Réunions Zoom
Le web client propose des fonctionnalités limitées et fonctionne mieux sur Google Chrome, Mozilla Firefox et Chromium Edge. Consultez une liste détaillée des fonctionnalités disponibles sur le web client : https://support.zoom.us/hc/fr/articles/214629443-Prise-en-main-de-Zoom-Web-Client
Vous êtes certainement déjà inscrit sur Zoom avec votre adresse email @epfl.ch, Il faut donc vous loguer sur
https://zoom.us et changer votre adresse email par une personnelle « Non EPFL ».
Surveiller votre boîte email, car ce changement devra être confirmé.
Dès que le changement sera confirmé, vous pourrez vous loguer (sign in) via Tequila sur https://epfl.zoom.us/
Vous pouvez autoriser les utilisateurs à appeler en utilisant le téléphone uniquement, l’audio de l’ordinateur uniquement ou les deux .
L’option Données en Transit doit activé sur le profil de votre compte Zoom.
Dans les paramètres de votre réunion : si le téléphone ou les deux sont activés pour cette réunion, cliquez sur Modifier pour sélectionner les pays aux numéros à composer à inclure dans l’invitation.
Le module d’extension Microsoft Outlook vous permet de programmer et de démarrer des réunions Zoom instantanées ainsi que de transformer des événements de réunions existants en réunions Zoom.
Vous pouvez le télécharger depuis le Centre de téléchargement Zoom.
Les conditions préalables pour utiliser le module d’extension Microsoft Outlook sont :
- Windows : Microsoft Outlook 2010 ou version ultérieure (2007 avec des fonctionnalités limitées).
- Vous devez avoir installé le client Zoom et être connecté à votre compte.
- Installez le module d’extension Microsoft Outlook pour Zoom à partir de Zoom.
- PC 64 bits (le module d’extension pour Outlook est une application 64 bits ; si vous utilisez un système 32 bits, optez pour le complément Zoom for Outlook).
Pour plus d’information, veuillez consultez la page Module d’extension Microsoft Outlook.
Remarque : il n’est pas possible d’installer le module d’extension Outlook sur MAC OS à l’EPFL. Par contre la solution décrite ci-dessous permet de créer une réunion Outlook depuis le client Zoom.
Si vous ne pouvez pas installer le module d’extension Outlook :
Vous pouvez créer une réunion Outlook depuis le client Zoom, en cochant l’option “Outlook” de “Calendrier” dans les paramètres de la réunion à planifier. La fenêtre de création d’une réunion sur Outlook s’ouvrira automatiquement, après avoir cliqué sur le bouton “Enregistrer”.
Webinaires Zoom
Veuillez consulter la Comparaison entre réunions et webinaires disponible sur le site Zoom.
- Les réunions sont conçues pour être hautement collaboratives, donnant aux participants la possibilité d’utiliser l’audio et la vidéo, de partager leur écran et d’annoter dans un environnement interactif en direct.
- Les webinaires vous donnent plus de pouvoir pour gérer l’audience. Au lieu d’interagir via la vidéo et l’audio, les participants au webinaire interagissent avec l’hôte et entre eux via les Q&R /Questions/Réponses) et le panneau de chat.
- Envoyez une demande à [email protected] au moins 10 jours avant la date prévue avec les informations suivantes :
- Le titre du webinaire (sujet)
- La date, l’heure et la durée
- L’adresse e-mail @ epfl.ch d’un ou plusieurs hôtes, qui doivent s’être déjà connectés une fois à epfl.zoom.us.
- L’hôte reçoit les informations de connexion
- La communication du webinaire doit être assurée par le demandeur et l’Hôte. (transmission des invitations, publication web des informations de connexion et publication des enregistrements).
- Si YouTube est souhaité (sous la responsabilité du demandeur) :
- Vous pouvez demander de l’assistance auprès de votre support IT de proximité.
- Il vous faut un compte Gmail actif.
- Via le compte Gmail, activez la diffusion en direct sur YouTube, 10 jours aupravant.
- Un rapport du webinaire et l’enregistrement sur le cloud sont disponibles sur demande à [email protected].
Non, seuls les animateurs, coanimateurs et “panelist” peuvent partager leur vidéo avec l’ensemble des participants.
Enregistrement Zoom
Vous pouvez choisir d’enregistrer votre réunion ou votre webinar Zoom soit localement sur votre appareil personnel, soit sur le cloud.
Les enregistrements Cloud sont stockés sur les serveurs Européen de Zoom.
Vous pouvez les retrouver et les télécharger via votre profile https://epfl.zoom.us/, menu «Mes enregistrements».
Zoom suit le règlement général de l’UE sur la protection des données RGPD. Pour tout renseignent sur la conformité GDPR consultez https://explore.zoom.us/fr/gdpr/
Le délai de rétention des enregistrements Zoom Cloud est de 30 jours. Tous les enregistrements Zoom faits dans le Cloud datant de plus de 30 jours seront automatiquement supprimés.
Oui, vous pouvez choisir de demander le consentement et d’envoyer des notifications d’enregistrement via le portail https://epfl.zoom.us/profile/setting?tab=recording.
“Paramètres”, “Consentement d’enregistrement”
Bonnes pratiques et recommandations
- Ne publiez jamais votre NPR “Nº personnel pour la réunion” sur des sites web ou dans des médias sociaux.
- Par ailleurs, en cas de discussion d’informations confidentielles et si un enregistrement de la séance est requis, l’organisateur veillera à l’enregistrer localement et pas dans le cloud (https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/201362473-Local-Recording).
- Préférez l’enregistrement local, les enregistrements cloud sont automatiquement supprimés après 30 jours.
- Si des participants doivent joindre la séance par téléphone, l’organisateur s’assurera que l’invitation ne parvienne qu’aux personnes autorisées.
- Veillez mettre à jour régulièrement le client Zoom ainsi que les modules d’extensions Zoom sur tous vos équipements.
(https://epfl.zoom.us/download).
Avant la réunion
- Définir les rôles (maître de conférences, remplaçant, animateur du chat).
- Tester votre audio et vidéo.
- Préférer un réseau câblé.
- Préparer le contenu que vous souhaitez partager avant la réunion.
- Fermer toutes les applications, pour libérer l’utilisation du processeur.
- Fermer les applications pouvant générer des pop-ups.
Pendant la réunion
- En cas d’enregistrement, avertir préalablement les participants.
- Utiliser l’affichage Galerie pour les réunions de groupe.
- Utiliser “Nouveau partage” pour effectuer la transition d’un contenu à un autre.
- Positionner sa caméra au niveau des yeux – expérimenter les meilleurs angles pour être à l’aise et éviter les contre-jours.
- Contact visuel – Essayer de regarder sa caméra le plus souvent possible.
- Pour la gestion des Questions Réponse, surveiller les mains levées. Les questions et les réponses ne sont vues que par celui qui a posé la question.
Après la réunion
- Pour diffuser l’enregistrement vidéo, SWITCHtube est fortement recommandée.
- Ajouter un titre pertinent à votre vidéo.
- Ajouter les Mots clés (tag) pour faciliter sa recherche.
- Surveiller régulièrement et répondre aux questions, si l’option est active.
Sécurité, Confidentialité et Protection des données
Oui, cela faisait partie des exigences de la DSI.
Pour plus d’informations, veuillez consulter la politique de confidentialité de Zoom sur https://zoom.us/privacy.
Pour tout renseignent sur la conformité GDPR consultez https://explore.zoom.us/fr/gdpr/
- Le Passcode est activé par défaut pour toutes les Réunions et Webinaires. Les utilisateurs pourront le désactiver en toute connaissance de cause.
- Le cryptage End-to-end (E2E) est activé. Les Meeting E2E fonctionnent seulement pour les utilisateurs, dont la version du Client Zoom est 5.4.0 ou version ultérieure. Avec l’encryptions E2E, l’enregistrement, la connexion via SIP/H323, Lync et par téléphone ne fonctionneront plus.
- Les utilisateurs avec adresse email @epfl.ch seront exclusivement réservé au compte Zoom de l’EPFL. Tout utilisateur avec un compte Zoom privé (payant ou gratuit) avec un email (identifiant Zoom) faisant partie du domaine @epfl.ch, sera invité à modifier son adresse email, par une adresse privée.
Oui, mais en cas de discussion d’informations confidentielles et si un enregistrement de la séance est requis, l’organisateur veillera à l’enregistrer localement et pas dans le cloud https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/201362473-Local-Recording.
Certaines personnes pourraient vouloir perturber vos conférences avec un contenu hors sujet. Voici une liste plus complète de mesures pour éviter et gérer les trolls, y compris comment expulser quelqu’un de votre session.
Conseils de Zoom.
Lexique
- Présentation de fichiers à distance
- Audio via l’ordinateur ou par téléphone
- Véritable travail collaboratif sur tout fichier ouvert
- Annotations en direct sur le fichier ouvert
- Levée de main pour demander la prise de contrôle et annoter à distance
- Gestion centrale pour le modérateur : coupure des microphones, déconnexion de sites, … etc
- Communication texte individuelle ou de groupe
- Historique des tchats
- Plusieurs tchats en simultané
- Transfert de fichier
- Vidéo One-Click : transformez votre tchat en appel vidéo d’un seul click
- Bibliothèque de fichiers récurrents pour simplifier les transferts
- Enregistrez vos réunions, visioconférences et webinar soit dans le Cloud ZOOM soit en local sur votre poste de travail
- Diffusion à un large auditoire soit en streaming, soit en VOD
- Permet de réaliser des formations à distances ou des présentations : lancement de produits, formation produits, voeux du président, … etc
- Gestion des questions / réponses par tchat des personnes distantes vers le modérateur uniquement pendant le stream
- Diffusion jusqu’à 300 participants via ZOOM
- Présentation audio, vidéo et informatique à un large auditoire
- Diffusion descendante de l’information
- Gestion des questions / réponses par tchat des personnes distantes vers le modérateur uniquement
- Solution de sondage en ligne
- Diffusion du Webinar jusqu’à 1000 participants via ZOOM
- Intégration complète du Webinar en diffusion RTMP via Facebook Live ou YouTube Live pour élargir votre auditoire