Lors d’un voyage académique, les voyageuses et voyageurs de l’EPFL peuvent opter pour des multiples solutions d’hébergement. Afin de bénéficier d’un conseil professionnel et de tarifs négociés, il est recommandé d’effectuer toute réservation d’hôtel via l’agence de voyages EPFL.
Demande de déplacement et réservation
Pour tout voyage organisé et/ou payé par l’EPFL nécessitant au moins une nuit d’hôtel, il est exigé d’établir une demande de déplacement via l’outil notes de frais.
Une fois la demande de déplacement validée, il est possible de réserver un hébergement via l’agence de voyages EPFL ou tout autre canal d’achat, selon les modalités décrites ci-dessous.
Réservations d’hôtels via Kuoni Business Travel
En réservant vos nuitées via l’agence de voyages centrale de l’EPFL, Kuoni Business Travel, vous pouvez bénéficier de conditions avantageuses et de prix préférentiels auprès de trois chaînes hôtelières : Accor, InterContinental Hotels Group (IHG) et Best Western Hotel.
Deux modes de payement possibles via Kuoni Business Travel :
- La réservation est effectuée par l’agence de voyage qui est garantie avec la carte de crédit personnelle du voyageur et celui-ci règlera sur place à l’hôtel le montant du séjour.
- L’agence de voyage peut réserver l’hôtel en prépaiement avec la carte Airplus. C’est-à-dire que le séjour sera facturé à l’EPFL via la demande de déplacement, et le voyageur transmet ensuite le bon de réservation à son arrivée à l’hôtel ainsi que sa carte de crédit pour les extras (mini-bar, tel, repas, etc…).
Vous pouvez bénéficier de 5 à 12% de réduction pour les différentes marques hôtelières qui appartiennent au groupe Accor en matière d’hôtellerie étoilé de classe moyenne.
L’EPFL bénéficie de 10% de réduction pour toute réservation avec IHG Hotels Group.
Un grand nombre d’hôtels du groupe Best Western Hotel Group propose 15% de réduction pour les membres de l’EPFL.
Autres canaux de réservations
La réservation d’un hôtel peut également être effectuée via d’autres canaux d’achat. Seuls les hôtels de catégorie «moyenne» sont autorisés.
Pour la réservation d’hôtels hors agence de voyage centrale de l’EPFL, seuls les hôtels de catégorie «moyenne» sont autorisés. Les frais de téléphonie privée, de minibar ou encore de location de films ne sont pas remboursés.
Les hôtels seront réservés en prépaiement selon les conditions tarifaires choisies. La personne qui voyage recevra un voucher à présenter à l’hôtel, ce qui facilitera la procédure de check-in et check-out.
L’hébergement chez des particuliers lors d’un déplacement professionnel donne lieu à un remboursement maximum de CHF 80.- pour toute la durée du séjour. Les frais doivent être justifiés.
Pour certains séjours, la location d’un appartement (ex. Airbnb) est possible si la justification économique est prouvée.
La plateforme Airbnb a été créé pour les particuliers et non pour les industries liées aux voyages professionnels. L’agence de voyages centrale de l’EPFL, Kuoni Business Travel, n’a donc aucun accès particulier, soit au niveau de la plateforme de réservation, qu’au niveau d’un contact dédié. Le service 24h de l’agence n’est également pas disponible pour ce type de logements.
Hôtels à proximité du campus EPFL
Il existe deux hôtels à proximité du campus EPFL : le SwissTech Hotel ainsi que le Starling Hôtel Lausanne. La communauté EPFL bénéficie de tarifs préférentiels pour ces hôtels.
La communauté EPFL peut réserver une chambre individuelle ou double à tarif réduit au SwissTech Hotel, respectivement à CHF 110.- et à CHF 132.- par nuit (petit déjeuner et taxe de séjour exclus).
Le tarif préférentiel est accordé pour toute réservation faite par courriel à [email protected] à l’aide d’une adresse email @epfl.ch.
Les tarifs sont fixes toute l’année et les réservations peuvent être annulées sans frais jusqu’à 24h à l’avance.
La communauté EPFL peut réserver une chambre à tarif préférentiel au Starling Hôtel Lausanne en écrivant à [email protected] avec une adresse e-mail « @epfl.ch ».
La réservation en ligne se fait uniquement sur le site web de l’hôtel en utilisant le code de réduction ” EPFL1025 “.
Les réservations effectuées avec le code promotionnel sont annulables jusqu’à 12h à l’avance.
Contact
CONTACT KUONI BT
Question ou réservation d’hôtels via l’agence de voyages centrale EPFL, Kuoni Business Travel (DER Touristik Suisse)
– Lu-ve : 8h30 – 18h00, non-stop
– Tél. +41 58 702 64 00
– E-mail : [email protected]
—————————————————————————————————
Sur le campus EPFL (BI A0 432) :
– Lu-ve : 9h00 – 13h00 / 13h30 – 17h00 (sauf jours fériés)
– Sans rendez-vous
—————————————————————————————————
CONTACT EPFL
– Demandes d’exception aux Directives voyages : [email protected]
– Procédures et problèmes de réservation : [email protected]
– Assistance technique concernant la demande de déplacement : [email protected]
– Remboursement des frais : [email protected]