Cycle de vie des accréditations

Changer la fonction d’une accréditation

Si une personne change de fonction dans son unité mais sans modification de son cahier des charges RH, vous pouvez la modifier dans son accréditation de son unité. Pour cela, vous commencer par chercher la personne et afficher la liste de ses accréditations.

ensuite, vous cliquez sur le bouton modifier de l’accréditation concernée. A l’aide de l’assistant de modification de l’accréditation qui s’ouvre, vous allez dans la section Fonction  

et vous cliquer en haut à droit sur le bouton modifier puis vous cherchez la nouvelle fonction à l’aide du champ de recherche

et vous sélectionnez ensuite la bonne fonction.Pour terminer, rendez-vous en bas de l’assistant

et ajoutez le commentaire qui convient avant de cliquez sur le bouton rouge Modifier l’accréditation.

Prolongation des accréditations

Les accréditations à prolonger sont détectées automatiquement si leur échéance est comprise entre entre 1 jour et 1 mois. Vous pouvez les sélectionner très rapidement en cliquant sur le raccourci Accréditations à prolonger depuis la vue d’ensemble.

La liste des accréditations à prolonger prochainement s’affiche pour toutes les unités où vous êtes titulaire du droit d’accréditation. La liste est vide si aucune accréditation doit être prolongée.

 

Vous parcourez ensuite la liste, accréditation par accréditation, et cliquez sur l’action Prolonger en choisissant la nouvelle durée, de 1 mois à 1 année maximum.

Vous pouvez également Choisir une date si nécessaire. La prolongation est effectuée immédiatement sans confirmation.

Si vous avez plusieurs accréditations à prolonger de la même manière au sein d’une unité, vous pouvez les sélectionner, puis dans la barre de titre du tableau vous utilisez les deux petites flèches tournantes pour les prolonger

Prolongation d’une accréditation d’une personne en fin de contrat RH

Si une date de sortie a été fixée par les RH, Accred indiquera l’échéance fixée sur l’accréditation correspondante au maximum 21 jours avant cette date.

L’accréditeur a alors 21 jours pour éventuellement prolonger cette accréditation au delà de l’échéance fixée si un accord a été conclu dans ce sens avec le responsable d’unité. L’accréditation apparaîtra alors dans la liste des accréditations à prolonger (voir point précédent). A la date de sortie, le statut de la personne va automatiquement changer de Personnel à Hôte. L’intégralité des autorisations acquises par la personne seront supprimées hormis celles qui sont compatibles avec le statut Hôte (notamment son accès à l’intranet , sa visibilité dans l’annuaire Web). Si le responsable d’unité a donné son accord pour que la personne conserve sa boîte de messagerie comme hôte de l’EPFL, l’accréditeur devra modifier manuellement la propriété “Avoir une boîte email” à OUI avant la date de mutation, car cette propriété n’est pas compatible par défaut avec le statut d’hôte.

Attention, si l’accréditeur essaye de faire cette opération avant 21 jours, Accred va annuler la demande de prolongation la nuit suivante.

La Directive pour l’utilisation de l’infrastructure électronique de l’EPFL prévoit des exceptions qui doivent être définies par les responsables d’unité (par exemple, pour terminer un travail de publication). Il revient à ces derniers d’anticiper tous les risques liés à une prolongation d’accréditation.

Futures accréditations

Statut “Personnel” (avec contrat RH):

  • Accred crée les accréditations automatiquement 30 jours avant le début du contrat (90 jours pour les professeurs) avec la classe Onboarding, ou dès que l’information est disponible depuis SAP. Ceci permet de préparer l’arrivée du nouveau collaborateur. A la date du début de son contrat, la classe sera modifiée automatiquement avec la valeur fixée par les RH.
    • Dans cette configuration, seules les propriétés “Compte utilisateur dans Active Directory”, “Stockage individuel” et “Posséder un no. de téléphone” sont activées. Les autres propriétés sont interdites pour la classe “Onboarding”. Elles seront automatiquement activées le jour de l’arrivée.
    • Cette étape “Onboarding” n’est valable que pour les personnes qui ne sont pas déjà accrédités.

Statut “Etudiant“:

  • La date de début des accréditations (nouveaux étudiants et étudiants en cours) est fixée au 15 mai ou au 1er décembre qui précède, avec la classe “Futur étudiant“. La transition à la classe normale se fait 3 semaines avant le début de l’inscription.
    • Dans cette configuration, seule la propriété “Compte AD” est activée.

Accréditation d’hôte avant le début d’un contrat

Dans certain cas, par exemple pour un nouveau professeur, il arrive que la personne ait déjà des activités avant le début de son contrat en accord avec son futur supérieur hiérarchique. Il est alors possible de définir une accréditation d’hôte dans la futur unité de la personne. Le statut de l’accréditation sera alors automatiquement modifiée à Personnel le jour du début du contrat RH et l’échéance de l’accréditation sera modifiée en fonction du contrat. Il est dans ce cas primordial de s’assurer que l’identité numérique utilisée pour créer l’accréditation numérique et celle utilisée pour définir le contrat RH soit la même et éviter ainsi la création de doublons.

Fin d’une accréditation

Statut “Personnel” (avec contrat RH):

  • La date d’échéance de l’accréditation est renseignée  3 semaines au plus tôt avant la fin de son contrat, une prolongation automatique de 5 jours (calculé depuis l’annonce) est donné en cas d’annonce de sortie tardive.
  • A l’échéance de sa dernière accréditation, la personne perd tous ses accès, y compris celle de sa messagerie.
  • En cas de mutation interne (changement d’unité), l’ancienne et la nouvelle accréditation se chevauche pendant 3 semaines.

Statut “Hôte” ou “Hors EPFL“:

  • A l’échéance de sa dernière accréditation, la personne perd tous ses accès, y compris celle de sa messagerie.

Statut “Etudiant“:

  • Dès la date de son exmatriculation par le service accadémique, l’accréditation de l’étudiant entre dans une période de grâce de 1 mois pour les bachelor/master et 6 mois pour les doctorants.
  • Bachelor/Master:
    • la personne reste accréditée pendant 1 mois avec la classe “Etudiant exmatriculé” après la date de leur exmatriculation.
    • Après ce mois, la personne perd tous ses accès, y compris celle de sa messagerie, sauf certains services comme IS-Accademia pendant 5 mois.
  • Doctorant:
    • la personne reste accréditée pendant 6 mois après la date de leur exmatriculation
    • Après ces 6 mois, la personne perd tous ses accès, y compris celle de sa messagerie.

 

Durée des accès aux services après exmatriculation (étudiant·e·s) ou fin de contrat (collaborateur·ice·s) :

 Services

 Étudiant·e·s (Bachelor, Master ou Auditeur·ice)

 Étudiant·e·s (Doctorant·e·s)

 Collaborateur·ice·s (internes ou externes)

Compte Gaspar

 6 mois *

 Suppression du compte dès le lendemain de la date de fin de l’accréditation

Boîte mail

 1 mois *

 6 mois *

 Plus d’accès dès le lendemain de la date de fin de l’accréditation

Google Apps

 1 mois *

 6 mois *

 plus d’accès dès le lendemain de la date de fin de l’accréditation

Camipro

 1 mois *

 6 mois *

 plus d’accès dès le lendemain de la date de fin de l’accréditation

Moodle

 1 mois *

 6 mois *

 plus d’accès dès le lendemain de la date de fin de l’accréditation

ISA

 1 mois *

 6 mois *

 plus d’accès dès le lendemain de la date de fin de l’accréditation

Zoom

 1 mois *

 6 mois *

 plus d’accès dès le lendemain de la date de fin de l’accréditation

People

Plus d’accès dès l’exmatriculation

* après la date de l’exmatriculation