Synchronisation du personnel
Chaque nuit un processus récupère des données de SAP RH pour mettre à jour toutes les accréditations du personnel :
- une nouvelle accréditation est créée au maximum 7 jours avant l’arrivée de la nouvelle personne
- pour les CDD, la date de fin est indiquée dès qu’elle est connue
- pour les CDI, la date de fin est indiquée 21 jours avant le départ
- l’accréditation de la personne est interrompue si la date de fin est dépassée
Synchronisation du corps estudiantin
Chaque nuit un processus récupère des données de ISA pour mettre à jour toutes les accréditations du corps estudiantin :
- une nouvelle accréditation (dans le futur) est créée dès que l’inscription a été validée par le SAC, mais au maximum 6 mois avant le début des cours
- il n’y a jamais de date de fin
- l’accréditation de la personne est prolongée en une accréditation exmatriculé le jour de l’ex-matriculation. La prolongation est de 1 mois pour les bachelor/master et de 6 mois pour l’école doctorale
Synchronisation des enseignants
Chaque nuit un processus récupère des données d’ISA pour mettre à jour toutes les accréditations des enseignants dans les unités d’enseignement :
- une nouvelle accréditation est créée à l’arrivée du nouvel enseignant
- l’accréditation d’un ancien enseignant est interrompue
Synchronisation des professeurs
Chaque nuit un processus récupère des données d’ISA pour mettre à jour les titres des professeurs selon les informations fournies par les APR. Ce processus est le seul autorisé à mettre à jour un titre de professeur (nommé par le CEPF).
Accréditation manuelle d’un hôte
L’accréditeur d’une unité (titulaire du droit “accréditation dans l’unité) est le seul habilité à accréditer un hôte dans son unité :
- La durée de l’accréditation manuelle est maximum un an
- A tout moment l’accréditeur peut interrompre une accréditation manuelle
- 21 jours avant l’échéance, une demande de renouvellement est envoyé aux accréditeurs de l’unité
- A l’échéance, si l’accréditation n’a pas été renouvelée, elle est interrompue
Nettoyage des droits à l’interruption d’une accréditation
Lorsqu’une accréditation s’interrompt :
- l’ensemble des droits et rôles acquis dans l’unité d’accréditation sont également interrompus
- si l’accréditation est la dernière, tous les autres droits et rôles sont également interrompus, autrement:
- ceux acquis hors de l’unité d’accréditation mais qui dépendent de cette unité doivent être revalidés
- tout droit ou rôle non revalidé dans un délai de 15 jours est interrompu
Octroi de droit sans échéance
Un titulaire de rôle, possédant le droit, peut l’octroyer à un bénéficiaire dans le sous-arbre d’unité où il détient le rôle :
- la durée de l’octroi est donc déterminé par les échéances des accréditations du bénéficiaire (voir processus “Nettoyage des droits à l’interruption d’une accréditation”)
Octroi de droit avec échéance
Un titulaire de rôle, possédant le droit, peut l’octroyer à un bénéficiaire dans le sous-arbre d’unité où il détient le rôle :
- la durée de l’octroi dépend de l’échéance du droit.
- 30 jours avant l’échéance, une demande de prolongation du droit est envoyé aux titulaires des rôles possédant ce droit.
- A l’échéance de la demande, le droit est interrompu s’il n’a pas été prolongé
- la durée de l’octroi est également déterminé par les échéances des accréditations du bénéficiaire (voir processus “Nettoyage des droits à l’interruption d’une accréditation”)
Octroi de rôle sans échéance
Un titulaire du droit de gestion du rôle, peut octroyer ce rôle à un bénéficiaire dans le sous-arbre d’unité où il détient le droit de gestion :
- la durée de l’octroi est donc déterminé par les échéances des accréditations du bénéficiaire (voir processus “Nettoyage des droits à l’interruption d’une accréditation”)
Octroi de rôle avec échéance
Un titulaire du droit de gestion du rôle, peut octroyer ce rôle à un bénéficiaire dans le sous-arbre d’unité où il détient le droit de gestion :
- la durée de l’octroi dépend de l’échéance du droit.
- 30 jours avant l’échéance, une demande de prolongation du rôle est envoyé aux titulaires du droit de gestion du rôle
- A l’échéance de la demande, le rôle est interrompu s’il n’a pas été prolongé
- la durée de l’octroi est également déterminé par les échéances des accréditations du bénéficiaire (voir processus “Nettoyage des droits à l’interruption d’une accréditation”)
Octroi de droit/rôle soumis à approbation
L’octroi d’un droit/rôle soumis à approbation n’est pas immédiatement délivré :
- Une demande d’approbation est transmise au workflow d’approbation correspondant dans SAP
- Si le workflow termine positivement, le droit/rôle est octroyé, autrement il est refusé
- Si un droit/rôle soumis à approbation est prolongé, alors il est soumis à nouveau à approbation sauf si le bénéficiaire possède une accréditation dans cette unité
Synchronisation de l’organisation hiérarchique de l’école
Chaque nuit un processus récupère des données de l’application des structures units.epfl.ch pour mettre à jour la structure hiérarchique de l’école :
- Les nouvelles unités sont ajoutées
- Les anciennes unités sont effacées
- Les renommages sont effectués
- Les déplacements d’unité sont effectuées
- Les changement de responsable d’unité sont effectués
- Tout nouveau responsable d’unité reçoit automatiquement les rôles “Responsable d’unité”et “Responsable de Centre Financier”
- Tout titulaire des rôles “Responsable d’unité”et “Responsable de Centre Financier” qui n’est plus responsable d’unité perd ces deux rôles immédiatement
Synchronisation des fonds
Chaque nuit un processus récupère des données de SAP Finance pour mettre à jour la liste des fonds :
- Les nouveaux fonds sont ajoutés
- Les anciens fonds sont effacés
- Les changements de responsable de fonds sont effectués
- Tout nouveau responsable de fonds reçoit le rôle “Responsable de fonds” pour le fonds concernés
- Tout titulaire de rôle “Responsable de fonds” perd son rôle si le fond et supprimé ou s’il n’est plus le responsable de fonds