La gestion de l’encaisse est la gestion des liquidités mises à disposition des unités pour leurs besoins courants, que ce soit ponctuellement (avances de courte durée) ou de façon permanente (caisses d’unité).
L’alimentation en argent liquide, CHF uniquement, se fait au moyen d’un bulletin de paiement référencé (BPR) établi par le Service de comptabilité et encaissable dans les offices de poste.
Les offices d’encaissements à disposition sont Ecublens, Renens et Lausanne St-François. Les BPR sont déposés à la Filiale d’Ecublens de la Poste, Centre commercial d’Ecublens, Chemin du Croset 3 , et doivent être retirés par les bénéficiaires et peuvent ensuite être encaissés à l’une des postes suivantes :
- 1000 Lausanne 2 St-François : Place St-François 15
- 1020 Renens 1 VD : Avenue de la Poste 5
- 1024 Ecublens VD : Chemin du Croset 3
- 1950 Sion 1 (Place de la gare 11)
- 1200 Genève 1 Mont-Blanc (Rue du Mont-Blanc 18)
- 1705 Fribourg 5 Pérolles (Rte des Arsenaux 41)
- 2001 Neuchâtel 1 Dépôt (Place Numa-Droz 2)
Les présentes instructions précisent également les modalités à respecter lors de versement en espèces mises à disposition par l’intermédiaire de BPR.
Toutes les opérations liées à un BPR doivent être accompagnées de pièces justificatives originales.
Le vol d’espèces doit être annoncé sans délai au Domaine sécurité, prévention et santé (DSPS), email : [email protected]
Mise à disposition d’espèces
Outre l’alimentation d’une caisse d’unité ou l’octroi d’une avance, la mise à disposition d’espèces par le biais d’un BPR sont possibles dans les cas suivants :
- Bourses.
- Remboursement de caution.
En raison de l’exigence de traçabilité de nos transactions de paiement ainsi que des restrictions de retrait de liquidités auprès de l’office de poste situé sur le site EPFL, nous vous prions de prendre note que nous l’édition des Bulletins de Paiement Référencés (BPR) est limitée au strict minimum.
Nous comptons sur votre collaboration et vous remercions de bien vouloir privilégier les transferts par virement bancaire dans tous les cas possibles. En d’autres termes, le BPR est utilisé dans les circonstances dans lesquelles le virement bancaire n’est soit pas possible soit pas efficient. Un virement bancaire est exigé au travers d’un Ordre de paiement A notamment pour les cas suivants :
- Prestations à des entreprises
- Prestations (cachets, remboursements, etc.) à des personnes domiciliées en Suisse
Tout autre besoin d’espèces doit être dûment justifié. Les demandes d’édition de BPR envoyées au Service de comptabilité par fax ou par courriel ne sont pas acceptées (envoi par courrier interne uniquement, avec une signature originale).
Le délai minimum de préparation d’un chèque BPR est de 48heures.
Liens utiles
Vous trouverez d’avantage d’informations concernant les thématiques listées ci-dessous en consultant les articles de connaissances dédiés:
- Les bourses
- La gestion des caisses (petite caisse)
- Les avances de caisse
- Les contrôles (de l’existant et des transactions)
Contact
Pour nous faire part de vos questions ou suggestions, contactez le support finance: [email protected]