Factures fournisseurs

Les factures fournisseurs, aussi appelées factures d’achat, sont des factures envoyées à l’EPFL suite à la commande puis à la livraison d’un bien ou d’un service. Ce processus est entièrement dématérialisé et donc automatisé: les factures sont envoyées à une adresse de facturation centrale et leurs données extraites automatiquement, ce qui permet de les traiter directement dans le portail Sésame.

Vous êtes un fournisseur?

Vous trouverez sur cette page toutes les informations nécessaires quant à la façon de facturer.

De l’achat au paiement, un seul processus

Depuis la mise en place de la dématérialisation des factures provenant de ses fournisseurs, l’EPFL dispose d’une solution intégrée qui permet de gérer l’ensemble du processus d’approvisionnement. Ce dernier – souvent abrégé en processus P2P pour purchase-to-pay – va de la recherche des produits ou services à acheter jusqu’au paiement, en passant par la gestion du bon de commande, la réception marchandise et le traitement des factures.

Cette dématérialisation s’accompagne d’un gain de temps précieux pour toutes et tous, à chaque étape du processus.

Quand et pourquoi effectuer une commande d’achat dans Catalyse?

Tout achat doit faire l’objet d’une commande dans l’application Catalyse (plus d’infos):

  • dès CHF 1.- pour les commandes catalogue, 
  • dès CHF 1’000.- pour les commandes libres.

Les commandes d’achat sont importantes parce qu’elles:

  • formalisent et confirment l’achat entre votre unité et le fournisseur;
  • stipulent les conditions d’achat (articles commandés, prix, conditions de livraison et de paiement) et lèvent donc toute ambiguïté en cas de désaccord avec le fournisseur;
  • permettent de mieux gérer le budget de votre unité étant donné qu’un engagement est créé avec un prix d’achat fixé à l’avance (ou à défaut de prix exact, avec une estimation du prix qu’on peut spécifier sur la commande);

  • facilitent la recherche des commandes passées par votre unité (pas besoin de fouiller dans vos emails ou vos notes);

  • rendent le traitement des factures fournisseurs plus aisé pour vous.

La réception marchandise, une étape essentielle

Pensez à faire la réception marchandise dans Catalyse une fois le bien reçu ou le service délivré (même partiellement). Car grâce à elle:

  • vous savez si le bien ou le service commandé a effectivement été reçu;
  • vous n’avez plus besoin de courir après cette information;
  • le traitement des factures s’en trouve accéléré, ce qui diminue les risques de rappels de la part des fournisseurs.

⇒ Tout sur la réception marchandise dans Catalyse : FAQ Démat’ (page 5, chapitre G).

Traitement des factures

Les factures fournisseurs vous parviennent dans Sésame via la tuile «Mes tâches». Vous pouvez recevoir deux types de factures: avec ou sans numéro de commande d’achat Catalyse. Voici comment les traiter.

Une facture avec numéro de commande est envoyée à l’adresse centrale de l’EPFL. Chaque unité la traite selon l’option A, à moins que l’unité ait expressément demandé l’option B au Service de comptabilité:

  • option A (recommandée): pas de validation nécessaire, sauf en cas de réception marchandise manquante ou de différence entre le montant de la facture et celui de la commande.
  • option B (déconseillée): chaque facture doit être validée dans Sésame par une personne de votre unité avant comptabilisation et paiement, même si la réception marchandise a été effectuée et que le montant de la facture et celui de la commande concordent.

Dans un cas comme dans l’autre, le numéro de commande ainsi que les imputations comptables validées lors de la commande figurent sur la facture.

Valider une facture liée à une commande d’achat
Les factures des fournisseurs vous parviennent dans Sésame via la tuile «Mes tâches»:

  • si vous avez demandé à valider toutes les factures (option B),
  • en cas de différence entre le montant de la commande et celui de la facture,
  • en cas de réception marchandise manquante.

Il faut alors valider les factures dans Sésame, en vous rendant sur la tuile «Mes tâches» (brève marche à suivre). Si les montants diffèrent ou que la réception marchandise n’a pas été effectuée, c’est au créateur de la commande d’achat de procéder à la validation.

En principe, tout achat doit faire l’objet d’une commande dans l’application Catalyse (plus d’infos). Si toutefois vous recevez une facture non liée à une commande, voici comment la traiter.

Valider une facture non liée à une commande d’achat
Les factures sans numéro de commande d’achat sont transmises à la personne dont l’adresse email est indiquée sur chaque facture. Cette dernière doit renseigner les imputations comptables («Compte budgétaire» et «Fonds»), puis valider la facture dans Sésame, en se rendant dans la tuile «Mes tâches» (brève marche à suivre). La facture est alors automatiquement envoyée au Service de comptabilité pour traitement.
Si l’adresse email de la personne ne figure pas sur la facture, celle-ci est retournée au fournisseur pour modification.
Précision: les options A et B ne s’appliquent pas pour ce type de factures.

Facture de CHF 250’000 et plus: traitement particulier
Si une facture sans commande de CHF 250’000 (TVA comprise) et plus est reçue, le service comptabilité vous la transmettra par email. Il faudra ensuite la soumettre au travers du formulaire « Ordres de Paiement » dans ServiceNow.

Les approbateur·trices devront être spécifié·es dans l’ordre indiqué dans les instructions spécifiques.

Une fois validées, les factures sont automatiquement envoyées au Service de comptabilité pour traitement. Le paiement a lieu lors du prochain cycle de paiement et selon les échéances usuelles, soit 30 jours à compter de la date de facturation.

Dans de rares cas, il se peut qu’une facture soit payée à double si celle-ci est envoyée deux fois à l’adresse centralisée.
Le cas échéant, merci d’en informer le Service de comptabilité à [email protected] en envoyant une capture d’écran avec les écritures doubles. Celui-ci neutralisera l’écriture comptable erronée et déduira ce montant d’un prochain paiement.

Les retours de paiement sont traités dès que leur cause a été identifiée par le Service de comptabilité, qui s’occupe de les reverser.
Dans certains cas, le paiement en retour sera crédité sur le fonds concerné, en attendant les informations nécessaires pour effectuer à nouveau le paiement.

Si vous recevez un rappel de la part d’un fournisseur, voici comment procéder:

  • 1er rappel: ne rien à faire de plus; le Service de comptabilité traitera la facture dès que possible. Toutefois, si vous pensez que la facture n’a pas été transmise à l’adresse centrale, ou de manière incorrecte, demandez une copie à votre fournisseur et transmettez-la à l’adresse “accounts payable”.
  • 2e ou 3e rappel: si cette facture a été transmise il y a plus de 10 jours, merci de nous contacter à [email protected] en indiquant les références de la facture que vous avez à disposition.

Vous disposez en tout temps d’une vue d’ensemble sur les commandes et factures liées à votre unité – à l’exception des factures sans commande d’achat, pour lesquelles le fonds et le centre financier n’ont pas encore été complétés.
Pour en savoir plus:

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Pour vous aider

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Les lundis et mardis de 15h à 16h, l’équipe du Service de comptabilité répond à vos questions en direct via ce lien Zoom.

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Manuel et tutoriels

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