La directive relative aux voyages et au remboursement des frais professionnels du 1er mars 2007 précise les règles concernant vos notes de frais.
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Êtes-vous concerné par cette directive?
Si vous travaillez à l’EPFL et que vous ne faites pas partie des unités pilotes qui testent le nouvel outil, vous êtes concerné.
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Ce qui est remboursé et ce qui ne l’est pas:
Les frais en lien direct avec votre activité ou d’éventuels voyages professionnels (liste non exhaustive):
- Frais de déplacement (train, avion, voitures de location, ou encore taxis).
- Frais de repas pris à l’extérieur.
- Frais d’hébergement.
- D’autres frais, comme les pourboires (si nécessaire) ou encore l’établissement de visas.
- Frais privés de communication (téléphone, fax, Internet).
- Frais d’établissement de cartes d’identité, de passeport et de permis de séjour.
- Frais accessoires, figurant sur la facture d’hôtel, tels que bar, minibar, films, etc.
- Le service de «valet parking».
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Site Voyages
Pour les questions concernant la préparation de votre séjour, la réservation, les problèmes pouvant subvenir durant le voyage et la marche à suivre pour le remboursement – une fois de retour -, vous trouverez toutes les informations nécessaires sur les pages dédiées aux voyages à l’EPFL.
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Où acheter vos prestations?
En principe, l’agence de voyages EPFL doit être privilégiée pour les réservations, modifications et annulations, en particulier pour:
- Les billets d’avion.
- Les billets de train à l’étranger non disponibles via le TicketShop des CFF.
- Les voitures de location en Suisse et à l’étranger à l’exception de Mobility.
- L’établissement de visas.
Votre unité peut procéder elle-même à la réservation des hôtels ou solliciter l’agence de voyages de l’EPFL.
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Quels sont vos rôles et responsabilités?
La note de frais peut aussi bien être établie par son bénéficiaire que par un(e) assistant(e).
En tant que bénéficiaire vous attestez:
- Avoir présenté tous les justificatifs.
- Avoir vous-même avancé les frais, bien réels, à rembourser.
- Que votre demande de remboursement ne comprend pas de frais privés.
Que d’éventuels remboursements ont été déduits.
Par votre signature, vous garantissez que les frais à rembourser sont conformes aux principes édictés par la directive.
Si le bénéficiaire est également responsable d’une unité (centre financier) qui vous est rattachée, vous devez valider sa note de frais.
Le Service comptabilité effectue le contrôle formel et de fond des notes de frais.
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Délégation de compétences
La signature de validation des notes de frais peut être déléguée.
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Procédure de remboursement
Pour prendre connaissance en détail de la procédure de remboursement, ses différentes étapes, l’organisation d’un budget voyage, les moyens de paiements autorisés ou encore la possibilité d’avances de frais ponctuelles ou permanentes, veuillez consulter directement la directive.
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Liens utiles
Site Voyages de l’EPFL
Le Ticket Shop
Mobility
Les hébergements
Application budget de voyages et notes de frais
Directive relative aux voyages et au remboursement des frais professionnels du 1er mars 2007
Des questions?
Pour les notes de frais: pour nous faire part de vos questions ou suggestions, contacter le support finance: [email protected]
Pour le Ticket Shop: [email protected]
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