FAQ – Aménagements des cours et/ou des examens pour les personnes en situation de handicap/maladie chronique

Quelle procédure suivre pour faire une demande d’aménagement ?

La procédure est expliquée sur notre page web.

Le spécialiste qui me suit a-t-il besoin de fournir un rapport en plus de compléter le formulaire « étudiant.e » ?

Si le spécialiste qui vous suit a rempli correctement toutes les parties du questionnaire étudiant.e.s, il n’est pas obligatoire de fournir un rapport complémentaire. Cependant, tous les documents (tests, bilans…) qui permettront à la commission des examens de se prononcer sont utiles.

Quels documents dois-je remplir pour faire ma demande d’aménagement ?

Vous devez remplir au minimum le formulaire qui se trouve sur notre page web. Ce formulaire est composé de 2 parties, une à remplir par vos soins et une autre par votre spécialiste. Si vous avez bénéficié d’aménagement dans le passé, il faut aussi nous envoyer ces attestations.

J’ai un rapport de mon spécialiste mais il date de plus de deux ans, que dois-je faire ?

Bien que certaines maladies ou handicaps n’évoluent pas ou peu avec le temps, il est demandé aux étudiant.e.s de nous fournir un rapport qui date de moins de 2 ans. Votre spécialiste étant au courant de votre situation, il pourra juger de la nécessité ou non de vous refaire passer des tests avant de rédiger le rapport.

Avant de confirmer mon admission à l’EPFL, j’aurais besoin de savoir si les aménagements dont j’ai besoin seront acceptés. Comment puis-je faire ?

Il est possible de faire une demande d’aménagements même si vous n’êtes pas encore immatriculé au sein de notre établissement. Cette démarche vous permettra de connaître les aménagements auxquels vous aurez droit et de prendre votre décision en connaissance de cause.

Afin d’avoir les réponses de la commission des aménagements concernant les mesures que vous pourriez avoir droit suffisamment en avance, voici les délais à suivre :

• Début d’études en septembre : la demande complète doit nous parvenir à mi-avril au plus tard.
• Début d’études en janvier (étudiants d’échange) : la demande doit nous parvenir à mi-novembre au plus tard.

Passés ces délais, ce sont les délais standards qui s’appliquent. 

J’étais à l’UNIL l’année passée et je bénéficiais d’aménagements, dois-je refaire une demande d’aménagements maintenant que je suis immatriculé.e à l’EPFL ?

Oui, vous devez obligatoirement refaire une demande, s’agissant de 2 institutions différentes.

Pour combien de temps mon aménagement est-il valable ?

Votre aménagement est valable pour l’entier de votre cursus à l’EPFL (Bachelor et Master) sauf s’il est mentionné une date de fin de validité sur votre décision d’aménagement. En effet, il y a des cas ou les aménagements ne sont valables que pour 6 mois ou une année (ou même des durées plus courtes pour les aménagements d’urgence suite à une fracture de la main, par exemple).

Cependant, en cas de réimmatriculation après avoir été exmatriculé, vos aménagements ne seront pas reconduits automatiquement. Nous vous remercions, dans ce cas, de prendre contact avec nous à l’adresse [email protected].

Si vous commencez un doctorat, vous devez faire renouveler votre aménagement en nous contactant à l’adresse [email protected].

Je connais un autre étudiant qui a le même diagnostic que moi, cependant, il ne lui est pas demandé de renouveler ses aménagements, est-ce normal ?

Même si vous avez le même diagnostic, chaque situation est différente. La commission se base sur le rapport du spécialiste pour prendre ses décisions concernant la durée de validité d’un aménagement.

J’ai reçu un message me demandant de renouveler mes aménagements, que dois-je faire ?

Vous devez rapidement nous envoyer un rapport actualisé de votre situation ou nous informer si vous n’avez plus besoin de vos aménagements.

Qui aura accès aux données concernant mon handicap ?

En signant le formulaire de demande, vous acceptez que vos documents relatifs à la demande d’aménagement puissent être divulgués aux services internes compétents dans la mesure où cela est nécessaire à la prise de décision et à la mise en œuvre d’éventuelles mesures.

Comment les enseignant.e.s sont-ils/elles informé.e.s de mes aménagements ?

Vos enseignant.e.s sont informé.e.s au début de chaque semestre que vous avez des aménagements. Ils/elles sont alors responsables de les mettre en place pour tous vos examens qui ont lieu durant le semestre. Ils/elles sont ensuite informés pour chacun de vos examens de session.

Nous vous conseillons toutefois de garder sur vous une copie de la confirmation de vos aménagements que vous avez reçue du service académique lorsque vous vous présentez aux examens.

Les enseignant.e.s reçoivent-ils/elles des recommandations générales concernant la mise en œuvre des aménagements ?

Lorsque les enseignant.e.s reçoivent les noms des étudiant.e.s au bénéfice d’un aménagement, il leur est demandé :

• de regrouper les étudiant.e.s bénéficiant d’un aménagement dans la zone la plus calme de la salle.
• de s’assurer que les étudiant.e.s disposant du temps standard rendent leur copie dans le silence et quittent la salle aussi rapidement que possible.
• de transmettre à leurs assistant.e.s les informations relatives aux aménagements de leurs étudiant.e.s

Dans le même message, ils/elles ont accès via des liens :

• à la procédure pour les tablettes
• à des fiches informatives sur les diagnostics les plus courants (Dyslexie-dysorthographie-dyscalculie, Dyspraxie, Trouble du spectre de l’autisme, Troubles psychiques, Trouble du déficit de l’attention avec/sans hyperactivité) qui ont pour but, à travers une meilleure compréhension des enjeux et difficultés, de faciliter l’interaction académique entre le corps enseignant et les étudiant.e.s.

Qui prend les décisions d’aménagements ?

Une commission ad hoc composée de plusieurs collaborateur.trice.s et enseignant.e.s de l’EPFL statue sur les différents dossiers. L’adresse de contact est toujours [email protected].

La commission des aménagements peut demander également que vous produisiez un complément si elle juge que les différents documents du dossier ne leur suffisent pas pour prendre une décision.

En cas de refus, il existe des voies de recours qui sont mentionnées dans le courrier qui vous sera envoyé par le service académique via le guichet des étudiant.e.s.

J’ai un mid-term prochainement et je n’ai pas reçu d’information stipulant que j’ai droit à mes aménagements ?

Pour les examens qui ont lieu durant les sessions de janvier et de juin, vous recevez la confirmation de vos aménagements pour chaque épreuve.

Cependant pour les mid-terms, vous ne recevrez pas de confirmation de vos aménagements. Le service académique informe les enseignant.e.s qui ont la responsabilité d’organiser les aménagements durant le semestre.

Sur mes bulletins de notes et sur mon diplôme, sera-t-il noté que j’ai eu un/des aménagement/s ?

Non, il ne sera pas noté que vous avez eu un/des aménagement/s. 

Je viens de me casser la main droite et je suis droitier.ère, j’ai prochainement des examens, que dois-faire ?

Vous devez rapidement remplir le formulaire qui se trouve sur notre page web des aménagements et faire remplir la partie dédiée à votre spécialiste. La commission prendra une décision sur la base de ces éléments.

Je me suis cassé.e la main gauche et je suis droitier.ère, puis-je prétendre à des aménagements ?

Pour ce qui est des accidents tout dépend des blessures et des traitement mis en place. Cependant, en règle générale, si vous êtes droitier.ère et que vous vous êtes cassé la main gauche, vous ne pouvez pas prétendre à des aménagements.

Je ne peux pas écrire, puis-je avoir droit à une tablette ?

Il est possible d’avoir droit à une tablette pour passer les examens. Cependant, la procédure d’obtention d’une tablette pour un examen prend au minium 7 jours ouvrables.

En effet, il faut tout d’abord que la commission des examens accepte l’aménagement d’urgence. Une fois accepté, l’étudiant.e. doit se rendre au service informatique de Poséidon pour faire une prise en main de la tablette et les informer de la configuration nécessaire (ex. clavier QWERTZ ou AZERTY). Ensuite, l’enseignant.e doit à son tour passer au service informatique et charger l’épreuve en format numérique sur la tablette. Il n’est, de ce fait, pas possible de mettre en place un tel aménagement dans un délai de quelques jours.

Quels sont les délais de mise en place pour des aménagement d’urgence ?

• 7 jours ouvrables minimum si vous avez besoin d’une tablette (il est impératif que cette mesure soit demandée par votre spécialiste sur le formulaire afin qu’elle soit acceptée).
• 3 jours ouvrables minimum si vous n’avez pas besoin de tablette, mais seulement de temps supplémentaire.

Pour des raisons organisationnelles, l’EPFL ne peut garantir la mise en place de ces aménagements d’urgence, même si les délais ci-dessus sont respectés.

Je viens d’avoir un accident/problème de santé et j’aurais besoin d’un aménagement ?

Assurez-vous d’être suffisamment rétabli pour passer vos examens. Si vous échouez à un examen en raison d’un mauvais état de santé, vous ne pourrez pas a posteriori produire un certificat médical pour faire annuler l’épreuve. Si vous n’êtes pas en état de passer un examen, il est préférable de ne pas aller à l’examen et d’amener un certificat médical au guichet des étudiant.e.s. Vous aurez ainsi un « M » au lieu d’un « n/a ».

Je me suis cassé.e la jambe et je ne peux plus me déplacer sur le campus pour suivre les cours. Est-il possible de suivre les cours à distance ?

Il faut vous adresser directement aux enseignant.e.s concerné.e.s pour voir ce qui est possible si vous avez de la peine à accéder au matériel de cours. Vous pouvez aussi regarder avec vos collègues de cours s’ils peuvent vous relayer certaines informations.

Avant d’arriver à l’EPFL, j’avais comme aménagements la possibilité d’utiliser un correcteur orthographique pour taper mes textes durant les examens. Cela est-il toujours nécessaire à l’EPFL ?

Non, vous n’avez pas besoin de correcteur orthographique à l’EPFL car les fautes d’orthographe ne sont pas prises en compte par les enseignant.e.s.