un visa de retour qui vous le fournira en principe le jour mĂȘme de votre passage si les conditions d’obtention sont remplies.

Depuis l’introduction de la Loi sur les Ă©trangers et l’intĂ©gration (LEI) en janvier 2019, des dispositions mettent notamment l’accent sur la nĂ©cessitĂ© d’intĂ©gration des Ă©trangers et en particulier sur la connaissance de la langue parlĂ©e au lieu de domicile.

Ainsi, dans un certain nombre de cas, un niveau minimum de maßtrise de la langue (le français dans le canton de Vaud) est désormais demandé.

Une exigence linguistique a Ă©tĂ© introduite :

  • Pour ĂȘtre autorisĂ© Ă  rejoindre son conjoint ou partenaire en Suisse dans le cadre d’un regroupement familial

Cette nouvelle exigence ne s’applique pas aux EuropĂ©ens bĂ©nĂ©ficiant de la libre circulation des personnes, ressortissants de l’Union europĂ©enne et de l’Association europĂ©enne de libre Ă©change (UE et AELE). Elle ne s’applique pas non plus aux Professeur.es, qui bĂ©nĂ©ficient d’un permis C dĂšs leur entrĂ©e, ainsi que leur conjoints (mariĂ©) et enfants de moins de 12 ans entrĂ©s en Suisse par regroupement familial.

  • Pour obtenir un permis d’établissement (permis C) 

DĂšs le 1er mai 2023, seules les personnes ressortissantes d’un Etat francophone ou ayant suivi leur scolaritĂ© et/ou des Ă©tudes en français sont dispensĂ©es de l’attestation de la langue FIDE.

NB : les personnes qui sont actuellement titulaires d’un permis C ne sont pas concernĂ©es par les exigences linguistiques.

Lien vers la page « Transformation d’un permis B en permis C Â»

  • Pour ĂȘtre autorisĂ© Ă  rester en Suisse aprĂšs la dissolution du mariage quand le titre de sĂ©jour est liĂ© Ă  un regroupement familial

Le niveau de français requis varie selon les situations.

Document niveaux de compĂ©tences linguistiques exigĂ©es selon le statut (PDF, 174 Ko))

Dans ces cas, une attestation du niveau de langue doit ĂȘtre jointe au dossier de demande (voir liste des documents selon chaque type de demande d’autorisation).

Pour rejoindre en Suisse un conjoint également étranger, des conditions nouvelles de logement sont demandées.

Source: https://www.vd.ch/themes/population/population-etrangere/entree-et-sejour/loi-sur-les-etrangers-et-lintegration-lei/

Bases légales:

Si vous vivez lĂ©galement en Suisse depuis 5 ou 10 ans, vous pouvez, Ă  certaines conditions, obtenir une autorisation d’établissement (permis C).

Consultez les informations figurant sur le site du Service de la population.

Pour les ressortissants de l’UE/AELE, l’autorisation de sĂ©jour ou d’établissement UE/AELE est valable pour l’ensemble du territoire suisse. Cependant, son titulaire est tenu d’annoncer son changement de domicile auprĂšs de sa commune de dĂ©part ainsi que de sa commune d’arrivĂ©e.

Consultez les informations figurant sur les sites des cantons concernĂ©s (pour le canton de Vaud : site du Service de la Population).

Pour les ressortissants de pays tiers :

L’étranger qui souhaite dĂ©placer son lieu de rĂ©sidence, en provenance d’un autre canton, sur le canton de Vaud doit prĂ©alablement solliciter l’autorisation du Service de la population. Le mĂȘme principe s’applique pour tous les cantons.

DĂ©finition

Personne employĂ©e par l’EPFL au bĂ©nĂ©fice d’un contrat de droit public qui est dĂ©tachĂ©e Ă  l’étranger pour une durĂ©e dĂ©terminĂ©e et dont le retour Ă  l’EPFL est prĂ©vu au terme du dĂ©tachement.

Condition : avoir sĂ©journĂ© au minimum 3 mois en Suisse avant le dĂ©tachement (ĂȘtre en possession d’un titre de rĂ©sidence en Suisse et ĂȘtre au bĂ©nĂ©fice d’une assurance maladie LAMAL).

1. Art. 50 OASA – RĂ©admission aprĂšs une absence de Suisse pour des motifs professionnels

  • L’administrĂ© a sĂ©journĂ© provisoirement Ă  l’Ă©tranger pour le compte de son employeur ou Ă  des fins de perfectionnement professionnel
  • L’autoritĂ© de police des Ă©trangers a donnĂ© l’assurance Ă  l’administrĂ© qu’il pourrait revenir en Suisse
  • La durĂ©e de l’absence n’excĂšde pas 4 ans

1.1 Pour les ressortissants UE/AELE au bĂ©nĂ©fice d’un permis B :

  • Pas de restriction pour la conservation du permis pour une pĂ©riode de dĂ©tachement jusqu’à 6 mois pour autant que ces collaborateurs sous contrat EPFL gardent leur ‘centre d’intĂ©rĂȘt’ en Suisse.
  • Lorsqu’il sĂ©journe pendant plus de 6 mois Ă  l’étranger sans dĂ©clarer son dĂ©part de Suisse (extinction automatique) (art. 61 al. 2 LEI).

En cas de retour aprĂšs l’extinction de l’autorisation de sĂ©jour, l’étranger est considĂ©rĂ© comme un nouvel arrivant. NĂ©anmoins, la LEI prĂ©voit un rĂ©gime spĂ©cial visant Ă  faciliter la rĂ©admission en Suisse d’étrangers qui ont Ă©tĂ© titulaires d’une autorisation de sĂ©jour. Les art. 49-51 OASA prĂ©cisent les conditions d’admission dans ce cas de figure en opĂ©rant une distinction selon le motif du sĂ©jour Ă  l’étranger.

1.2 Pour les ressortissants UE/AELE au bĂ©nĂ©fice d’un permis C :

  • Pas de restriction pour la conservation du permis pour une pĂ©riode de dĂ©tachement jusqu’à 6 mois pour autant que ces collaborateurs sous contrat EPFL gardent leur ‘centre d’intĂ©rĂȘt’ en Suisse.
  • Si >6 mois par annĂ©e, il faut effectuer une demande pour autorisation d’absence au SPOP**, pour garantie du retour. Cette autorisation permet de suspendre le permis pendant une pĂ©riode de maximum 4 ans et de le rĂ©activer au retour du collaborateur.

1.3 Pour les ressortissants Etats tiers (ET) au bĂ©nĂ©fice d’un permis B :

  • Pas de restriction pour la conservation du permis si le permis est valable pour toute la pĂ©riode de l’absence du dĂ©tachement pour une durĂ©e jusqu’à 6 mois pour autant que ces collaborateurs sous contrat EPFL gardent leur ‘centre d’intĂ©rĂȘt’ en Suisse.
  • Si >6 mois par annĂ©e, il faut effectuer une demande pour autorisation d’absence au SPOP**, pour garantie du retour et obtenir une copie de l’assurance dĂ©livrĂ©e au moment de quitter la Suisse par l’autoritĂ© de police des Ă©trangers garantissant que l’administrĂ© pourrait revenir en Suisse.

Permis de travail et de sĂ©jour dans le pays d’accueil

Il incombe au collaborateur de se renseigner sur la nĂ©cessitĂ© d’un permis de sĂ©jour dans le pays d’accueil. Nous recommandons qu’il contacte l’Ă©tablissement d’accueil Ă  l’Ă©tranger Ă  cet Ă©gard.

Lien général du SPOP pour informations complémentaires : https://www.vd.ch/themes/population/population-etrangere/entree-et-sejour/etats-tiers/sejour-relatif-a-la-readmission-detrangers-en-suisse-retour-en-suisse

Retour en Suisse : https://www.vd.ch/themes/population/population-etrangere/entree-et-sejour/union-europeenne/retour-en-suisse-apres-une-absence-a-letranger

Dans le mois qui prĂ©cĂšde votre dĂ©part de Suisse, il faut obligatoirement annoncer votre dĂ©part Ă  votre commune de domicile via le site internet de l’administration communale ou en se prĂ©sentant personnellement.

RĂ©admission

La rĂ©admission en Suisse aprĂšs un sĂ©jour Ă  l’Ă©tranger est rĂ©glĂ©e en application de l’article 30, alinĂ©a 1, lettre k, de la Loi fĂ©dĂ©rale du 16 dĂ©cembre 2005 sur les Ă©trangers et l’intĂ©gration (LEI), ainsi que des articles 49, 50 et 51 de l’Ordonnance du 24 octobre 2007 relative Ă  l’admission, au sĂ©jour et Ă  l’exercice d’une activitĂ© lucrative (OASA).

Le motif principal est de permettre le retour en Suisse aprĂšs y avoir sĂ©journĂ© auparavant au bĂ©nĂ©fice d’une autorisation d’Ă©tablissement (permis C) ou de sĂ©jour (permis B).