Tout Ă©tranger travaillant en Suisse doit ĂȘtre titulaire dâun permis de travail ou dâune autorisation valable avant de commencer Ă travailler et ceci quelle que soit la durĂ©e de lâengagement ou le fait quâelle soit rĂ©munĂ©rĂ©e ou pas. Sont inclus dans ce pĂ©rimĂštre, le personnel avec contrat et sans contrat.
Ces rĂšgles sâappliquent aux catĂ©gories de personnel :
- Les assistant·es-doctorant·es
- Les post-doctorant·es (< 2 ans et > 2 ans)
- Les collaborateur·trices scientifiques senior
- Les assistant·es-scientifiques
- Le personnel IT, ADM, TECH
- Les professeur·es nommé·es par le CEPF
- Les hÎtes académiques / Professeur·es invité·es
- Le personnel académique temporaire cf rÚglement (temporaire académique)
- Le personnel non académique temporaire /stages professionnels cf rÚglement
(temporaire non académique)
Seules les Ressources Humaines sont habilitĂ©es Ă Ă©tablir et/ou prĂ©parer les documents nĂ©cessaires Ă Â lâobtention du permis de sĂ©jour et de prise dâemploi auprĂšs des AutoritĂ©s compĂ©tentes et ceux-ci sont fournis par les assistant·es RH de votre facultĂ© pour le personnel sous contrat. Pour le personnel temporaire acadĂ©mique et non acadĂ©mique par les spĂ©cialistes RH.
Pour chacune de ces catégories, vous trouverez des documents de support concernant les permis de séjour et travail :
- Matrice permis pour le personnel UE/AELE (fichier PDF)
- Matrice permis pour le personnel Etats tiers avec ou sans visa si titulaire permis schengen ou visa D valable (fichier PDF)
- Matrice permis pour le personnel Etats tiers sans visa (fichier PDF)
- Autorisation de sĂ©jour â gĂ©nĂ©ralitĂ© population EPFL (fichier PDF)
Les personnes Ă©trangĂšres qui prennent rĂ©sidence en Suisse pour un sĂ©jour supĂ©rieur Ă 3 mois sont tenues dâannoncer leur arrivĂ©e auprĂšs du contrĂŽle des habitants de leur commune de domicile dans les 14 jours suivant lâentrĂ©e en Suisse.
Si vous avez un logement provisoire (hĂŽtel, Airbnb), il faut tout de mĂȘme vous prĂ©senter Ă la commune afin de lancer le processus pour lâobtention du permis de sĂ©jour et de travail. Nâoubliez pas dâannoncer votre changement dâadresse Ă la commune et Ă la poste quand vous aurez votre logement dĂ©finitif car vous recevrez votre permis de sĂ©jour par la poste.
- Adresses des contrĂŽles des habitants selon les communes de domicile en Suisse
Documents généralement demandés :
- Annonce dâarrivĂ©e sur Vaud pour les ressortissants originaires de lâun des pays de lâUE/AELE
- Rapport dâarrivĂ©e sur Vaud pour les ressortissants originaires dâun Etats tiers (extracommunautaires)
- Le formulaire de demande dâun titre de sĂ©jour dĂ©livrĂ© par les Ressources Humaines
- Le passeport ainsi que celui de chaque membre de la famille qui viendra en Suisse ou carte dâidentitĂ© selon nationalitĂ©
- Le certificat de naissance pour les personnes célibataires ou le certificat de mariage pour les personnes mariées et les certificats de naissance pour les enfants
- Le contrat de travail lâEPFL (ou la lettre dâinvitation)
Données biométriques
Suite Ă votre passage au contrĂŽle des habitants, vous recevrez un courrier dâinvitation du Service de la Population vous invitant Ă vous rendre au Centre de biomĂ©trie et des documents dâidentitĂ© Ă Lausanne oĂč vous devrez prendre rendez-vous pour enregistrer vos donnĂ©es biomĂ©triques et finaliser votre permis de sĂ©jour. Le Service de la Population donne toutes les informations nĂ©cessaires (procĂ©dure, prix, etc..) sur ce document. En cas de problĂšmes pour obtenir votre permis de sĂ©jour, nâhĂ©sitez pas Ă les contacter.
La durĂ©e dâobtention dâun permis de travail est variable. En principe, le dĂ©lai dâobtention est dâenviron 2 Ă 3 mois Ă partir de lâannonce dâarrivĂ©e Ă la commune.
En attendant de recevoir le permis de sĂ©jour, vous devez demander une attestation de domicile en vue de lâouverture dâun compte bancaire/postal ou autres formalitĂ©s administratives avant lâĂ©mission du permis de rĂ©sidence et travail.
Veuillez consulter la page suivante: Visas
Il existe diffĂ©rents types de permis pour les ressortissants de lâUE/AELE et les ressortissants de pays tiers.
Ressortissants UE/AELE | Ressortissants Etats tiers (ET) |
Permis L UE/AELE (autorisation de courte durée) Séjour inférieur ou égal à 364 jours | Permis L (autorisation de courte durée) Séjour temporaire et si contingenté max 2 x 12 mois |
Permis B UE/AELE (autorisation de séjour) Séjour supérieur ou égal à 1 an | Permis B (autorisation de séjour) Séjour temporaire ou contingenté |
Permis C UE/AELE (autorisation dâĂ©tablissement) | Permis C (autorisation dâĂ©tablissement) |
Permis Ci UE/AELE (autorisation de sĂ©jour avec activitĂ© lucrative) ProcĂ©dure selon les cantons Le permis Ci nâautorise pas Ă travailler dans une entreprise autre que les organisations intergouvernementales sauf si accord particulier. Le changement dâemploi ou de profession est soumis Ă une demande dâautorisation pour permettre la prise dâemploi. | Permis Ci (autorisation de sĂ©jour avec activitĂ© lucrative pour les internationaux) ProcĂ©dure selon les cantons Le permis Ci nâautorise pas Ă travailler dans une entreprise autre que les organisations intergouvernementales sauf si accord particulier. Le changement dâemploi ou de profession est soumis Ă une demande dâautorisation pour permettre la prise dâemploi. |
Permis G UE/AELE (autorisation frontaliĂšre) – MobilitĂ© professionnelle et gĂ©ographique dans toute la Suisse. – Plus de zones frontaliĂšres. – Retour au moins une fois par semaine ou tous les jours au domicile Ă lâĂ©tranger. – ValiditĂ© du permis : 5 ans si contrat de durĂ©e indĂ©terminĂ©e ou supĂ©rieure Ă un 1 an. Si le contrat est pour une durĂ©e infĂ©rieure Ă 1 an et supĂ©rieure Ă 3 mois, la durĂ©e du permis correspond Ă celle du contrat. Croatie : obtention possible si les dispositions transitoires spĂ©cifiques sont remplies (zones frontaliĂšres et restrictions relatives au marchĂ© du travail) | Permis G (autorisation frontaliĂšre) Obtention du permis G Ă condition de disposer dâun droit de sĂ©jour durable dans un pays voisin de la Suisse et habiter depuis au moins 6 mois dans la zone frontaliĂšre voisine. De plus, les prescriptions du marchĂ© du travail doivent ĂȘtre respectĂ©es. – Retour au moins une fois par semaine au domicile Ă lâĂ©tranger. – ValiditĂ© du permis : 1 an et celui-ci est valable que pour la zone frontaliĂšre du canton qui a dĂ©livrĂ© lâautorisation. Permis soumis Ă autorisation si changement dâemploi ou de profession. |
Permis F (pour Ă©trangers admis provisoirement) | |
Permis N (pour requĂ©rants dâasile) | |
Permis S (protection provisoire aux personnes à protéger) |
Ressortissants UE/AELE | Ressortissants Etats tiers (ET) |
Pas dâassentiment de travail. MobilitĂ© gĂ©ographique et professionnelle dans toute la Suisse. La personne sâannoncera Ă sa nouvelle commune de domicile pour procĂ©der au changement de permis. | ParticularitĂ©s : a) Si une personne ET est mariĂ©e avec une personne Suisse ou UE, celle-ci bĂ©nĂ©ficie de la mobilitĂ© = pas dâassentiment Ă faire. A lâengagement si la personne Ă©trangĂšre va rĂ©sider dans un canton diffĂ©rent que celui de son lieu de travail, il faut faire une dĂ©marche pour lâobtention dâun assentiment de travail auprĂšs des autoritĂ©s cantonales oĂč se dĂ©roule lâactivitĂ© si le point a) nâest pas rempli. |
Le permis de séjour et de travail est généralement délivré pour une année ou pour la période correspondant à la durée du séjour annoncé.
La personne titulaire dâun permis qui arrive Ă Ă©chĂ©ance reçoit, en principe, une convocation au domicile environ 4 Ă 6 semaines avant lâĂ©chĂ©ance avec la procĂ©dure Ă suivre.
Pour les renouvellements de permis de travail :
- sous contrat, sâil est nĂ©cessaire de renouveler le permis de travail lors de la prolongation du contrat de travail, en principe lâassistant.e RH envoie Ă lâemployĂ©.e par mail le formulaire de demande de prolongation Ă transmettre Ă la commune de domicile et si la personne reçoit lâavis de fin de validitĂ© elle le complĂšte et le fait signer aux RH qui vĂ©rifient la partie rĂ©servĂ©e Ă lâemployeur
- sans contrat, soit le personnel temporaire acadĂ©mique pour les catĂ©gories suivantes : (valorisation de master, professeur.e invitĂ©.e et hĂŽte acadĂ©mique, post-doc boursier – sans complĂ©ment EPFL) ainsi que le non acadĂ©mique pour les stages professionnels, sâadresser aux spĂ©cialistes RH Ă lâadresse email : [email protected].
Si vous devez sortir de Suisse et que vous nâavez pas encore reçu votre permis de travail et de sĂ©jour, adressez-vous auprĂšs du Service de la population (Division Ă©trangers) pour demander un visa de retour qui vous le fournira en principe le jour mĂȘme de votre passage si les conditions dâobtention sont remplies.
Depuis lâintroduction de la Loi sur les Ă©trangers et lâintĂ©gration (LEI) en janvier 2019, des dispositions mettent notamment lâaccent sur la nĂ©cessitĂ© dâintĂ©gration des Ă©trangers et en particulier sur la connaissance de la langue parlĂ©e au lieu de domicile.
Ainsi, dans un certain nombre de cas, un niveau minimum de maßtrise de la langue (le français dans le canton de Vaud) est désormais demandé.
Une exigence linguistique a été introduite :
- Pour ĂȘtre autorisĂ© Ă rejoindre son conjoint ou partenaire en Suisse dans le cadre dâun regroupement familial
Cette nouvelle exigence ne sâapplique pas aux EuropĂ©ens bĂ©nĂ©ficiant de la libre circulation des personnes, ressortissants de lâUnion europĂ©enne et de lâAssociation europĂ©enne de libre Ă©change (UE et AELE). Elle ne sâapplique pas non plus aux Professeur.es, qui bĂ©nĂ©ficient dâun permis C dĂšs leur entrĂ©e, ainsi que leur conjoints (mariĂ©) et enfants de moins de 12 ans entrĂ©s en Suisse par regroupement familial.
- Pour obtenir un permis dâĂ©tablissement (permis C)
DĂšs le 1er mai 2023, seules les personnes ressortissantes dâun Etat francophone ou ayant suivi leur scolaritĂ© et/ou des Ă©tudes en français sont dispensĂ©es de lâattestation de la langue FIDE.
NB : les personnes qui sont actuellement titulaires dâun permis C ne sont pas concernĂ©es par les exigences linguistiques.
Lien vers la page « Transformation dâun permis B en permis C »
- Pour ĂȘtre autorisĂ© Ă rester en Suisse aprĂšs la dissolution du mariage quand le titre de sĂ©jour est liĂ© Ă un regroupement familial
Le niveau de français requis varie selon les situations.
Document : niveaux de compétences linguistiques exigées selon le statut (PDF, 174 Ko))
Dans ces cas, une attestation du niveau de langue doit ĂȘtre jointe au dossier de demande (voir liste des documents selon chaque type de demande dâautorisation).
Pour rejoindre en Suisse un conjoint également étranger, des conditions nouvelles de logement sont demandées.
Bases légales:
Si vous vivez lĂ©galement en Suisse depuis 5 ou 10 ans, vous pouvez, Ă certaines conditions, obtenir une autorisation dâĂ©tablissement (permis C).
Consultez les informations figurant sur le site du Service de la population.
Pour les ressortissants de lâUE/AELE, lâautorisation de sĂ©jour ou dâĂ©tablissement UE/AELE est valable pour lâensemble du territoire suisse. Cependant, son titulaire est tenu dâannoncer son changement de domicile auprĂšs de sa commune de dĂ©part ainsi que de sa commune dâarrivĂ©e.
Consultez les informations figurant sur les sites des cantons concernés (pour le canton de Vaud : site du Service de la Population).
Pour les ressortissants de pays tiers :
LâĂ©tranger qui souhaite dĂ©placer son lieu de rĂ©sidence, en provenance d’un autre canton, sur le canton de Vaud doit prĂ©alablement solliciter l’autorisation du Service de la population. Le mĂȘme principe sâapplique pour tous les cantons.
DĂ©finition
Personne employĂ©e par lâEPFL au bĂ©nĂ©fice dâun contrat de droit public qui est dĂ©tachĂ©e Ă lâĂ©tranger pour une durĂ©e dĂ©terminĂ©e et dont le retour Ă lâEPFL est prĂ©vu au terme du dĂ©tachement.
Condition : avoir sĂ©journĂ© au minimum 3 mois en Suisse avant le dĂ©tachement (ĂȘtre en possession dâun titre de rĂ©sidence en Suisse et ĂȘtre au bĂ©nĂ©fice dâune assurance maladie LAMAL).
1. Art. 50 OASA – RĂ©admission aprĂšs une absence de Suisse pour des motifs professionnels
- L’administrĂ© a sĂ©journĂ© provisoirement Ă l’Ă©tranger pour le compte de son employeur ou Ă des fins de perfectionnement professionnel
- L’autoritĂ© de police des Ă©trangers a donnĂ© l’assurance Ă l’administrĂ© qu’il pourrait revenir en Suisse
- La durĂ©e de l’absence n’excĂšde pas 4 ans
1.1 Pour les ressortissants UE/AELE au bĂ©nĂ©fice dâun permis B :
- Pas de restriction pour la conservation du permis pour une pĂ©riode de dĂ©tachement jusquâĂ 6 mois pour autant que ces collaborateurs sous contrat EPFL gardent leur âcentre dâintĂ©rĂȘtâ en Suisse.
- Lorsquâil sĂ©journe pendant plus de 6 mois Ă lâĂ©tranger sans dĂ©clarer son dĂ©part de Suisse (extinction automatique) (art. 61 al. 2 LEI).
En cas de retour aprĂšs lâextinction de lâautorisation de sĂ©jour, lâĂ©tranger est considĂ©rĂ© comme un nouvel arrivant. NĂ©anmoins, la LEI prĂ©voit un rĂ©gime spĂ©cial visant Ă faciliter la rĂ©admission en Suisse dâĂ©trangers qui ont Ă©tĂ© titulaires dâune autorisation de sĂ©jour. Les art. 49-51 OASA prĂ©cisent les conditions dâadmission dans ce cas de figure en opĂ©rant une distinction selon le motif du sĂ©jour Ă lâĂ©tranger.
1.2 Pour les ressortissants UE/AELE au bĂ©nĂ©fice dâun permis C :
- Pas de restriction pour la conservation du permis pour une pĂ©riode de dĂ©tachement jusquâĂ 6 mois pour autant que ces collaborateurs sous contrat EPFL gardent leur âcentre dâintĂ©rĂȘtâ en Suisse.
- Si >6 mois par annĂ©e, il faut effectuer une demande pour autorisation dâabsence au SPOP**, pour garantie du retour. Cette autorisation permet de suspendre le permis pendant une pĂ©riode de maximum 4 ans et de le rĂ©activer au retour du collaborateur.
1.3 Pour les ressortissants Etats tiers (ET) au bĂ©nĂ©fice dâun permis B :
- Pas de restriction pour la conservation du permis si le permis est valable pour toute la pĂ©riode de lâabsence du dĂ©tachement pour une durĂ©e jusquâĂ 6 mois pour autant que ces collaborateurs sous contrat EPFL gardent leur âcentre dâintĂ©rĂȘtâ en Suisse.
- Si >6 mois par annĂ©e, il faut effectuer une demande pour autorisation dâabsence au SPOP**, pour garantie du retour et obtenir une copie de l’assurance dĂ©livrĂ©e au moment de quitter la Suisse par l’autoritĂ© de police des Ă©trangers garantissant que l’administrĂ© pourrait revenir en Suisse.
Permis de travail et de sĂ©jour dans le pays d’accueil
Il incombe au collaborateur de se renseigner sur la nĂ©cessitĂ© d’un permis de sĂ©jour dans le pays d’accueil. Nous recommandons quâil contacte l’Ă©tablissement d’accueil Ă l’Ă©tranger Ă cet Ă©gard.
Lien général du SPOP pour informations complémentaires : https://www.vd.ch/themes/population/population-etrangere/entree-et-sejour/etats-tiers/sejour-relatif-a-la-readmission-detrangers-en-suisse-retour-en-suisse
Retour en Suisse : https://www.vd.ch/themes/population/population-etrangere/entree-et-sejour/union-europeenne/retour-en-suisse-apres-une-absence-a-letranger
Dans le mois qui prĂ©cĂšde votre dĂ©part de Suisse, il faut obligatoirement annoncer votre dĂ©part Ă votre commune de domicile via le site internet de lâadministration communale ou en se prĂ©sentant personnellement.
RĂ©admission
La rĂ©admission en Suisse aprĂšs un sĂ©jour Ă l’Ă©tranger est rĂ©glĂ©e en application de l’article 30, alinĂ©a 1, lettre k, de la Loi fĂ©dĂ©rale du 16 dĂ©cembre 2005 sur les Ă©trangers et l’intĂ©gration (LEI), ainsi que des articles 49, 50 et 51 de l’Ordonnance du 24 octobre 2007 relative Ă l’admission, au sĂ©jour et Ă l’exercice d’une activitĂ© lucrative (OASA).
Le motif principal est de permettre le retour en Suisse aprĂšs y avoir sĂ©journĂ© auparavant au bĂ©nĂ©fice d’une autorisation d’Ă©tablissement (permis C) ou de sĂ©jour (permis B).