Tout étranger travaillant en Suisse doit être titulaire d’un permis de travail ou d’une autorisation valable avant de commencer à travailler et ceci quelle que soit la durée de l’engagement ou le fait qu’elle soit rémunérée ou pas. Sont inclus dans ce périmètre, le personnel avec contrat et sans contrat.
Ces règles s’appliquent aux catégories de personnel :
- Les assistant·es-doctorant·es
- Les post-doctorant·es (< 2 ans et > 2 ans)
- Les collaborateur·trices scientifiques senior
- Les assistant·es-scientifiques
- Le personnel IT, ADM, TECH
- Les professeur·es nommé·es par le CEPF
- Les hôtes académiques / Professeur·es invité·es
- Le personnel académique temporaire cf règlement (temporaire académique)
- Le personnel non académique temporaire /stages professionnels cf règlement
(temporaire non académique)
Seules les Ressources Humaines sont habilitées à établir et/ou préparer les documents nécessaires à l’obtention du permis de séjour et de prise d’emploi auprès des Autorités compétentes et ceux-ci sont fournis par les assistant·es RH de votre faculté pour le personnel sous contrat. Pour le personnel temporaire académique et non académique par les spécialistes RH.
Pour chacune de ces catégories, vous trouverez des documents de support concernant les permis de séjour et travail :
- Matrice permis pour le personnel UE/AELE (fichier PDF)
- Matrice permis pour le personnel Etats tiers avec ou sans visa si titulaire permis schengen ou visa D valable (fichier PDF)
- Matrice permis pour le personnel Etats tiers sans visa (fichier PDF)
- Autorisation de séjour – généralité population EPFL (fichier PDF)
Les personnes étrangères qui prennent résidence en Suisse pour un séjour supérieur à 3 mois sont tenues d’annoncer leur arrivée auprès du contrôle des habitants de leur commune de domicile dans les 14 jours suivant l’entrée en Suisse.
Si vous avez un logement provisoire (hôtel, Airbnb), il faut tout de même vous présenter à la commune afin de lancer le processus pour l’obtention du permis de séjour et de travail. N’oubliez pas d’annoncer votre changement d’adresse à la commune et à la poste quand vous aurez votre logement définitif car vous recevrez votre permis de séjour par la poste.
- Adresses des contrôles des habitants selon les communes de domicile en Suisse
Documents généralement demandés :
- Annonce d’arrivée sur Vaud pour les ressortissants originaires de l’un des pays de l’UE/AELE
- Rapport d’arrivée sur Vaud pour les ressortissants originaires d’un Etats tiers (extracommunautaires)
- Le formulaire de demande d’un titre de séjour délivré par les Ressources Humaines
- Le passeport ainsi que celui de chaque membre de la famille qui viendra en Suisse ou carte d’identité selon nationalité
- Le certificat de naissance pour les personnes célibataires ou le certificat de mariage pour les personnes mariées et les certificats de naissance pour les enfants
- Le contrat de travail l’EPFL (ou la lettre d’invitation)
Données biométriques
Suite à votre passage au contrôle des habitants, vous recevrez un courrier d’invitation du Service de la Population vous invitant à vous rendre au Centre de biométrie et des documents d’identité à Lausanne où vous devrez prendre rendez-vous pour enregistrer vos données biométriques et finaliser votre permis de séjour. Le Service de la Population donne toutes les informations nécessaires (procédure, prix, etc..) sur ce document. En cas de problèmes pour obtenir votre permis de séjour, n’hésitez pas à les contacter.
La durée d’obtention d’un permis de travail est variable. En principe, le délai d’obtention est d’environ 2 à 3 mois à partir de l’annonce d’arrivée à la commune.
En attendant de recevoir le permis de séjour, vous devez demander une attestation de domicile en vue de l’ouverture d’un compte bancaire/postal ou autres formalités administratives avant l’émission du permis de résidence et travail.
Veuillez consulter la page suivante: Visas
Il existe différents types de permis pour les ressortissants de l’UE/AELE et les ressortissants de pays tiers.
| Ressortissants UE/AELE | Ressortissants Etats tiers (ET) |
| Permis L UE/AELE (autorisation de courte durée) Séjour inférieur ou égal à 364 jours | Permis L (autorisation de courte durée) Séjour temporaire et si contingenté max 2 x 12 mois |
| Permis B UE/AELE (autorisation de séjour) Séjour supérieur ou égal à 1 an | Permis B (autorisation de séjour) Séjour temporaire ou contingenté |
| Permis C UE/AELE (autorisation d’établissement) | Permis C (autorisation d’établissement) |
| Permis Ci UE/AELE (autorisation de séjour avec activité lucrative) Procédure selon les cantons Le permis Ci n’autorise pas à travailler dans une entreprise autre que les organisations intergouvernementales sauf si accord particulier. Le changement d’emploi ou de profession est soumis à une demande d’autorisation pour permettre la prise d’emploi. | Permis Ci (autorisation de séjour avec activité lucrative pour les internationaux) Procédure selon les cantons Le permis Ci n’autorise pas à travailler dans une entreprise autre que les organisations intergouvernementales sauf si accord particulier. Le changement d’emploi ou de profession est soumis à une demande d’autorisation pour permettre la prise d’emploi. |
| Permis G UE/AELE (autorisation frontalière) – Mobilité professionnelle et géographique dans toute la Suisse. – Plus de zones frontalières. – Retour au moins une fois par semaine ou tous les jours au domicile à l’étranger. – Validité du permis : 5 ans si contrat de durée indéterminée ou supérieure à un 1 an. Si le contrat est pour une durée inférieure à 1 an et supérieure à 3 mois, la durée du permis correspond à celle du contrat. Croatie : obtention possible si les dispositions transitoires spécifiques sont remplies (zones frontalières et restrictions relatives au marché du travail) | Permis G (autorisation frontalière) Obtention du permis G à condition de disposer d’un droit de séjour durable dans un pays voisin de la Suisse et habiter depuis au moins 6 mois dans la zone frontalière voisine. De plus, les prescriptions du marché du travail doivent être respectées. – Retour au moins une fois par semaine au domicile à l’étranger. – Validité du permis : 1 an et celui-ci est valable que pour la zone frontalière du canton qui a délivré l’autorisation. Permis soumis à autorisation si changement d’emploi ou de profession. |
| Permis F (pour étrangers admis provisoirement) | |
| Permis N (pour requérants d‘asile) | |
| Permis S (protection provisoire aux personnes à protéger) |
| Ressortissants UE/AELE | Ressortissants Etats tiers (ET) |
| Pas d’assentiment de travail. Mobilité géographique et professionnelle dans toute la Suisse. La personne s’annoncera à sa nouvelle commune de domicile pour procéder au changement de permis. | Particularités : a) Si une personne ET est mariée avec une personne Suisse ou UE, celle-ci bénéficie de la mobilité = pas d’assentiment à faire. A l’engagement si la personne étrangère va résider dans un canton différent que celui de son lieu de travail, il faut faire une démarche pour l’obtention d’un assentiment de travail auprès des autorités cantonales où se déroule l’activité si le point a) n’est pas rempli. |
Le permis de séjour et de travail est généralement délivré pour une année ou pour la période correspondant à la durée du séjour annoncé.
La personne titulaire d’un permis qui arrive à échéance reçoit, en principe, une convocation au domicile environ 4 à 6 semaines avant l’échéance avec la procédure à suivre.
Pour les renouvellements de permis de travail :
- sous contrat, s’il est nécessaire de renouveler le permis de travail lors de la prolongation du contrat de travail, en principe l’assistant.e RH envoie à l’employé.e par mail le formulaire de demande de prolongation à transmettre à la commune de domicile et si la personne reçoit l’avis de fin de validité elle le complète et le fait signer aux RH qui vérifient la partie réservée à l’employeur
- sans contrat, soit le personnel temporaire académique pour les catégories suivantes : (valorisation de master, professeur.e invité.e et hôte académique, post-doc boursier – sans complément EPFL) ainsi que le non académique pour les stages professionnels, s’adresser aux spécialistes RH à l’adresse email : [email protected].
Si vous devez sortir de Suisse et que vous n’avez pas encore reçu votre permis de travail et de séjour, adressez-vous auprès du Service de la population (Division étrangers) pour demander un visa de retour qui vous le fournira en principe le jour même de votre passage si les conditions d’obtention sont remplies.
Depuis l’introduction de la Loi sur les étrangers et l’intégration (LEI) en janvier 2019, des dispositions mettent notamment l’accent sur la nécessité d’intégration des étrangers et en particulier sur la connaissance de la langue parlée au lieu de domicile.
Ainsi, dans un certain nombre de cas, un niveau minimum de maîtrise de la langue (le français dans le canton de Vaud) est désormais demandé.
Une exigence linguistique a été introduite :
- Pour être autorisé à rejoindre son conjoint ou partenaire en Suisse dans le cadre d’un regroupement familial
Cette nouvelle exigence ne s’applique pas aux Européens bénéficiant de la libre circulation des personnes, ressortissants de l’Union européenne et de l’Association européenne de libre échange (UE et AELE). Elle ne s’applique pas non plus aux Professeur.es, qui bénéficient d’un permis C dès leur entrée, ainsi que leur conjoints (marié) et enfants de moins de 12 ans entrés en Suisse par regroupement familial.
- Pour obtenir un permis d’établissement (permis C)
Dès le 1er mai 2023, seules les personnes ressortissantes d’un Etat francophone ou ayant suivi leur scolarité et/ou des études en français sont dispensées de l’attestation de la langue FIDE.
NB : les personnes qui sont actuellement titulaires d’un permis C ne sont pas concernées par les exigences linguistiques.
Lien vers la page « Transformation d’un permis B en permis C »
- Pour être autorisé à rester en Suisse après la dissolution du mariage quand le titre de séjour est lié à un regroupement familial
Le niveau de français requis varie selon les situations.
Document : niveaux de compétences linguistiques exigées selon le statut (PDF, 174 Ko))
Dans ces cas, une attestation du niveau de langue doit être jointe au dossier de demande (voir liste des documents selon chaque type de demande d’autorisation).
Pour rejoindre en Suisse un conjoint également étranger, des conditions nouvelles de logement sont demandées.
Bases légales:
Si vous vivez légalement en Suisse depuis 5 ou 10 ans, vous pouvez, à certaines conditions, obtenir une autorisation d’établissement (permis C).
Consultez les informations figurant sur le site du Service de la population.
Pour les ressortissants de l’UE/AELE, l’autorisation de séjour ou d’établissement UE/AELE est valable pour l’ensemble du territoire suisse. Cependant, son titulaire est tenu d’annoncer son changement de domicile auprès de sa commune de départ ainsi que de sa commune d’arrivée.
Consultez les informations figurant sur les sites des cantons concernés (pour le canton de Vaud : site du Service de la Population).
Pour les ressortissants de pays tiers :
L’étranger qui souhaite déplacer son lieu de résidence, en provenance d’un autre canton, sur le canton de Vaud doit préalablement solliciter l’autorisation du Service de la population. Le même principe s’applique pour tous les cantons.
Définition
Personne employée par l’EPFL au bénéfice d’un contrat de droit public qui est détachée à l’étranger pour une durée déterminée et dont le retour à l’EPFL est prévu au terme du détachement.
Condition : avoir séjourné au minimum 3 mois en Suisse avant le détachement (être en possession d’un titre de résidence en Suisse et être au bénéfice d’une assurance maladie LAMAL).
1. Art. 50 OASA – Réadmission après une absence de Suisse pour des motifs professionnels
- L’administré a séjourné provisoirement à l’étranger pour le compte de son employeur ou à des fins de perfectionnement professionnel
- L’autorité de police des étrangers a donné l’assurance à l’administré qu’il pourrait revenir en Suisse
- La durée de l’absence n’excède pas 4 ans
1.1 Pour les ressortissants UE/AELE au bénéfice d’un permis B :
- Pas de restriction pour la conservation du permis pour une période de détachement jusqu’à 6 mois pour autant que ces collaborateurs sous contrat EPFL gardent leur ‘centre d’intérêt’ en Suisse.
- Lorsqu’il séjourne pendant plus de 6 mois à l’étranger sans déclarer son départ de Suisse (extinction automatique) (art. 61 al. 2 LEI).
En cas de retour après l’extinction de l’autorisation de séjour, l’étranger est considéré comme un nouvel arrivant. Néanmoins, la LEI prévoit un régime spécial visant à faciliter la réadmission en Suisse d’étrangers qui ont été titulaires d’une autorisation de séjour. Les art. 49-51 OASA précisent les conditions d’admission dans ce cas de figure en opérant une distinction selon le motif du séjour à l’étranger.
1.2 Pour les ressortissants UE/AELE au bénéfice d’un permis C :
- Pas de restriction pour la conservation du permis pour une période de détachement jusqu’à 6 mois pour autant que ces collaborateurs sous contrat EPFL gardent leur ‘centre d’intérêt’ en Suisse.
- Si >6 mois par année, il faut effectuer une demande pour autorisation d’absence au SPOP**, pour garantie du retour. Cette autorisation permet de suspendre le permis pendant une période de maximum 4 ans et de le réactiver au retour du collaborateur.
1.3 Pour les ressortissants Etats tiers (ET) au bénéfice d’un permis B :
- Pas de restriction pour la conservation du permis si le permis est valable pour toute la période de l’absence du détachement pour une durée jusqu’à 6 mois pour autant que ces collaborateurs sous contrat EPFL gardent leur ‘centre d’intérêt’ en Suisse.
- Si >6 mois par année, il faut effectuer une demande pour autorisation d’absence au SPOP**, pour garantie du retour et obtenir une copie de l’assurance délivrée au moment de quitter la Suisse par l’autorité de police des étrangers garantissant que l’administré pourrait revenir en Suisse.
Permis de travail et de séjour dans le pays d’accueil
Il incombe au collaborateur de se renseigner sur la nécessité d’un permis de séjour dans le pays d’accueil. Nous recommandons qu’il contacte l’établissement d’accueil à l’étranger à cet égard.
Lien général du SPOP pour informations complémentaires : https://www.vd.ch/themes/population/population-etrangere/entree-et-sejour/etats-tiers/sejour-relatif-a-la-readmission-detrangers-en-suisse-retour-en-suisse
Retour en Suisse : https://www.vd.ch/themes/population/population-etrangere/entree-et-sejour/union-europeenne/retour-en-suisse-apres-une-absence-a-letranger
Dans le mois qui précède votre départ de Suisse, il faut obligatoirement annoncer votre départ à votre commune de domicile via le site internet de l’administration communale ou en se présentant personnellement.
Réadmission
La réadmission en Suisse après un séjour à l’étranger est réglée en application de l’article 30, alinéa 1, lettre k, de la Loi fédérale du 16 décembre 2005 sur les étrangers et l’intégration (LEI), ainsi que des articles 49, 50 et 51 de l’Ordonnance du 24 octobre 2007 relative à l’admission, au séjour et à l’exercice d’une activité lucrative (OASA).
Le motif principal est de permettre le retour en Suisse après y avoir séjourné auparavant au bénéfice d’une autorisation d’établissement (permis C) ou de séjour (permis B).