Conditions générales de participation aux activités

Seules les données strictement nécessaires à la bonne organisation des activités sont collectées. En général, les données suivantes sont collectées:

• Activité concernée: nom, lieu, date
• Participant·e: nom, prénom, date de naissance, sexe
• Représentant·e légal: nom, prénom, lieu de résidence, téléphone en cas d’urgence

D’autres données personnelles des participant·es peuvent être collectées de cas en cas, notamment:

• Niveau scolaire
• Santé (facultatif)

  «Y-a-t-il une information que les animateurs devraient connaître pour la sécurité de votre enfant (allergie, maladie, médicaments, régime alimentaire ou autres particularités, difficulté d’adaptation, troubles du comportement, etc.) et afin de nous permettre de gérer au mieux toutes les situations. Si oui, lesquelles ?»

Les données sensibles telles que celles liées à la santé ne doivent être communiquées par le parent que si elles sont utiles pour le bon déroulement de l’activité. Elles ne sont pas conservées après l’activité.

Les parents ne souhaitant pas transmettre les informations via un formulaire en ligne peuvent le faire par un autre moyen.

Lieu de stockage:

• Les données collectées sont stockées à l’EPFL.
• Dans certains cas, nous utilisons des formulaires Google dont les données ne sont pas stockées à l’EPFL. Dans ce cas, nous nous engageons à ce que les données soient effacées de ces plateformes le plus rapidement possible.

Accès aux données:

• Seul un nombre restreint de personnes à l’EPFL a accès aux données.
• Vous pouvez en tout temps demander à ce que toutes les données vous concernant ou concernant votre enfant soient effacées de nos fichiers. Contact: [email protected].

Statistiques

• Les données sont conservées à des fins statistiques.
• Les données transmises à des fins statistiques sont anonymisées.

• En cas d’accident/incident grave: appel du numéro d’urgence de l’EPFL (int. 115 ou 021 693 30 00), si nécessaire transport en ambulance vers l’hôpital le plus proche, information à la direction et aux parents.
• En cas d’accident/incident de moindre gravité: éventuellement appel du numéro d’urgence de l’EPFL (int. 115 ou 021 693 30 00) pour déterminer la gravité d’un accident/incident, prise en charge des soins de base par les animateurs-trices et information à la famille qui prendra les décisions utiles.

L’équipe d’accompagnement met tout en œuvre pour préserver l’intégrité physique et morale de votre enfant. Cependant le risque zéro, comme dans toute activité, n’existe pas.

Par votre signature ou en cochant la case correspondante dans le formulaire en ligne, vous acceptez les conditions susmentionnées et les procédures décrites. Vous acceptez également qu’en cas d’accident/incident, les frais occasionnés soient pris en charge par l’assurance de votre enfant ou votre assurance responsabilité civile.

L’EPFL décline toute responsabilité, dans les limites légales, en cas d’accident. Toute prétention en dommages et intérêts de la part des parents envers l’EPFL est donc exclue.

Par votre signature ou en cochant la case correspondante dans le formulaire en ligne, vous acceptez que des photographies soient prises durant l’activité susmentionnée et que certaines soient mises sur le site Internet de l’EPFL, diffusées via les réseaux sociaux et/ou utilisées pour les rapports à l’intention de nos partenaires et/ou par les institutions partenaires. Il n’y aura pas de mention de nom des enfants sur les photographies. A des fins promotionnelles, des images filmées pourraient être réalisées.

Si toutefois vous ne souhaitez pas que votre enfant soit pris en photo, merci de bien vouloir avertir par e-mail notre secrétariat avant le début de l’activité.

En inscrivant un enfant à une activité de l’EPFL, les personnes légalement responsables de la/du participant.e mineur.e déclarent:

• exercer l’autorité parentale sur l’enfant et avoir la capacité légale de remplir et de signer le document,
• s’engager à ce que l’enfant inscrit respecte les directives du/de la responsable de l’activité,
• accepter que le/la responsable d’activité puisse exclure un enfant pour préserver la sécurité et l’ambiance du groupe,
• avoir pris connaissance des heures de début et de fin de l’activité et accepter que l’EPFL n’est plus responsable de l’enfant en dehors de ces heures,
• avoir pris connaissances des mesures sanitaires et agir de manière responsable pour éviter toute contamination et propagation du virus,
• avoir lu la rubrique ci-après « exclusion des participant·es ».
  

Le Service de promotion des sciences se réserve le droit d’exclure la participation d’un enfant à une activité en cas de:

• Absence d’autorisation parentale datée et signée, ou autorisation parentale incomplète;
• Données de base de la/du participant.e illisibles, incomplètes ou erronées;
• Non respect des horaires de l’activité;
• Non respect des directives sanitaires;
• Fumée, consommation d’alcool, de drogue ou d’autres substances illicites;
• Comportement irrespectueux et/ou agressif envers les autres enfants;
• Comportement irrespectueux de la personne accompagnant l’enfant.