Registre des signatures

Le registre des signatures est utilisé, entre autres, par les membres du service de comptabilité afin de contrôler que les factures ou notes de frais reçues pour règlement ont été validées par les collaborateurs autorisés à le faire.

Le registre des signatures s’appuie sur le Règlement financier de l’EPFL.

Le «droit de signature» signifie l’autorisation  à engager financièrement l’EPFL.

Un droit de signature peut être octroyé pour:

• Tous les fonds existants et à venir d’un centre financier.
• Un ou plusieurs fonds existants d’un centre financier.

Il est possible d’attribuer des droits de signatures exceptionnels (droit de signature pour toute une vice-présidence ou faculté par exemple). Pour cela, il est nécessaire de contacter les personnes de référence (notamment le responsable finances).

La structure financière de l’EPFL est constituée de quatre niveaux financiers:

Le niveau 1: l’EPFL.

Le niveau 2: Présidence et Vice-présidence, Faculté, Collèges.

Le niveau 2b: Niveau technique réservé pour les Vice-présidents associés de la VPA et les Directeurs de domaine de la VPO.

Le niveau 3: Institut, centre, section, domaine, plateforme technologique, autre.

Le niveau 4: Laboratoire, chaire, groupe, service, atelier, autre dénomination d’unité.

Chaque unité ou laboratoire correspond à un centre financier de niveau 4. Chaque centre financier est composé de plusieurs fonds.

Le rattachement d’un collaborateur de l’EPFL au rôle de responsable de centre financier est effectué automatiquement depuis l’application des Structures de l’EPFL. Ce rattachement ne peut pas être modifié manuellement au sein du registre des signatures.

Le responsable de centre financier dispose automatiquement des droits ci-après:

• Engager financièrement tous les fonds de son unité (existants et à venir) jusqu’à CHF 50’000.
• Octroyer un droit de signature jusqu’à CHF 5’000 et, exceptionnellement, jusqu’à CHF 50’000 sur l’ensemble des fonds (existants et à venir) de son centre financier, en collaboration avec le responsable finances de sa vice-présidence ou faculté.
• Octroyer un droit de signature jusqu’à CHF 5’000 sur un ou plusieurs fonds existants de son centre financier en collaboration avec le responsable finances de sa vice-présidence ou faculté.
• Supprimer un droit de signature existant au sein de son centre financier.
• Visualiser l’intégralité des droits de signatures de son unité (sans accéder aux images des signatures manuscrites correspondantes).
• Octroyer le rôle de «gestionnaire d’unité» à un ou plusieurs collaborateurs de son unité (ou d’une autre unité).

Le rattachement d’un collaborateur de l’EPFL au rôle de gestionnaire d’unité est effectué manuellement par le responsable d’unité, le responsable ressources humaines ou le responsable finances correspondant. L’attribution de ce rôle est soumis à un workflow de validation par le RRH.

Pour rappel: le rôle de gestionnaire d’unité peut-être attribué à un collaborateur de l’EPFL qui n’appartient pas à l’unité (laboratoire).

Un gestionnaire d’unité dispose automatiquement des droits ci-après:

• Engager financièrement tous les fonds de son unité (existants et à venir) jusqu’à CHF 5’000.
• Initier auprès du responsable d’unité (professeur) une demande de création de droit de signature jusqu’à CHF 5’000 sur l’ensemble des fonds (existants et à venir) ou seulement sur certains fonds du centre financier.
• Visualiser l’intégralité des droits de signature de son unité (sans accéder aux images des signatures manuscrites correspondantes).
• Accéder au formulaire électronique «Demande de mutation RH».
• Accès aux données personnelles et salariales des collaborateurs de son unité présentes dans l’Infocentre RH.

Le rattachement d’un collaborateur de l’EPFL au rôle de responsable de fonds est effectué par le service de comptabilité lors de la création du fonds. Ce rattachement ne peut pas être modifié manuellement au sein du registre des signatures.

Un responsable de fonds dispose automatiquement des droits ci-après:

• Engager financièrement son fonds jusqu’à CHF 5’000.
• Initier auprès du responsable d’unité (professeur) une demande de création de droit de signature jusqu’à CHF 5’000 sur le fonds dont il est responsable.

Un responsable finance (RFF) est rattaché à chaque vice-présidence, faculté ou collège de l’EPFL.

Le responsable finances dispose automatiquement des droits ci-après:

• Engager financièrement tous les centres financiers de sa vice-présidence ou faculté jusqu’à 50’000.
• Octroyer un droit de signature (jusqu’à CHF 5’000 ou, exceptionnellement, CHF 50’000) à un collaborateur au sein de tous les centres financiers de sa vice-présidence/faculté, ceci en collaboration avec le responsable d’unité/professeur correspondant.
• Supprimer un droit de signature existant (jusqu’à CHF 5’000 ou CHF 50’000) à un collaborateur au sein de tous les centres financiers de sa vice-présidence/faculté.
• Visualiser les droits de signatures existants de tous les centres financiers de sa vice-présidence ou faculté.
• Octroyer le rôle de gestionnaire d’unité au sein des centres financier de sa vice-présidence ou faculté.