Les étudiant·es sont inscrits dans les systèmes d’information avec leurs données d’identité officielles (noms complets, prénoms complets, date de naissance et sexe) telles qu’elles figurent sur la pièce d’identité (passeport ou carte d’identité) fournie lors de leur admission. Tous les documents officiels en lien avec la formation sont émis avec ces données officielles complètes.
Les étudiant·es peuvent indiquer leurs noms et prénoms usuels en se connectant à leur profil sur l’application people.epfl.ch. Les noms et prénoms usuels ne peuvent être qu’une version raccourcie de leurs noms et prénoms officiels (p. ex. seulement le premier prénom et le premier nom de famille). Les noms et prénoms usuels ne sont pas utilisés pour l’identification des étudiant·es dans les systèmes d’information ni pour l’émission des documents officiels en lien avec la formation. Les questions en lien avec les noms et prénoms usuels et l’application people.epfl.ch sont à adresser au Service Desk.
Pour faire modifier leurs données d’identité officielles (p. ex. en cas de mariage ou de divorce), les étudiant·es fournissent une nouvelle pièce d’identité au Guichet des services aux étudiant·es. Ces nouvelles données remplacent les précédentes dans les systèmes d’information et pour l’émission de nouveaux documents officiels en lien avec la formation. Ce changement n’a pas d’effet rétroactif : les documents émis précédemment avec les anciennes données ne sont pas remplacés.
Des exceptions aux règles ci-dessus ne sont possibles que dans les cas décrits ci-dessous.
Décision de justice
Changement de sexe
Non-binarité
Décision de justice
En cas de décision de justice donnant lieu à un changement de données d’identité avec effet rétroactif, les diplômes, bulletins de notes et suppléments aux diplômes déjà émis peuvent être remplacés sur la base des nouvelles données, à condition que le bénéficiaire restitue les diplômes et bulletins de notes originaux. Pour cela, les étudiant·es fournissent la décision de justice et leur nouvelle pièce d’identité au Guichet des services aux étudiant·es.
Cette procédure est gratuite. Elle s’applique par analogie aux anciens étudiant·es de l’EPFL qui y ont obtenu un ou plusieurs diplômes. Les autres documents (attestations, factures, relevés de notes intermédiaires, etc.) ayant un usage temporaire, ils ne sont pas remplacés.
Changement de sexe
En cas de changement de sexe (et dès lors de prénoms, le cas échéant), les diplômes, bulletins de notes et suppléments aux diplômes déjà émis peuvent être remplacés sur la base des nouvelles données, à condition que le bénéficiaire restitue les diplômes et bulletins de notes originaux.
Cette procédure est gratuite. Elle s’applique par analogie aux anciens étudiant·es de l’EPFL qui y ont obtenu un ou plusieurs diplômes. Les autres documents (attestations, factures, relevés de notes intermédiaires, etc.) ayant un usage temporaire, ils ne sont pas remplacés.
La Suisse et plusieurs autres pays autorisent le changement de sexe officiel sur la base d’une simple demande faite à l’état civil. Pour obtenir le remplacement des documents officiels, les étudiant·es de ces pays fournissent leur nouvelle pièce d’identité au Guichet des services aux étudiant·es.
Les étudiant·es des pays où un tel changement n’est pas possible ou nécessite des démarches plus complexes (p. ex. certificat ou examen médical) peuvent obtenir le remplacement des documents officiels en adressant une demande motivée au Guichet des services aux étudiant·es. Dans ce cas les nouvelles données d’identité sont considérées comme officielles et remplacent les précédentes dans les systèmes d’information et pour l’émission de nouveaux documents officiels en lien avec la formation. Ces étudiant·es fournissent leur nouvelle pièce d’identité au Guichet des services aux étudiant·es s’ils obtiennent par la suite un changement de sexe officiel à l’état civil.
Non-binarité
À l’heure actuelle, l’EPFL est tenue d’identifier chaque étudiant·e comme masculin ou féminin dans ses systèmes d’information et lors de l’émission des documents officiels en lien avec la formation.
Les étudiantxs non-binaires peuvent toutefois demander que leurs diplômes soient émis sans les mentions « Madame/Monsieur » et « né/née le ». Ces étudiantxs adressent une demande motivée au Guichet des services aux étudiant·es au plus tard le 30 avril qui précède directement l’obtention de leur diplôme (au mois d’octobre suivant la réussite des études pour le Master et au mois de novembre suivant la réussite des études pour le Bachelor).
Les diplômes de Master précisent le cas échéant l’obtention du titre professionnel lié au titre académique obtenu (p. ex. « ingénieur mathématicien EPF » ou « physicienne EPF »). Aucune formulation non binaire n’étant actuellement prévue pour ces titres professionnels, ils sont nécessairement au féminin ou au masculin.