Attention deux points essentiels à se souvenir:
- vous ne devez accréditer que des personnes dont vous êtes sûr de l’identité. Veuillez bien vérifier et comparer la photo des papiers d’identité avec la personne que vous êtes en train d’accréditer.
- votre unité est responsable des agissements de cette personne. Par conséquent, elle doit prendre les précautions d’usage (NDA, contrat) afin de pouvoir se retourner le cas échéant contre la personne ou la société qui l’emploie.
L’EPFL met à votre disposition un template de document : Règles additionnelles à l’attention des bénéficiaires externes d’un accès au système d’information de l’EPFL (version anglaise). Ce document contient deux variantes qui correspondent soit au cas d’une relation directe entre l’EPFL et la personne, soit une relation indirecte au travers d’une société de service.
Ce document est conservé dans l’unité et sera présenté en cas de litige.
Si la personne que vous désirez accréditer est présente dans Accred (dans le cas contraire, rendez-vous sur la page ‘créer une personne‘), ensuite :
1) Sur la page d’accueil d’Accred, cliquez sur ‘Nouvelle accréditation’ le premier bouton au centre.
2) Dans la zone de la personne à accréditer, entrer le nom et prénom de la personne dans le champ Rechercher . Si plusieurs personnes correspondent au critère de recherche, vous sélectionnez la bonne personne dans la liste fournie
3) La personne choisie apparaît ensuite dans la zone de la personne à accréditer
4) Dans la zone Unité, entrer le nom de l’unité où la personne va être accréditée
et sélectionner l’unité désirée si plusieurs réponses sont proposées
5) L’unité choisie apparaît dans la zone
6) L’étape suivante permet de fournir les renseignements du profile d’accréditation :
- Le statut;
- Éventuellement la classe;
- la Date de début;
- La date de fin qui ne peut pas être au-delà d’une année de la date de début;
Une fois le profile complété, cliquer sur Étape suivante
7) L’étape suivante permet de déterminer la fonction de la personne dans l’unité. Un moteur de recherche permet de naviguer dans liste
8) L’étape suivante permet de définir les autorisations de base de la personne qui sont liées à son accréditation, veuillez consulter la page dédiée à cette étape importante
9) La dernière étape permet de finaliser l’accréditation en fournissant un commentaire et éventuellement l’adresse email privée de contact si la personne n’a pas encore de compte Gaspar. Si ce champ est rempli, un email sera envoyé automatiquement à la personne afin de lui permettre d’initialiser elle-même son mot de passe
Pour terminer, cliquer sur Créer l’accréditation.
Vous pouvez également sauvegarder l’accréditation sous forme de brouillon